Visão geral da Orquestração
Toda organização funciona com processos. Com equipes pequenas e processos simples, o trabalho de rastreamento pode ser fácil. Entretanto, quando as equipes crescem e os processos evoluem, o gerenciamento do trabalho e o monitoramento do progresso se torna mais difícil. Para superar estas dificuldades, o Qntrl permite que você projete e orquestre seus processos de negócios.
Vamos considerar um caso de negócios. A Zylker Manufacturing, Ltd. recebe pedidos de seus clientes para projetar e produzir mercadorias. Ela emprega diferentes equipes, incluindo projeto de produtos, fabricação, vendas, marketing e suporte ao cliente, cada uma com seus próprios processos a serem seguidos.
Uma vez concluída a tarefa de uma equipe, um e-mail com o status do pedido é enviado para as equipes dependentes para assumir o controle. Por exemplo, se o projeto estiver completo, a equipe de projeto do produto envia um e-mail para a equipe de fabricação para iniciar a produção.
Este processo pode parecer bastante simples, mas há muitos desafios escondidos que as equipes podem enfrentar.
Desafios
- Se uma equipe não incluir uma informação importante no e-mail, as outras equipes enviarão um e-mail de volta solicitando mais detalhes. Esta comunicação por e-mail ocasiona atrasos.
- Se houver um atraso na entrega, não há como rastrear a equipe com a qual a tarefa está presa.
- As equipes devem se comunicar manualmente através de e-mails ou telefonemas para acompanhar o progresso.
- Quando novos funcionários ingressam na empresa, pode levar algum tempo para aprender o fluxo de processos que ocorrem em cada equipe.
- E-mails importantes podem ser negligenciados se o destinatário estiver recebendo um grande volume de e-mails
Você pode ver que estes desafios poderiam ser evitados se houvesse uma plataforma organizada para as equipes reunirem detalhes de trabalho e progresso.
Solução
A orquestração do Qntrl ajuda você a superar estes desafios, projetando e automatizando os fluxos de trabalho de sua organização. Você pode digitalizar todo o seu fluxo de trabalho e transferir tarefas entre equipes de forma eficiente.
A orquestração ajuda a:
- Criar formulários digitais para capturar as informações necessárias para executar processos.
- Projetar um blueprint para acompanhar o progresso do trabalho.
- Obter todas as informações necessárias quando as tarefas (chamadas de Cartões em Qntrl) passam de uma equipe para outra.
- Atribuir permissões a funcionários específicos.
- Colaborar em itens de trabalho específicos a partir de um espaço centralizado.
- Acompanhar o fluxo de trabalho para os novos funcionários.
- Automatizar tarefas rotineiras.
Cenário
Neste tutorial, discutiremos os seguintes cenários comerciais para a Zylker Manufacturing, Ltd. e veremos os detalhes de como automatizar o processo usando Qntrl.
Ordem de produção
Este processo envolve a equipe de design e produção. Uma vez que o cliente faz um pedido, a equipe de design inicia um rascunho do design. Uma vez que o design está pronto, ele é enviado à equipe de produção, que cria um protótipo para testar o design. Se o protótipo for bem-sucedido, a equipe fabrica e entrega o produto.
Implementação de produto
Depois que o produto é entregue, um executivo da Zylker instala o produto e educa os usuários sobre como ele funciona. Esta implementação pode ocorrer on-line ou off-line. Os passos a serem completados para a implementação e suporte do produto são cobertos neste processo.
Gerenciamento de mudanças
Se houver uma nova norma governamental aprovada para a produção ou uma mudança a nível organizacional nos parâmetros de segurança a serem seguidos pela Zylker, o fluxo de trabalho de gerenciamento de mudanças é implementado. A mudança pode ser de emergência ou baseada em uma linha de tempo.
Antes de construirmos estes processos, vamos conhecer o básico da construção de uma orquestração.