O aumento da busca por soluções tecnológicas para atender demandas internas ou externas das empresas tem levado ao crescimento da área de Tecnologia da Informação (TI). Com essa expansão, é natural que os projetos de TI ganhem cada vez mais espaço e visibilidade dentro das organizações.
Mas como é possível controlar variáveis como tempo, recursos e possíveis obstáculos, administrar imprevistos e, ainda assim, conquistar o sucesso da iniciativa? É nesse ponto que a gestão de projetos funciona como um elemento-chave no processo, contribuindo para que as entregas sejam feitas dentro do prazo e com a qualidade esperada.
Vamos falar sobre gerenciamento de projetos de TI, que só crescem, para ajudar sua equipe a manter as entregas no prazo e com qualidade.
O que é um projeto de TI?
Associados à área de inovação e solução de problemas no ambiente digital, os projetos de TI podem auxiliar diversas áreas, como Finanças, Marketing e Recursos Humanos.
Os projetos de TI também estão presentes no próprio segmento digital e podem englobar desde a criação de produtos complexos, softwares e hardwares, passando pelos tickets que a equipe abre, até pequenas funcionalidades e melhorias aplicadas a soluções já existentes.
A gestão desses projetos é fundamental para acompanhar as tarefas que cada integrante do time está desenvolvendo, o cronograma para a realização de cada uma delas e se existe algo que impeça a realização da tarefa, como dependência de outras equipes, dificuldades na execução ou escassez de recursos.
Para gerenciar um projeto de TI, é importante definir as etapas pelas quais ele vai passar, ou seja, construir um roadmap do projeto, com linha do tempo, fases, metas e objetivos, equipe envolvida, tarefas com responsáveis e, claro, prazo.
Gerenciando um projeto de TI
Na construção do roadmap do projeto de TI, é importante considerar o conjunto das fases pelas quais a iniciativa vai passar, ou seja, o ciclo de vida que é próprio de cada projeto, desde o início até sua conclusão.
De acordo com a 6a edição do Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), "o ciclo de vida fornece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independentemente do trabalho específico envolvido".
Mesmo com variações de tamanho, escopo e complexidade, é comum que os projetos - incluindo os de TI - passem pelas seguintes fases:
- Início
Momento de identificar necessidades, problemas a serem resolvidos e objetivos a serem alcançados. O começo do projeto também é uma oportunidade para mapear possíveis riscos e analisar a concorrência, caso o projeto envolva a criação de um app, por exemplo.
- Organização e preparação
Nessa etapa, é importante definir como o projeto vai ser executado. Para isso, é importante levar em conta variáveis, como o número de pessoas envolvidas na iniciativa, os recursos destinados ao projeto e o prazo determinado pela organização.
Para garantir a qualidade da execução do projeto, elaborar um cronograma realista, que leva em conta as tarefas e a capacidade do time para executá-las, é um ponto indispensável. A criação desse panorama aumenta a visibilidade do tempo estipulado para cada fase - não só para membros da equipe, mas também para pessoas envolvidas indiretamente no projeto.
- Execução do trabalho
Essa é a fase do trabalho propriamente dito. Caso a etapa de organização tenha trazido clareza sobre como as tarefas vão ser trabalhadas, vai ser possível identificar e resolver problemas de maneira mais fácil na etapa de execução.
- Término do projeto
Depois do planejamento e da execução, esse é o momento de finalização do trabalho, com a entrega do projeto e a conclusão das tarefas pelo time envolvido.
Vantagens da tecnologia para gestão de projetos
Com diversas variáveis e fases a serem consideradas em um projeto de TI, o uso de recursos tecnológicos pode facilitar a execução e o acompanhamento, aumentando a eficiência e a rapidez com que as tarefas são feitas.
Por isso, é importante contar com softwares de orquestração de fluxo como o Qntrl para melhorar o alinhamento entre as pessoas da equipe, visualizar em que ponto estão as tarefas, automatizar avisos e lembretes, e ainda obter relatórios com as métricas da execução do projeto.
Confira outros benefícios do uso de BPM e gerenciamento de workflows para projetos de TI:
1. Centralizar canais de comunicação
Ao gerenciar um projeto de TI, é importante concentrar informações sobre o seu andamento em poucos canais. Com a utilização de quadros, por exemplo, é possível dar visibilidade sobre o fluxo das tarefas, reportar o andamento da iniciativa às pessoas envolvidas, enviar notificações e facilitar a visualização das fases do projeto, tanto por quem trabalha quanto por quem aguarda a realização do serviço.
2. Atribuir a responsabilidade das tarefas
É possível garantir que pessoas específicas ou times completos tenham tarefas facilmente atribuídas. Com o Qntrl, é possível fazer atribuições automáticas ou manuais, baseadas em hierarquias embutidas ou em campos de usuários.
3. Visualizar o progresso por meio de dados
Com a utilização de formatos tecnológicos para executar o processo, é possível transformar variáveis como tempo de execução em dados e, assim, visualizar de forma mais assertiva o progresso das tarefas. Com o Qntrl, por exemplo, o Gráfico de Uso da Etapa mostra os cartões por etapa do projeto, por proprietário ou por qualquer menu suspenso, o que ajuda a identificar e solucionar gargalos de uma forma mais eficiente.
4. Automatizar processos
Com base em condições ou no tempo, é possível automatizar partes do fluxo de trabalho com o uso de softwares, dando mais rapidez à execução de tarefas que seriam feitas de forma manual.
Dicas para o sucesso da gestão de projetos de TI
Agora que cobrimos tudo de que você precisa para gerenciar projetos de TI, vamos repassar os pontos fundamentais para considerar ao estabelecer seu roadmap e acompanhar o projeto com sucesso? Confira:
- Tenha clareza sobre as metas e prioridades do projeto
- Seja realista e entenda os possíveis riscos em cada uma das fases
- Desenhe um cronograma que atenda aos objetivos do negócio ao mesmo tempo que respeite a capacidade de execução do time
- Documente essas decisões do roadmap para visualizar as etapas do projeto
- "Quebre" tarefas maiores e complexas em tarefas menores, mais curtas e fáceis de executar
- Use ferramentas tecnológicas eficientes para gerenciar o projeto
Tem dicas, dúvidas ou comentários extras para gestão de projetos, especialmente na área de tecnologia da informação? Esperamos você na área de comentários aqui!
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
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