Empresas do mundo todo sempre buscaram novas maneiras de melhorar a produtividade das equipes para o desenvolvimento sustentável dos negócios. Com os avanços tecnológicos, um tipo de ferramenta conhecida como SaaS (software as a service ou software como serviço, em português) ganhou ainda mais espaço por maximizar a eficiência utilizando menos recursos.
O Google realizou uma pesquisa, que foi divulgada pela revista Exame, com 1,5 mil empresas brasileiras e revelou que a busca por tecnologias SaaS teve um crescimento de 19,1% apenas em 2022. E que a tendência é aumentar ainda mais nos próximos anos.
Mas você deve estar se perguntando: o que é o SaaS e como essas ferramentas podem impulsionar a produtividade da minha empresa? Neste artigo, vamos explicar os benefícios do SaaS e como essa tecnologia oferece mais colaboração entre as equipes e escalabilidade para negócios de todos os tamanhos, acompanhe.
O que é SaaS e quais as vantagens do software como serviço?
O software como serviço não é um aplicativo comum instalado nos servidores ou computadores individuais das empresas. Ao contrário dos softwares tradicionais, essas ferramentas por assinatura são hospedadas em nuvem e podem ser utilizadas por meio de navegadores de internet.
Existem SaaS para os mais diversos fins, como por exemplo, para melhorar o relacionamento com o cliente (como um CRM), organizar e automatizar processos internos (ferramentas como o Qntrl, por exemplo), comandar de forma integrada as operações da empresa (sistema de ERP), e muito mais.
Em todos esses casos, com o SaaS, não é preciso ter uma super infraestrutura de TI para atualizar ou resolver problemas de servidores internos, gerando assim economia de recursos para as empresas. E essa não é a única vantagem do SaaS para as organizações, conheça outros benefícios:
Acesso a qualquer hora e lugar: com as ferramentas SaaS, as equipes podem acessar informações a qualquer hora e lugar, por meio de computador, notebook, tablet ou smartphone com acesso à internet. Isso otimiza o tempo e traz mais produtividade, especialmente nos casos de trabalho remoto.
Atualizações automáticas: com o SaaS, sua empresa não perde tempo nem dinheiro com atualização de softwares, já que tudo isso é feito pelo próprio provedor do serviço. Assim, seu negócio sempre tem acesso às versões mais recentes da ferramenta, com as correções de segurança e melhorias necessárias.
Análise de dados: muitas ferramentas de SaaS trazem recursos de análise de dados para que as empresas coletem e avaliem essas informações de forma eficaz. Com dados em mãos, além de insights, é possível identificar gargalos e setores que precisam de melhorias.
Escalabilidade: no mercado de SaaS, já existem várias soluções que facilitam a escalabilidade da empresa. Isso significa que à medida que sua organização cresce, o sistema possui a flexibilidade necessária para se ajustar às novas demandas, com a adição de novos recursos e funcionalidades.
Segurança de dados: os fornecedores de SaaS garantem a segurança dos dados hospedados na nuvem, por meio da criptografia, gerenciamento de identidade de acesso com autenticação em dois fatores, backups de informações e conformidade com regulamentações vigentes, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil ou GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados), da União Europeia.
Como o SaaS ajuda na produtividade?
No mundo empresarial de hoje, vários fatores contribuem com a queda da produtividade entre as equipes, como sobrecarga de trabalho, processos ineficientes, falta de colaboração entre os times, má gestão do tempo e, é claro, as distrações com redes sociais e notificações do celular.
Mas as tecnologias SaaS podem ajudar as empresas a superar muitos desses desafios, com a automatização de fluxos de trabalho de cada pessoa na empresa, organização de processos para aumentar a eficiência operacional do negócio e até mesmo análises de grandes volumes de informações.
Além disso, um software como serviço também pode trazer dados para ajudar as empresas a medir a produtividade com mais precisão, identificando padrões e tendências. Abaixo, confira 6 exemplos práticos de como uma ferramenta SaaS ajuda a melhorar a produtividade nas empresas:
Simplifica a colaboração entre equipes e departamentos
O software como serviço (SaaS) simplifica ainda mais a colaboração entre as diferentes equipes das empresas. Com todas as pessoas da empresa trabalhando no mesmo sistema baseado em nuvem, fica mais fácil o compartilhamento de arquivos, documentos e informações, trazendo uma colaboração em tempo real.
O resultado? Melhoria na comunicação interna e na capacidade das equipes de trabalhar de forma mais eficiente, independentemente se estão no escritório ou em home office.
Automatiza tarefas manuais e repetitivas
Com ferramentas SaaS, é possível deixar de lado tarefas manuais e repetitivas, como envio de e-mails, produção de relatórios, realização de cálculos e balanços e muito mais. Com a automatização de tarefas e fluxo de trabalho ágil, as equipes terão mais tempo para usar a criatividade e trabalhar em projetos mais estratégicos para a empresa.
Gestão do tempo
O SaaS também auxilia as equipes a gerenciar o tempo de forma simples e rápida. Além de manter as tarefas organizadas, sem a correria de querer fazer “tudo junto ao mesmo tempo”, também traz funcionalidades para controlar o tempo gasto em cada tarefa, notificações e lembretes que ajudam as equipes a planejar cada atividade e entregar resultados mais consistentes.
Aumenta a organização e visibilidade dos processos
Ferramentas como o Qntrl ajudam a mapear e gerenciar os processos do seu negócio. Assim, você tem uma visibilidade completa dos processos - o que facilita o aperfeiçoamento constante, agilidade na tomada de decisões e aumento da produtividade entre as equipes.
Permite a integração com outras ferramentas
Os sistemas de SaaS podem se integrar facilmente com outros aplicativos que as empresas já usam por meio de APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos). Além disso, com todas as ferramentas integradas, você consegue diminuir as interrupções nas suas operações diárias, ajudando as equipes a trabalhar de maneira ainda mais eficaz.
Possibilita a personalização das funcionalidades
Softwares com opções de customização permitem que sua empresa tenha os recursos adaptados às necessidades reais do negócio. Essa flexibilidade do SaaS pode ser utilizada nas mais diversas áreas das organizações, trazendo não só fluxos de trabalho exclusivos como também, a personalização de parâmetros importantes como campos personalizados para coleta de dados, por exemplo.
Como escolher o melhor SaaS para a sua empresa?
Entre tantas opções disponíveis no mercado, fica difícil escolher e implementar um SaaS. Para isso, é preciso ter em mente como funciona o negócio e quais são suas reais necessidades. A partir daí, é fundamental identificar os processos e fluxos de trabalho que precisam ser aperfeiçoados com o uso de um software.
Veja algumas dicas práticas do que fazer antes eleger o melhor sistema para a sua empresa:
- Busque por fornecedores com boas referências no mercado;
- Identifique qual ou quais soluções se adaptam ao seu modelo de negócio;
- Veja as possibilidades de personalização de acordo com as reais necessidades da sua empresa;
- Verifique se o fornecedor oferece suporte e atendimento ao cliente em português;
- Analise os custos, incluindo taxas cobradas por número de usuários;
- Verifique a facilidade de uso e possibilidade de treinamento com as equipes;
- Pesquise a reputação do fornecedor em quesitos como desempenho, confiabilidade e segurança;
- E não se esqueça de solicitar um período de testes antes de tomar a decisão final.
Esta seleção vai impactar diretamente a produtividade das equipes e a segurança dos dados da sua empresa. Por isso, é importante avaliar as possibilidades, conversar com as lideranças das mais diversas áreas do negócio e alinhar a escolha com as metas e objetivos estratégicos da empresa.
