A automatização de processos se tornou uma estratégia crucial para empresas que visam aumentar a eficiência, produtividade e economia. Mais da metade das lideranças planeja automatizar processos como partte da transformação digital. No entanto, decidir quais processos automatizar requer consideração e avaliação cuidadosas.
Em teoria, se você tiver um processo de trabalho prático com um padrão linear e não linear, ele pode ser automatizado. Também é uma grande vantagem entender seu negócio de forma mais completa participando desse exercício para entender de fato o que e como automatizar em cada processo, compreendendo todos os aspectos de seu funcionamento.
Abaixo estão alguns pontos essenciais para ajudar a determinar quais processos de negócios podem funcionar melhor com automatização.
Identifique tarefas repetitivas e feitas com base em regras
- Comece identificando processos que envolvem tarefas repetitivas e feitas com base em regras. Geralmente, esses são os principais candidatos à automatização, pois consomem tempo e recursos valiosos.
- Procure atividades que sigam um padrão previsível e que exijam pouca ou nenhuma tomada de decisão humana.
- A automatização dessas tarefas pode reduzir significativamente os erros, economizar tempo e liberar o time para focar em trabalhos de maior valor agregado.
Avalie a frequência e o volume
- Considere a frequência e o volume do processo. Processos que ocorrem com frequência maior e envolvem grandes volumes de dados ou transações podem se beneficiar muito com automatização.
- Procure tarefas que consomem tempo e recursos significativos devido ao seu grande volume.
- Automatizar esses processos pode agilizar as operações, melhorar a precisão e aumentar o rendimento.
Avalie a complexidade e o risco
- Avalie a complexidade e o risco associados ao processo. Comece por processos mais simples até mesmo para entender como automatizar.
- A automatização de qualquer processo, simples ou complexo, garante a consistência, reduz o risco de erros e melhora a confiabilidade geral do processo.
- Considere ainda os processos com maior risco de violações de conformidade ou erros regulatórios.
- A simplificação pode reforçar a padronização e a adesão às diretrizes, mitigando riscos potenciais.
Analise o impacto na experiência do cliente
- Examine o impacto do processo na experiência do cliente, outro ponto para priorizar.
- Identifique os processos que afetam diretamente a satisfação do cliente, como o tempo de resposta ou a entrega de um serviço.
- A automatização pode agilizar as atividades voltadas para o cliente, como processamento de pedidos, consultas ou tratamento de tickets de suporte.
- Ao automatizar esses processos, as empresas podem oferecer respostas e soluções mais rápidas, aprimorando a experiência do cliente e aumentando a fidelidade.
Avalie a alocação de recursos
- Entenda os recursos necessários para executar o processo manualmente. Considere fatores como tempo, mão de obra e custos.
- Processos que demandam recursos excessivos, travam a escalabilidade ou exigem intervenção manual significativa são fortes candidatos à automatização.
- Automatizar processos com uso intensivo de recursos pode levar a economia de custos, maior escalabilidade e alocação ideal de recursos.
Envolva quem faz parte e as pessoas interessadas
- Envolva as partes interessadas, incluindo quem é dona ou dono do processos, quem usa o processo e especialistas no assunto, no processo de tomada de decisão.
- Insights e perspectivas dessas pessoas valem ouro para identificar pontos problemáticos, gargalos de processo e oportunidades potenciais de automatização.
- As discussões colaborativas ajudam a priorizar os processos com base em seu impacto e viabilidade, garantindo o alinhamento com os objetivos organizacionais.
Faça um piloto e meça resultados
- Comece com um projeto piloto para validar os benefícios da automatização. Selecione um processo que atenda aos critérios mencionados acima e implemente a automatização em menor escala.
- Meça e rastreie os principais indicadores de desempenho (KPIs) de acordo com suas metas, como ganhos de produtividade, redução de erros, economia de custos e satisfação do cliente.
- Essas métricas e indicadores ajudam a avaliar o sucesso da automatização com base em dados.
Decidir quais processos automatizar requer uma abordagem sistemática que considere fatores como repetitividade, frequência, complexidade, impacto no cliente, alocação de recursos e envolvimento das partes interessadas.
Ao avaliar cuidadosamente esses aspectos, as empresas podem priorizar os processos mais adequados para automatização, levando a uma maior eficiência, redução de erros, experiências aprimoradas do cliente e crescimento geral dos negócios.
