Sistemas de gerenciamento de processos de negócios (Business Process Management Suite ou BPMS) e sistemas de colaboração empresarial (Enterprise Collaboration System ou ECS) entraram em cena nos últimos anos para aumentar a eficiência operacional das organizações.
Neste artigo, vamos nos aprofundar nas características e particularidades destes sistemas, explorando a importância de fazer a escolha certa, ou seja, adaptada às necessidades específicas do negócio.
O que é BPMS?
Em sua essência, BPMS é um sistema de gerenciamento e otimização de processos de negócio. É como um condutor que orquestra fluxos de trabalho, desde a modelagem até a execução.
O objetivo? Garantir uma organização harmoniosa de tarefas e recursos. Veja alguns dos recursos mais utilizados em BPMS como o Qntrl:
Modelagem e design de processos
O design gráfico de processos ajuda os usuários a projetar visualmente processos de negócios usando interfaces de arrastar e soltar, facilitando a compreensão e a modificação de fluxos de trabalho.
A automação do fluxo de trabalho otimiza a execução de processos definidos, reduzindo a intervenção manual e garantindo consistência na forma como as tarefas são realizadas.
Regras de negócio automáticas
O gerenciamento de decisões baseado em regras de negócio integra um mecanismo que permite que as organizações definam e apliquem essas diretrizes nos processos. Isso garante conformidade, consistência e adaptabilidade às mudanças nos requisitos de negócios.
Capacidades de integração
A capacidade de integração com outras plataformas, bancos de dados e aplicativos corporativos permite a troca de dados e colaboração contínuas em toda a organização.
Oferece, ainda, APIs para facilitar a integração com ferramentas de terceiros, criando um ecossistema de negócios mais abrangente e interconectado.
Monitoramento e análise em tempo real
O monitoramento de processos permite o rastreamento em tempo real dos processos em andamento, fornecendo insights sobre o status das tarefas, gargalos e desempenho geral do processo.
Com ferramentas analíticas e de relatórios é possível analisar dados históricos de processos, identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados.
Gerenciamento de permissões
O controle de acesso de usuários (RBAC) define funções (administrador, colaborador, convidado, etc) e permissões, garantindo que os usuários tenham níveis de acesso apropriados com base em suas responsabilidades e nas tarefas que precisam executar.
Gerenciamento de tarefas do usuário
Atribui tarefas a usuários ou funções específicas, gerenciando atribuições de atividades e prazos e para melhorar a eficiência e produtividade das equipes.
Benefícios do BPMS
Implementar o BPMS é como injetar uma dose de “superpoder” no seu negócio. A eficiência dispara, os erros despencam e a agilidade se torna natural.
Ou seja, o BPMS capacita as organizações a se adaptarem rapidamente às mudanças, alinhando processos com objetivos de negócios abrangentes.
Explorando sistemas de colaboração empresarial (ECS)
Por outro lado, o ECS é a “cola” que une a sua equipe: serve como uma plataforma centralizada para esforços colaborativos, removendo alguns obstáculos e melhorando os canais de comunicação entre os colaboradores de uma organização.
Entre os benefícios que as ferramentas ECS, destaque para a comunicação em tempo real, compartilhamento contínuo de documentos e colaboração eficaz em projetos. Não se trata apenas de trabalho em equipe, mas sim, de promover a criatividade e a troca de conhecimento, impulsionando a eficiência geral a novos patamares.
Principais diferenças entre BPMS e ECS
Na prática, o BPMS é especialista em otimização e gestão de processos, enquanto o ECS tem uma natureza mais colaborativa e de gestão de projetos. O BPMS, por exemplo, prospera em departamentos com processos estruturados.
Já o ECS é destaque em ambientes de trabalho dinâmicos, como por exemplo,nas equipes baseadas em projetos que estão sempre mudando.
Quando escolher BPMS?
Empresas com processos complexos e estruturados encontram no BPMS um valioso aliado e se beneficiam da capacidade do BPMS de agilizar fluxos de trabalho e garantir a conformidade com os padrões regulatórios.
Quando optar pelo ECS?
O ECS ganha destaque em ambientes de trabalho dinâmicos onde a colaboração e a comunicação em tempo real são essenciais para o sucesso dos projetos.
As equipes baseadas em projetos consideram o ECS sua ferramenta ideal para promover a inovação e acelerar os cronogramas dos projetos.
Integrando BPMS e ECS
Por que se contentar com um, quando você pode ter o melhor dos dois mundos? Em determinados cenários, as empresas podem se beneficiar da integração de BPMS e ECS.
Enquanto o BPMS otimiza e gerencia processos, o ECS aprimora a comunicação e a colaboração. A sinergia criada por esta integração contribui para uma eficiência empresarial mais abrangente para o seu negócio.
Como a integração melhora a eficiência geral dos negócios
A fusão de BPMS e ECS cria uma abordagem holística, que beneficia tanto a otimização de processos quanto as necessidades colaborativas. Esta integração promove um ambiente organizacional mais ágil, aumentando a eficiência.
Desafios da implementação de BPMS
Claro, BPMS é um super-herói, mas mesmo os super-heróis enfrentam desafios. Os obstáculos comuns durante a adoção de BPMS podem incluir resistência à mudança, processos de integração complexos e adaptação a estruturas organizacionais e sistemas existentes.
Ações como treinamento dos usuáriose gestão de mudanças podem mitigar esses desafios.
Dicas para superar desafios e garantir uma implementação tranquila de BPMS
Escolha a ferramenta certa: uma plataforma como o Qntrl é fácil de implementar e de começar a usar. Além disso, você conta com uma equipe de suporte bem próxima e competente.
As organizações podem garantir a adoção bem-sucedida de BPMS conduzindo programas de treinamento abrangentes, envolvendo as principais partes interessadas no processo de implementação,monitorando e adaptando-se continuamente às necessidades que surgem.
Identificando possíveis obstáculos na implementação do ECS
Os desafios comuns na implementação do ECS podem incluir questões de adoção pelos usuários, preocupações de segurança e a necessidade de uma gestão eficaz da mudança.
Os funcionários podem resistir à mudança para um novo sistema, sentindo-se sobrecarregados ou hesitantes em aprender algo desconhecido.
Estratégias para enfrentar desafios e maximizar os benefícios do ECS
Implementar uma abordagem faseada, enfatizar a formação dos usuários e garantir medidas de segurança robustas são estratégias essenciais para superar os desafios de implementação do ECS.
A comunicação clara e uma abordagem centrada no usuário desempenham um papel crucial no sucesso da integração.
Considerações sobre custo: BPMS vs. ECS
Vamos conversar sobre dinheiro: dividindo os custos associados a cada sistema, os custos de implantação de BPMS podem envolver licenciamento de software, treinamento e despesas de integração.
Por outro lado, os custos do ECS incluem assinaturas de software, treinamento de usuários e personalização potencial para necessidades organizacionais específicas.
Assim, diversos fatores influenciam o custo geral e o investimento a longo prazo. Como por exemplo a complexidade dos processos organizacionais, a escala de implementação e a manutenção contínua contribuem para o custo global tanto do BPMS como do ECS.
Dessa forma, as organizações devem considerar os benefícios a longo prazo e o retorno do investimento ao avaliar os custos associados a cada sistema.
Tendências futuras em BPMS e ECS
As tendências futuras indicam maior automatização e integração de IA em BPMS, aumentando ainda mais a eficiência dos processos. É provável que a ECS se concentre em ferramentas avançadas de comunicação, colaboração virtual e integração com tecnologias emergentes, como a realidade aumentada.
Como as empresas podem se preparar para os próximos avanços
As organizações devem manter-se a par dos avanços tecnológicos, investir em sistemas fáceis de integrar e promover uma cultura de inovação.
A escolha entre BPMS e ECS é uma decisão importante e que depende das necessidades e da natureza únicas de cada organização.
Esteja você otimizando processos estruturados com BPMS ou promovendo a colaboração com ECS, compreender os pontos fortes, desafios e tendências futuras é fundamental.
Assim, as empresas podem melhorar a sua eficiência operacional e adaptabilidade, garantindo crescimento sustentável em um ambiente de negócios em constante evolução.
