Em um mundo onde a informação se propaga tão rápido, as áreas de relações públicas (RP) e assessoria de imprensa se tornaram ainda mais relevantes na consolidação de uma boa imagem para as empresas diante do público.
Juntas, elas desempenham papéis importantes para criar conexões, construir credibilidade e autoridade para as organizações - o que leva ao aumento das vendas e lucros ao longo do tempo.
No entanto, o sucesso das agências de RP e assessoria vai muito além da experiência das equipes e relacionamento com a imprensa: depende também da implementação de estratégias eficazes para melhorar os fluxos de trabalho internos, gestão de processos e colaboração entre os times.
Neste artigo, vamos mostrar a você dicas para aprimorar o trabalho em agências de RP e assessoria de imprensa, incluindo a importância de um bom plano de ação e, ainda, como softwares especializados podem otimizar o workflow para melhores resultados, confira!
RP e assessoria de imprensa: por que são relevantes para a empresa?
No dia a dia das empresas, o trabalho de RP e assessoria de imprensa é fundamental para manter um canal de comunicação aberto com o público. Ou seja, garantir uma presença positiva na imprensa e nas plataformas digitais ajuda a construir a reputação da empresa e moldar a percepção das pessoas sobre os valores, produtos e serviços oferecidos pela organização.
Para isso, RP e assessoria de imprensa trabalham lado a lado, com estratégias de comunicação que contribuem para o fortalecimento da marca no mercado. Assim, estas áreas auxiliam no crescimento de um negócio de diversas formas, entre elas:
Cobertura positiva da mídia: a atenção da imprensa traz visibilidade às empresas, fazendo com que se tornem mais relevantes e com mais credibilidade junto ao público. Com a exposição na mídia, aumenta a autoridade da empresa no setor de atuação, além de trazer oportunidades de exposição de produtos e serviços para milhões de clientes em potencial.
Mais tráfego para o site: a medida em que sua marca é mencionada online, em sites de notícias, redes sociais e com melhor classificação de SEO para buscas no Google, o tráfego do seu site também aumenta. Isso significa mais pessoas buscando a sua marca - e novos leads para sua empresa prospectar.
Credibilidade na marca: agências de RP e assessoria de imprensa conseguem manter o bom nome da sua empresa no mercado e mensagens certeiras para atingir o público-alvo, fortalecendo a confiança na organização e, consequentemente, também a credibilidade.
Autoridade: além disso, ser mencionado em matérias jornalísticas e em canais de influenciadores digitais melhora a reputação da empresa como fonte confiável de informações. Tudo isso é um passo à frente para conquistar potenciais clientes, parceiros e se diferenciar da concorrência.
Gestão de crise: o trabalho de RP e assessoria de imprensa não gera somente um bom relacionamento com meios de comunicação, mas também, blinda a empresa para possíveis crises que possam acontecer. Uma estratégia sólida nessa área ajuda a formular a melhor resposta e posicionar a empresa sempre para os melhores resultados em qualquer situação, diminuindo assim os danos potenciais em caso de crise.
Como melhorar o trabalho nas agências de RP e assessoria de imprensa?
No entanto, para oferecer todas essas vantagens aos clientes, as agências de RP e assessoria de imprensa precisam estar atentas às mudanças no mercado, novas tendências e tecnologias. Afinal, a integração de plataformas digitais, utilização das redes sociais e criação de conteúdo multimídia são elementos-chave para ampliar os impactos positivos das organizações.
Para melhorar o trabalho de profissionais que atuam nas agências deste segmento, listamos 4 dicas para criar um planejamento estratégico, organizar os workflows e ter maior visibilidade dos processos para otimizar o atendimento aos clientes, veja:
Dica 1 - Aposte no planejamento estratégico
Como se comunicar de forma eficaz sem primeiro entender o que você está vendendo, para quem e por que isso tem um valor único no mercado? Por isso, antes de começar a comunicação efetivamente, é preciso elaborar um planejamento estratégico para estabelecer metas claras, identificar o público-alvo e, é claro, definir as mensagens-chaves.
Que tal começar respondendo algumas perguntas bem simples, como por exemplo?
- O que torna seu cliente ou empresa especial?
- Quais são os diferenciais dos produtos e serviços que o cliente oferece?
- Quem é o público-alvo e quais canais de comunicação estas pessoas costumam se informar? Revistas? Blogs? Podcasts? Influenciadores digitais?
- Por que a mídia deveria ter interesse no produto, serviço ou na empresa?
- Como será a campanha, quanto tempo deve durar e quais as métricas e KPIs que serão utilizadas para medir o sucesso de uma determinada divulgação?
Importante ressaltar que, com um plano em mãos, também é possível antecipar os potenciais desafios e ter planos de contingência para gerenciar gerenciais possíveis crises. Lembre-se: um planejamento bem elaborado não apenas facilita a execução eficiente, mas também fornece uma base sólida para avaliação de desempenho e ajustes necessários ao longo do caminho.
Dica 2 - Aumente a integração e colaboração entre as equipes
Aqui, não falamos apenas da integração entre a assessoria de imprensa e relações públicas mas também, entre as áreas de marketing e vendas do cliente. Afinal, todos esses setores juntos compartilham o objetivo comum de manter a boa imagem da empresa.
Definição clara de responsabilidades, reuniões regulares e um diálogo transparente são passos importantes para melhorar a colaboração e comunicação entre as equipes. E, dessa forma, garantir que todos estejam em sintonia para colocar em prática as estratégias pré-definidas para gerar mais visibilidade para a empresa.
Dica 3 - Automatize as tarefas repetitivas
Segundo uma pesquisa da HubSpot, profissionais de relações públicas e assessoria de imprensa gastam em média 16 horas por semana em tarefas de rotina. Na prática, isso significa um gasto desnecessário de tempo em atividades que podem ser automatizadas, como envio de e-mails, por exemplo.
Com a automatização nestas áreas, as equipes podem melhorar a eficiência dos processos e aumentar a produtividade, deixando tempo livre para investir em ações estratégicas para o cliente. E não faltam benefícios:
- Gestão de relacionamento: com ferramentas tecnológicas, é possível automatizar o envio de press releases e comunicados para a imprensa, organizar o processo de follow-up e feedbacks dos jornalistas e influenciadores digitais, melhorando assim a comunicação com a mídia;
- Monitoramento de mídias sociais: ajuda a identificar as menções à marca, tendências, comportamentos e feedback do público em tempo real;
- Respostas automáticas: tudo isso pode ser configurado para os mais diferentes tipos de interação, liberando tempo para que as equipes pensem em mensagens mais estratégicas e personalizadas;
- Relatório customizados: dados e relatórios personalizados oferecem insights ajudam a aprimorar as divulgações de RP e assessoria de imprensa, com base em informações concretas;
- Agendamento de conteúdo: a automatização facilita o agendamento de postagens em diferentes plataformas, garantindo uma presença consistente e multicanal.
Dica 4 - Invista em ferramentas de gestão de processos
Para facilitar a comunicação interna, ter mais visibilidade e acompanhar cada etapa dos processos de perto, um software como o Qntrl melhora (e muito) a forma como profissionais RP e assessoria de imprensa realizam seus trabalhos.
Um software especializado em workflows e gestão de processos permite a atribuição eficiente das tarefas, definição de cronogramas e manutenção de toda a equipe atualizada em tempo real. Além disso, oferece uma visão abrangente do andamento de cada etapa do trabalho - da aprovação do conteúdo, lançamentos de produtos até a divulgação final para os meios de comunicação.
Em resumo, melhorar o trabalho em agências de RP e assessoria de imprensa é um processo contínuo que exige adaptação constante às mudanças do mercado (e do contexto do cliente). Promover a colaboração eficiente entre as equipes e utilizar a tecnologia para automatizar tarefas e fluxos de trabalho contribuem para alcançar resultados cada vez melhores na comunicação corporativa.
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