Ter organização no trabalho é com certeza uma baita vantagem. Ainda que seus horários e tarefas pessoais sejam uma bagunça, no trabalho, é importante usar seu lado organizado, pra entregar mais, com qualidade, sem ter que fazer um monte de hora extra.
Isso porque organização no trabalho significa que você sabe:
- quais tarefas estão na sua responsabilidade e para quando é cada uma delas,
- onde encontrar as informações corretas que precisa para seu dia,
- qual é o processo adequado para cada tarefa,
- qual o fluxo de trabalho seguir e em qual ritmo.
Essas são informações base para você se organizar e produzir melhor, certo? Trabalhar em paz, basicamente. Aqui, a gente vai te mostrar por que ter organização no trabalho importa e te dar dicas de como se organizar de um jeito simples.
Vantagens de se organizar no trabalho
Você pode estar achando que estamos falando isso porque "é a coisa certa a dizer", mas não. É sério, ser uma pessoa organizada no trabalho faz diferença na qualidade da entrega. E a gente pode provar!
1. Economiza tempo
Se você tiver em vista todas as tarefas que precisa fazer e mantiver seus processos alinhadas, um calendário com as datas certas, você vai conseguir se achar e vai saber o que precisa fazer.
Isso significa que seu planejamento para o dia vai ser melhor, sua priorização vai ter qualidade e, assim, você fará escolhas mais assertivas. Ou seja, não vai perder tempo procurando informações nem tentando entender qual a tarefa mais urgente. Sentiu a economia de tempo só nisso?
2. Evita erros
Lembra da lista lá da primeira parte sobre o que significa organização no trabalho? Aquelas informações te economizam tempo e evitam erros. Quando está tudo fora de ordem, a gente tende a se perder e seguir informações desencontradas. Ou pior, tirar informações da fonte "vozes da minha cabeça". Isso certamente dá errado.
Saber quem, o quê e quando, e ter isso organizado para consulta é essencial para ir pelo caminho certo.
3. Melhora a colaboração
Se você sabe quem, onde, quando, e tem tudo em dia, já que está tudo em ordem, dá tempo de colaborar. Parece maluco? Bom, quantas vezes você deixou de pedir ajuda a alguém que, com certeza, daria ótimas contribuições, porque estava em cima da hora? Pois é...
Muitas vezes, para colaborar como precisamos, precisamos de tempo. E, sem organização, nunca dá tempo para nada. Inclusive e principalmente para colaborar.
4. Ajuda a atingir suas metas
Agora que você se organizou, conseguiu evitar erros bobos por falta de processo, e ganhou visibilidade sobre as tarefas com suas priorizações, seu dia fica em ordem. Dá tempo de pensar, de planejar e de, sim, trabalhar pelos seus objetivos. O contrário do modus operandi comum de só apagar incêndios é o que nos ajuda a ir para frente.
Como a organização ajuda a aumentar a produtividade
Segundo a PUC-RS, "produtividade, na economia, é considerada a relação entre aquilo o que é produzido e os meios empregados (mão-de-obra, materiais, energia, etc). Produtividade tem a ver com eficiência e tempo: quanto menor for o tempo levado para obter o resultado pretendido, mais produtivo será o sistema."
Quando a pessoa é organizada no trabalho, ela tem clareza das tarefas que deve fazer e, assim, consegue dar conta delas com mais facilidade. Está tudo ali, fácil de achar, de entender, de seguir, como vimos nos benefícios de se organizar, certo?
Isso significa que a organização no trabalho permite que você dê conta de mais tarefas, usando menos tempo e menos recursos, porque as responsabilidades e fluxos ficam claros - nesse cenário, você dificilmente vai perder tempo refazendo algo porque faltou informação, o que levou ao erro. Nem vai ter que ficar caçando os detalhes.
Ora, se produtividade é a relação o que é produzido com qualidade e o tempo que isso leva, se organizar só poderia mesmo aumentar a produtividade.
4 dicas para organizar sua rotina de trabalho
Se organizar no trabalho tem benefícios indiscutíveis, e ainda assim, muita gente tem dificuldade. Por isso, reunimos algumas dicas simples de como começar a deixar seu trabalho mais em ordem e colher esses benefícios sem ter que acordar as 5h da manhã para isso - tudo no seu horário de trabalho regular, tá?
1. Comece pela lista de afazeres
Seu primeiro passo para se organizar é entender o que está no seu prato, ou seja, o que tem para fazer. Liste todas as tarefas, tanto as corriqueiras quanto aquelas que pertencem a projetos e acontecerão apenas uma vez.
Com a lista em mãos, nada de se desesperar e começar a fazer as coisas sem método ou ordem: é importante priorizar as tarefas. Ponha as tarefas na ordem em que vai fazer, para saber por onde começar e com quais prazos está lidando. Se você precisar de ajuda, temos um artigo aqui sobre métodos de priorização.
2. Faça uma tarefa por vez
Isso mesmo: uma tarefa por vez! Deixa a gente te contar: multitarefas é um dos maiores mitos do séculos, uma vez que ela não existe. E não é a gente aqui do Qntrl que está falando, tá? Isso vem de estudos científicos.
Segundo o neurocientista francês Jean Philippe Lachaux, nossa produtividade cai até 40% quando ficamos entre várias tarefas. Como ele explica nessa matéria do G1, a gente não consegue realmente fazer duas ou mais coisas ao mesmo tempo - o que a gente faz é ficar mudando de tarefa e, com a interrupção, perdemos a velocidade do foco, o que acaba nos fazendo perder tempo em vez de ganhar.
Assim, se você organizou sua lista e ordenou de acordo com as prioridades, confie na sua organização e faça uma coisa por vez.
3. Corte as distrações
Falar pra manter o foco é vago demais? Tudo bem, a gente não vai falar isso. Mas temos que te falar que manter a organização inclui bloquear as distrações. Lembra que somos incapazes de fazer mais de uma tarefa por vez? É sobre isso: foco na tarefa e nada de ficar se distraindo.
O que isso quer dizer de forma prática? Larga o celular, nada de ficar atendendo todo mundo no mensageiro da firma (Cliq, WhatsApp, Slack, Teams, o que vocês usarem), esquece os e-mails chegando. Seu dia tem que ser "blocado" - vai ter a hora de responder mensagens e e-mails, o tempo de trocar com colegas e o momento do foco.
Caso trabalhe num escritório, uma forma de evitar interrupções que desaceleram sua entrega e atrapalham sua organização é colocar fones com música. Em geral, as pessoas respeitam.
4. Use lembretes automáticos
Lembra aquela lista marota com seus afazeres e a ordem de entrega? A partir dela, você pode colocar lembretes na sua agenda virtual, no seu celular, onde for mais conveniente para você. Um exemplo é colocar os prazos como lembretes no calendário online de trabalho. Que tal?
Assista ao papo do Qntrl com a especialista em desenvolvimento pessoal e de carreiras, Ariella Barros
Se organizar e trabalhar, é só começar!
Tá, o trocadilho foi péssimo, mas mostramos aqui as principais vantagens e dicas para organizar suas tarefas e rotina de trabalho. Relembrando para te ajudar:
- Comece listando suas tarefas e organizando por prioridade
- Coloque lembretes automáticos para as datas dessas tarefas e entregas
- Separe tempo para fazer uma coisa por vez, porque ninguém é multitarefa e isso te desorganiza
- Respeite seu tempo e seu planejamento para manter a organização e produzir tanto mais quanto melhor
Esperamos que tenha aproveitado a leitura e as dicas. Agora, queremos saber de você: já faz algo que considera infalível para se organizar? Ótimo, compartilha com a gente aqui, por favor, queremos saber.
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