Não há como negar: a comunicação interna desempenha um papel estratégico dentro das organizações, já que promove a cultura organizacional e mantém todas as equipes alinhadas com os valores e objetivos da empresa.
No entanto, nem sempre a comunicação interna está entre as principais estratégias de uma companhia - o que traz uma série de dificuldades nas operações diárias como informações desencontradas, falta de engajamento e pode até mesmo afetar o desempenho geral da empresa.
Neste artigo, vamos mostrar a você qual é a importância de uma comunicação interna eficiente, as ferramentas para ajudar a sua empresa a disseminar mensagens chaves em multicanais e, também, como estabelecer métricas para avaliar as melhores práticas, acompanhe:
Importância da comunicação interna nas empresas
Muito mais que o envio de e-mails ou memorandos, a comunicação interna é a base para a colaboração eficaz, resolução rápida de problemas e a construção de um ambiente de trabalho mais produtivo.
É essencial para o sucesso das empresas, já que garante que todos estejam na mesma página e comprometidos em trabalhar em prol dos objetivos das empresas. Além disso, a comunicação interna oferece diversos benefícios para as organizações, entre eles:
- Intensifica o engajamento dos funcionários;
- Define a cultura organizacional, alinhando as expectativas de todos;
- Melhora as relações interpessoais no ambiente corporativo;
- Previne o surgimento de conflitos e mal-entendidos entre as equipes;
- Permite a tomada de decisões mais informadas pelas lideranças;
- Aumenta a motivação e, consequentemente, a produtividade.
Estratégias para manter uma comunicação interna eficiente
Na prática, existem algumas etapas importantes para construir uma estratégia de comunicação interna eficaz para a sua empresa, com ações que vão ajudar a superar os desafios e eliminar os gargalos neste processo. Veja:
Etapa 1 - Revise sua estratégia atual
Antes de iniciar uma nova estratégia de comunicação interna, que tal começar mapeando os processos na área que a sua empresa já tem hoje e fazer um balanço de tudo isso? A dica aqui é identificar os pontos fracos e fortes de como sua organização faz a comunicação entre os colaboradores - e o que pode melhorar.
Algumas perguntas bem básicas podem ajudar nesse processo, como:
- Como a comunicação interna funciona hoje na minha empresa?
- Quais mensagens chaves estão sendo distribuídas? Em quais canais?
- De que forma as informações importantes andam circulando na organização?
- Existe uma padronização de todo este conteúdo?
- Qual o impacto que a comunicação interna atual tem na cultura da empresa?
- Estamos usando algum software para otimizar esse processo?
Etapa 2- Defina o seu público
Um grande erro nas empresas é tratar todas as equipes, dos mais diversos departamentos, como um grupo homogêneo. E isso não é um cenário realista: cada área tem suas particularidades que devem ser levadas em conta ao elaborar uma estratégia de comunicação interna.
Assim, segmentar o público-alvo e definir sua persona dentro da empresa ajuda a levar a mensagem certa para a pessoa certa nos mais diversos canais de comunicação disponíveis na organização. Por exemplo:distribua os conteúdos com base nas funções, diferentes áreas e até mesmo em vários idiomas caso seja necessário.
Etapa 3 - Estabeleça metas e objetivos claros
Antes de implementar qualquer estratégia, é importante definir objetivos claros. O que você espera alcançar com a comunicação interna na sua empresa? Os objetivos podem incluir melhorar o engajamento dos funcionários, aumentar o alinhamento com a visão da empresa ou melhorar a colaboração entre departamentos.
Além disso, é importante ter metas realistas e um cronograma que contemple uma estrutura mínima no processo de comunicação interna, como idealização, plano de ação e execução.
Etapa 4 - Utilize múltiplos canais
Uma comunicação interna eficiente precisa de uma variedade de canais, como e-mail, intranet, treinamentos presenciais, mensagens instantâneas, entre outros, para alcançar todas as equipes.
Afinal, as pessoas têm preferências diferentes quando se trata de comunicação - e o objetivo aqui é atingir todas de maneira clara para gerar interesse e engajamento.
Etapa 5 - Conteúdo atrativo
Para que todos estejam na mesma página, as mensagens devem ser claras, concisas e relevantes, com uma linguagem simples e atraente. Isso significa que o conteúdo deve ser pensado cuidadosamente, inclusive, com formatos diferentes como newsletter, redes sociais internas, vídeos, jogos, TV corporativa, workshops e muito mais.
Em termos gerais, para diversificar os conteúdos para uma comunicação interna eficaz na sua empresa, listamos alguns temas relevantes:
Informativo: é ideal para informar o que acontece no mercado e novidades dentro da própria empresa;
Educativo: perfeito para compartilhar conhecimento, notícias e inovações na área de atuação da empresa;
Entretenimento: é o conteúdo com informações mais gerais e leves, como datas comemorativas, eventos internos, entre outros.,
Conteúdo “Youlity”: é uma espécie de prestação de serviço, com informações relevantes para problemas comuns entre todas as equipes, fortalecendo assim o senso de pertencimento;
Inspiracional: aqui entram depoimentos e histórias de superação para inspirar e motivar as equipes.
E não se esqueça: a transparência é fundamental para construir a confiança entre as pessoas que trabalham na empresa. Seja transparente sobre as decisões tomadas, os desafios enfrentados e os progressos da organização.
Métricas para a comunicação interna na sua empresa
Independente se a comunicação interna é realizada pela área de recursos humanos ou de marketing (ou até mesmo por ambos os setores), ter métricas e KPIs para mensurar os resultados se torna crucial para identificar gargalos e potenciais melhorias.
Veja algumas métricas que podem ser utilizadas para este fim:
Feedbacks: realize pesquisas de satisfação, grupos de discussão ou reuniões periódicas de feedbacks para avaliar o desempenho e aderência às suas estratégicas de comunicação interna;
Alcance: este KPI serve para medir quantos colaboradores estão sendo alcançados com a comunicação interna. Por exemplo: taxa de leitura de mensagens internas ou tempo de resposta;
Engajamento: métrica que analisa o envolvimento dos colaboradores em fóruns, grupos de discussão, posts nas redes sociais e eventos da empresa;
Impacto: verifique se a comunicação está impactando positivamente no comportamento, desempenho, produtividade, envolvimento dos funcionários, retenção de talentos, entre outros.
Dicas para melhorar a comunicação interna
Se a sua empresa já tem uma boa comunicação interna ou se você ainda está começando este processo no seu negócio, confira algumas dicas para otimizar ainda mais este recurso:
- Adapte a comunicação interna às mudanças da empresa e do mercado em geral, ajustando as estratégias sempre que necessário;
- Promova uma comunicação bilateral, onde todos possam expressar suas opiniões;
- Invista em treinamentos para melhorar a comunicação e colaboração entre as equipes - e não foque apenas nas lideranças;
- Celebre conquistas e compartilhe os marcos importantes para manter os colaboradores mais engajados;
- Use a tecnologia adequada para melhorar a comunicação interna, com ferramentas de colaboração entre as equipes adequadas às necessidades da empresa. O Qntrl pode ajudar a sua empresa a organizar os fluxos de trabalho e todas as campanhas referentes à comunicação interna, automatizar os envios de mensagens e e-mails a partir da plataforma, além de oferecer um ambiente virtual para compartilhar informações, ideias e mensagens dentro da empresa.
Na prática, uma comunicação interna eficiente promove o alinhamento dos objetivos, engajamento dos funcionários, resolução rápida de conflitos e a construção de uma cultura organizacional ainda mais sólida. Isso significa que adotar estratégias e melhores práticas de comunicação interna ajuda o seu negócio a ter equipes mais colaborativas, produtivas e dispostas a vestir a camisa em prol do crescimento da empresa.
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