Como melhorar a gestão de equipes na sua empresa com BPM

A gestão de equipe é um ponto de atenção em empresas de todos os tamanhos e segmentos. Enquanto uma boa liderança pode levar toda a equipe ao topo e, consequentemente, melhorar os resultados da empresa, maus líderes tendem a prejudicar o desempenho até mesmo das melhores equipes.

Por isso,  é importante continuar buscando formas de melhorar a gestão de equipes dentro da sua organização. Mas como a liderança pode manter a equipe alinhada e focada em resultados, seguindo um bom fluxo de trabalho e com processos claros? É aí que entra o uso de um BPM (Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios). Continue lendo este artigo para saber mais.

O que é gestão de equipe?

Vamos começar do início: gerenciar uma equipe significa, em termos gerais, coordenar, monitorar e orientar as pessoas de um mesmo time para que as atividades sejam bem executadas. Desta forma, todos se concentram nos mesmos objetivos e recebem o suporte necessário. Não apenas para as atividades diárias, mas também para melhorar o desempenho da empresa como um todo.

Para isso, uma liderança precisa entender qual é o objetivo da empresa, conhecer a equipe e seu potencial, para engajar as pessoas, motivar o time e manter a produtividade e a eficiência, garantindo o alcance dos resultados esperados. E tudo isso deve ser realizado enquanto estes gestores coordenam esforços com outros departamentos.

Assim, para fazer uma boa gestão, os líderes precisam entender as melhores formas de otimizar o trabalho, se comunicar claramente com sua equipe, garantir um bom ambiente de trabalho e ter visibilidade do que está acontecendo.

Como melhorar a gestão de equipes

O primeiro passo para melhorar a gestão de equipes com BPM é entender que uma boa liderança abrange tanto o cuidado com as pessoas quanto o trabalho em si no ambiente corporativo. Veja alguns pontos importantes nesse processo:

1. Boa comunicação

A comunicação é a base de tudo. Por isso, é importante deixar as informações compreensíveis para que todos possam trabalhar juntos. Por "comunicação", entenda que você precisa:

• Dizer o que é esperado de cada pessoa, projeto ou tarefa a ser realizada;

• Explicar o que está sendo feito (hoje, esta semana, este mês) e como;

• Analisar o porquê as coisas precisam ser realizadas de uma maneira ou outra, além de atribuir tarefas claras para que tudo aconteça;

• Informar prazos, obstáculos e atrasos , mantendo todos informados;

• Ouvir o que as pessoas da equipe têm a dizer.

Comunicar, conversar não significa necessariamente assumir que todos já sabem o que, muitas vezes, fica implícito nas entrelinhas. E isso garante alinhamento na equipe. Assim, uma boa comunicação se torna essencial para que todos trabalhem juntos, em harmonia e sem suposições. Isso promove um ambiente de trabalho seguro -  o que leva ao engajamento e à autonomia também.

2. Clareza e visibilidade

Clareza e visibilidade podem ser vistos como um bom resultado da comunicação eficiente. Mas, no dia a dia, não é tão simples como "Uma vez comunicado, todos já sabem". As lideranças devem garantir que tudo esteja registrado e fazer o acompanhamento, para garantir que todos realmente entendam as mensagens-chaves.

Para fazer isso, é sempre bom acompanhar a equipe de perto (acompanhar, não é microgerenciar!) e ver se tudo realmente está realmente claro.

Afinal, quando se trata de visibilidade, há dois lados: a liderança precisa saber o que está acontecendo, para entender se tudo está funcionando bem e se há clareza nos processos, tarefas e comunicação. Por outro lado, a equipe também precisa ter visibilidade sobre tarefas, acordos, prazos e tudo o que precisa ser feito.

3. Gestão de fluxo de trabalho

Organizar e registrar digitalmente o fluxo de trabalho, que reúne a maioria desses acordos de que estamos falando (quem faz o quê, quando, porquê), é uma maneira de manter a equipe organizada, com clareza e visibilidade nos processos.

Um fluxo de trabalho, especialmente para tarefas repetitivas (por exemplo, equipe de marketing recebendo um briefing, equipe de RH realizando um processo de integração de funcionários ou processo de vendas, e assim por diante), é de grande valor para gerenciar os times. Isso ajuda a padronizar as entregas e garantir clareza nas responsabilidades e prestação de contas, o que aumenta a responsabilidade e a produtividade.

4. Foco nos resultados

Depois que a comunicação e os processos estiverem em ordem, e todos estiverem envolvidos nos fluxos de trabalho pré-definidos, é hora de analisar as entregas e entender se o resultado desejado é iminente.

Por isso, é importante corrigir os três pontos anteriores justamente para focar nos resultados tangíveis para a empresa. E para que a equipe se concentre nestes resultados, ter comunicado onde a organização quer chegar no primeiro ponto é um dos pontos cruciais. Alinhamento sempre ajuda!

5. Interesse pela equipe

Bem, a equipe está fazendo seu trabalho, todos têm visibilidade e clareza, boa comunicação e fluxos de trabalho definidos. Mas o papel da liderança também é engajar, motivar e desenvolver as pessoas na equipe. Não há como fazer isso sem ter um interesse real em cada indivíduo do seu time.

O que isso significa? Ouvir e interagir diariamente, mesmo que seja só para perguntar como foi o dia, entender ambições e medos, saber o que cada um quer e precisa desenvolver, e também onde brilham.

Isso também inclui manter um ambiente agradável dentro da equipe, gerenciar conflitos e dar feedback regular de forma planejada.

BPM: o melhor suporte para a liderança

Uma ferramenta que pode ajudar muito a aplicar os 5 pontos acima é o uso de uma plataforma BPM (Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios). E o Qntrl é um bom exemplo disso:

Comunicação: tarefas, compromissos, prazos e projetos podem ser registrados na plataforma BPM, para que todos possam acompanhar tudo de perto;

Clareza e visibilidade: se tudo estiver registrado, além de ficar mais claro, todos podem consultar, revisar e tirar dúvidas;

Gerenciamento de fluxo de trabalho: em uma plataforma de BPM, é possível configurar o fluxo de trabalho, atribuir tarefas com prazos, monitorar entregas, atrasos e verificar gargalos — tudo isso de forma digitalizada e com toda a equipe atualizando em tempo real.

Foco em resultados: você pode acompanhar de perto o andamento diário dos projetos - o que dá espaço para a equipe se desenvolver e entregar os resultados necessários. Além disso, é possível prever desvios de rota, obstáculos ou atrasos, para resolvê-los antes que se tornem um problema.

Interesse na equipe: se você perceber que alguém está sempre atrasado com a tarefa “X”, você pode agir para ajudar a resolver isso. Claro que, nesse sentido, uma boa e velha conversa com a pessoa ajuda mais, mas o uso do BPM pode dar sinais de quando este bate papo é necessário.

Então, você conseguiu ver algumas maneiras de melhorar ainda mais a gestão de equipes na sua empresa? Peça uma demonstração gratuita do Qntrl e veja como a ferramenta pode ajudar a sua empresa nesse processo. Clique aqui e saiba mais.