Como um sistema de gestão baseado em nuvem pode impulsionar seu negócio

Os sistemas de gestão baseados em nuvem, integrados com metodologias de Business Process Management (BPM ou gerenciamento de processos de negócios), se destacam por proporcionar agilidade, eficiência e uma gestão eficiente de recursos. 

Durante essa leitura você vai explorar como a união entre essas tecnologias podem impulsionar a produtividade e a inovação da sua empresa independente do tamanho. Vamos lá?

Sistema baseado em nuvem: agilidade para as empresas

Uma das principais vantagens de um sistema de gestão baseado em cloud é a facilidade que empresas têm para acessarem dados e realizarem operações remotamente, sem necessidade de infraestrutura local.

A diferença fundamental em relação aos sistemas locais é que ele fica hospedado e mantido por provedores de serviço, que gerenciam infraestrutura, segurança e atualizações.

Além de eliminar gastos com servidores e reduzir a complexidade de TI, os softwares em nuvem oferecem flexibilidade, escalabilidade e mobilidade, permitindo que as equipes trabalhem de qualquer lugar, dessa forma as empresas podem facilmente adaptar seus processos e responder rapidamente a mudanças de mercado. 

No dia a dia do trabalho, isso significa que softwares em nuvem conseguem facilitar o acesso de todos os envolvidos em um projeto ou tarefa, centralizando informações e simplificando o trabalho colaborativo, melhorando (e muito) a comunicação entre as equipes.

Gestão de processos na nuvem 

Diferente de um BPM on-premise (ou local), em que o software é instalado e executado nos servidores da própria organização, uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios em nuvem traz diversas vantagens para as organizações.

A sua empresa pode, por exemplo, ter controle total (e em tempo real) de todos os processos e fluxos de trabalho, além de uma visão clara de todas as etapas. 

Dessa forma, erros são reduzidos, e a organização fica mais ágil para se adaptar a novas oportunidades, regulamentos ou demandas de clientes.

O BPM também facilita a visualização 360 graus de cada fase, permitindo que gestores e equipes identifiquem áreas para melhorias contínuas.

Outro diferencial está na acessibilidade: com conexão à internet, é possível acessar o sistema de gestão de qualquer lugar e qualquer hora.

Assim, essa mobilidade permite que equipes remotas estejam sempre conectadas a escritórios em diferentes localizações geográficas, garantindo continuidade aos processos. 

Por exemplo: gestores podem aprovar documentos, acessar relatórios e monitorar KPIs em tempo real, independentemente de estarem no escritório ou em uma viagem de negócios. Isso facilita a tomada de decisões e melhora a produtividade geral.

Principais benefícios do BPM de um sistema baseado em nuvem

1. Automação e redução de tarefas repetitivas

• O que isso significa: o BPM em um sistema de cloud facilita a automação de tarefas repetitivas e manuais, como envio de relatórios ou aprovações, tornando o fluxo de trabalho mais rápido.
• Exemplo prático: imagine uma equipe financeira com dezenas de contas a pagar e receber todos os meses. Com esse recurso, o processo pode ser automatizado, liberando tempo para tarefas mais estratégicas.
• Benefícios: a automação permite que as equipes foquem em atividades de maior valor para a organização, aumentando a produtividade geral.

2. Mais segurança e conformidade

• O que isso significa: alto padrão de segurança e conformidade, como criptografia de dados e backups automáticos. O BPM contribui para que todas as operações estejam em conformidade.
• Exemplo prático: um hospital (ou centro de saúde) pode proteger dados de pacientes com criptografia avançada, enquanto o BPM garante que o fluxo de informações esteja em conformidade com normas de privacidade.
• Benefícios: proteção contra perdas de dados e violações de regulamentações vigentes, como a LGPD - fundamentais para empresas que lidam com dados sensíveis. 

3. Redução de custos e uso eficiente de recursos

• O que isso significa: a gestão eficiente de recursos permite que cada atividade seja otimizada, eliminando assim o investimento em infraestrutura física e reduzindo os custos de TI.
• Exemplo prático: uma empresa de varejo pode otimizar seu estoque e minimizar desperdícios com uma gestão automatizada dos pedidos e reposições.
• Benefícios: reduzindo custos e gerenciando melhor os recursos, as empresas podem direcionar mais orçamento para inovação e projetos que contribuam diretamente com o crescimento da organização.

4 . Escalabilidade

• O que isso significa: à medida que uma organização cresce, o software de gestão baseado em nuvem pode ser facilmente ajustado para atender às novas demandas, seja aumentando o número de usuários, expandindo a capacidade de armazenamento ou adicionando novos módulos conforme necessário.
• Exemplo prático: imagine uma startup que começa com cinco funcionários e, em dois anos, expande suas operações para 50 colaboradores. Com um sistema em nuvem, essa transição é tranquila, pois a infraestrutura tecnológica acompanha o crescimento sem a necessidade de novos investimentos pesados.
• Benefícios: as empresas não precisam se preocupar em adquirir novos servidores ou licenças adicionais, o que economiza tempo e recursos. Além disso, essa flexibilidade permite que as organizações personalizem o software de acordo com suas necessidades específicas. Por exemplo, é possível integrar o sistema com ferramentas já utilizadas, como um CRM ou ERP, criando um ecossistema unificado que potencializa a eficiência operacional.

5 . Atualizações contínuas e inovação

• O que isso significa: com um software de gestão baseado em nuvem, as atualizações são automáticas e incluídas no pacote contratado, eliminando a necessidade de intervenções manuais ou gastos extras.
• Exemplo prático: uma empresa que utiliza um sistema local pode precisar interromper as operações por horas ou até dias para realizar atualizações. Já com um software em nuvem, as atualizações ocorrem em segundo plano, sem impacto nas operações diárias.
• Benefícios: acesso constante às funcionalidades mais recentes, aumento da eficiência e a certeza de estar sempre utilizando uma solução atualizada e competitiva no mercado. Além disso, os provedores estão sempre inovando, adicionando melhorias que mantêm o sistema alinhado às tendências do setor.

BPM na nuvem em diferentes setores

Indústria: possibilita uma produção integrada e eficiente, controla o inventário e ajuda no planejamento de produção através da automatização, reduzindo desperdícios e tempos de espera.

Saúde: melhora o fluxo de informações entre médicos, enfermeiros e administradores. Desde a gestão de prontuários até o agendamento de consultas, a segurança dos dados e a rapidez no atendimento são aprimoradas.

Varejo: otimiza a cadeia de suprimentos, desde o estoque até o gerenciamento de pedidos. Com uma visão centralizada, fica mais fácil planejar promoções, como em grandes operações sazonais (Cyber Monday, por exemplo), garantindo que as demandas sejam atendidas com rapidez.

Como implementar o BPM na nuvem

• Planejamento estratégico e identificação de necessidades

Mapear as particularidades que mais impactam o desempenho da empresa e definir prioridades. Conhecer as necessidades específicas da empresa ajudará a personalizar a gestão de processos do negócio;

• Escolha de uma plataforma de BPM com suporte em nuvem

Escolher uma plataforma que ofereça funcionalidades de gestão avançadas, com uma infraestrutura segura e escalável, como o Qntrl. 

• Treinamento e adaptação da equipe

Oferecer treinamento e conscientizar a equipe sobre as novas ferramentas e processos para assegurar uma transição suave.

• Monitoramento e análise contínua

Realizar revisões e análise contínua dos processos para garantir que eles permaneçam eficientes e alinhados aos objetivos da empresa.

Uma ferramenta BPM baseada em nuvem permite que empresas de qualquer porte sejam mais eficientes, flexíveis e orientadas ao cliente.

A combinação de uma infraestrutura tecnológica moderna com práticas de gestão de processos cria uma base sólida para crescimento sustentável e inovação. Isso significa que as empresas não só otimizam custos, mas também aprimoram a experiência do cliente.

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