A gente sabe, você provavelmente usa estas duas palavras como sinônimos, mas elas têm diferenças: o processo é um grupo lógico de etapas cronológicas que devem ser seguidas para chegar ao fim, já o procedimento são instruções usadas em conjunto para executar uma tarefa.
Ainda achou confuso entender a diferença entre processo e procedimento? Vamos examinar com mais cuidado.
O que é um processo?
Como a gente começou a explicar logo acima, o conjunto de etapas ou tarefas organizadas de forma lógica para conseguir um resultado determinado.
De forma mais prática, imagine um processo de contratação de pessoas - ele tem uma ordem lógica, certo? Anunciar a vaga, selecionar as pessoas adequadas, fazer as entrevistas e aplicar testes, escolher a pessoa para a vaga, enviar a oferta, receber o aceite e, por fim, assinar o contrato.
Não é possível contratar alguém sem, antes, abrir uma vaga e percorrer os passos necessários para escolher a pessoa ideal para o cargo. Ou seja, é preciso seguir o processo de contratação.
E são inúmeros os processos de negócios que encontramos dentro de qualquer empresas: processo de compra, de vendas, de pedido de férias, de requisição de materiais. Basicamente, tudo que requer um passo a passo para gerar o resultado esperado é um processo:
- Todo processo tem um fluxo de atividades relacionadas entre si para levar ao resultado ou objetivo
- Um processo tem começo, meio e fim claros
- O processo de negócios pode ser mapeado e registrado para a equipe seguir
Idealmente, as empresas têm dentro de suas equipes essesprocessos mapeados e bem consolidados para que todos sigam e façam o passo a passo do mesmo jeito - essa padronização ajuda tanto na produtividade quanto na qualidade da entrega.
O que é um procedimento?
Um procedimento é algo mais simples que um processo: ele serve para executar uma tarefa - e pode ser inclusive uma daquelas tarefas que compõe o processo.
Assim, enquanto o processo é um conjunto de tarefas, o procedimento são os passos para cada tarefa, ou seja:
- Os procedimentos são focados em uma tarefa simples e bem específica
- Eles também têm etapas claras e cronológicas, seguindo uma lógica linear
- Porém, eles fazem parte de processos maiores e, sozinhos, não levam a objetivos
Voltando ao exemplo do processo de contratação, montar a descrição da vaga ou preencher o formulário de requisição de nova pessoa seriam exemplos de procedimentos.
Diferenças entre processo e procedimento
Agora que passamos pelos conceitos de processo e procedimento, fica mais fácil comparar um e outro.
O processo é uma sequência de tarefas que leva a um objetivo, enquanto o procedimento é o passo a passo de uma tarefa só. Nem todo procedimento faz parte de um processo, mas todo processo é composto por procedimentos.
Ambos são sequências lógicas de passos, ainda que tenha proporções diferentes.
Quando entendemos isso, fica mais claro realizar as atividades da melhor forma e entender o que pertence em cada lugar. A lógica com que realizamos processos de negócios e seus procedimentos é essencial para que o time tenha tanto mais eficiência quanto mais eficácia.
Além disso, fica mais claro qual a ferramenta adequada para cada coisa. Ao montarmos um processo, entendendo que se trata de um processo, é interessante ter o apoio de umaplataforma de BPM, como Qntrl.
Para ficar bem claro como entender as diferenças entre processo e procedimento pode te ajudar, temos uma lista:
- Fica mais fácil aplicar os métodos certos e usar os melhores recursos
Para procedimentos: uma lista simples funciona muito bem
Para processos: um mapeamento comfluxos de trabalho funciona melhor
- É possível evitar inconsistências e métodos ineficientes
Se uma parte do time trata determinado fluxo como processo, e outra parte trata como procedimento, podem haver problemas com entregas inconsistentes e muito variáveis, afetando produtividade e qualidade.
- A comunicação fica melhor e as atividades ficam mais integradas
Com um entendimento coletivo do que é processo e do que é procedimento, as atividades propostas ficam mais claras, o que significa comunicação melhor. Além disso, é possível entender melhor o fluxo de trabalho e integrar os passos.
Como melhorar seus processos de negócio
Um passo importante é entender o que é um processo, o que você acabou de fazer aqui. Depois disso, é crucial ter os processos que acontecem em cada departamento da sua empresa devidamente elencados e mapeados.
O mapeamento e institucionalização dos processos é o que ajuda o negócio a entender onde estão gargalos, em que momentos é possível otimizar tempo e recursos, se há possibilidades de melhorias e até mesmo se existem redundâncias.
O ideal é ter uma plataforma que ajude você a registrar, digitalizar e acompanhar seus processos para ter essa visibilidade. Entenda com uma demonstração personalizada do Qntrl como podemos ser o recurso ideal para seus processos.
