O que é BPM - Guia básico sobre gerenciamento de processos de negócios

BPM é a sigla em inglês para Business Process Management, o que pode ser traduzido como gerenciamento dos processos de negócios. E gerenciar esses tais processos é parte do segredo para seu sucesso.

Não entendeu? Tudo bem, vamos dar um passo para trás e detalhar para você o que é BPM e como implantar o gerenciamento de processos de negócios na empresa.

O que é BPM e como funciona? 

Business Process Management (BPM) é uma abordagem para te ajudar no trabalho: um conjunto de recursos e técnicas para analisar, desenhar, executar, monitorar e melhorar os processos de negócios.

A ideia é apoiar equipes e empresas a terem visibilidade do que está acontecendo e entender como melhorar. Para isso, o BPM atua dividindo um processo de negócios em suas tarefas e atividades, mapeando o fluxo do processo e analisando em busca de possíveis melhorias.

O objetivo é agilizar as operações, melhorar a eficiência e aumentar a eficácia geral de uma organização. O BPM envolve as seguintes etapas:

1. Identificação de processos: Reconhecer os processos a mapear para e separar os que precisam de melhorias ou podem ser automatizados.
2. Mapeamento ou redesenho: Criar ou redesenhar processos, levando em consideração as metas e objetivos da empresa.
3. Execução: Começar a usar os processos novos ou aprimorados e integrar tudo aos fluxos de trabalho existentes.
4. Monitoramento: Acompanhar o desempenho dos processos, seguindo métricas e indicadores (KPIs) para avaliar a eficácia.
5. Melhoria contínua: Seguir analisando cada processo para fazer os ajustes necessários e otimizar o desempenho para alcançar os resultados.

Benefícios da implementação do BPM

A implementação do BPM em qualquer empresa pode trazer muitos benefícios. Temos alguns dos muitos exemplos:

Mais eficiência: O BPM ajuda a empresa a ter mais tempo e recursos, porque agiliza processos e eliminar gargalos ou etapas desnecessárias, o que melhora a produtividade.

Satisfação do cliente elevada: Essa gestão aumenta a satisfação e a fidelidade do cliente porque processos aprimorados são concluídos mais rapidamente.

Ainda mais qualidade: A mesma lógica do item de cima se aplica aqui, já a padronização de processos e a implementação de melhores práticas levam a resultados de maior qualidade.

Maior agilidade: O BPM ajuda as organizações a se adaptarem às mudanças no mercado para que responderem rapidamente a elas e às necessidades dos clientes.

Melhor visibilidade: Com uma visão clara dos processos e seu desempenho, o time tem mais controle e pode tomar decisões mais bem informadas.

Redução de custos: Processos otimizados e alocação adequada de recursos ajudam a reduzir os custos operacionais ao eliminar atividades redundantes.

Maior satisfação da equipe: Chega de se perder no trabalho. Processos mais claros tornam o dia de todos melhor, aumentando a satisfação e a produtividade.

Exemplos práticos de benefícios de BPM 

Precisa de exemplos mais específicos dos benefícios da implementação do BPM em seu negócio? Vamos lá, temos também:

Aprimoração do processamento de pedidos: processos simplificados podem ser automatizados, o que reduz erros e atrasos, resultando em atendimento de pedidos mais rápido e clientes mais felizes.

Melhor gerenciamento de estoque: com o BPM aplicado para otimizar os processos de gerenciamento de estoque, você reduz custos de manutenção de estoque e garante os produtos certos em estoque para atender à demanda.

Time-to-market reduzido: um processo melhorado aprimora o desenvolvimento de produtos e permite que novos produtos ganhem vida mais rapidamente. Olha que bela vantagem competitiva.

Maior conformidade: Com o BPM, os processos são desenhados de acordo com regulamentações e normas de mercado, o que reduz muito o risco de multas.

Velocidade por padronização: Independentemente do tipo de negócio em que você trabalha, padronizar seus processos com BPM agiliza o processo. Todo mundo sabe o que e quando fazer, nada de “freestyle”, pura organzação!

Quais os desafios mais comuns na implementação de BPM? 

Com certeza, uma mudança como essa vai causar impactos. Portanto, é essencial saber que tipo de problemas você pode encontrar e se preparar para eles:

• Falta de compreensão ou adesão da liderança.
• Restrições de tempo e recursos.
• Dificuldade em identificar os processos certos para focar.
• Não saber como medir o sucesso da implementação.
• Resistência da equipe em mudar processos e procedimentos existentes.

Quais são as etapas críticas para uma implementação de BPM bem-sucedida? 

Ok, nós falamos dos desafios que temos pela frente; agora vamos falar sobre como superar cada um deles para implementar o BPM com sucesso:

Consiga o apoio de stakeholders e líderes: Busque alianças. Explique o que o BPM pode fazer pela empresa para ter o apoio de líderes. Se a liderança entende o valor da iniciativa, ajuda a garantir recursos e impulsionar a mudança na empresa.

Estabeleça uma visão clara: BPM é sobre visibilidade e precisa ser assim desde o início. Defina as metas e objetivos para ter um roteiro para o projeto e garantir que todo munda se alinhe.

Monte uma equipe multifuncional: Forme um grupo com experiência em várias áreas para fazer uma implementação tranquila.

A diversidade traz uma compreensão abrangente da empresa. Você pode incluir gente de RH, TI, especialistas em processo e pessoas que executam o processo, por exemplo.

Depois de definir a equipe e o roadmap, esse é o caminho para começar de fato o processo de implementação de BPM na organização:

1. Identificar processos: O primeiro passo na implementação do BPM é identificar os processos mais críticos para a empresa para priorizar.

2. Analisar processos: Antes de iniciar qualquer mudança, cada processo deve ser analisado no detalhe para achar ineficiências, gargalos e outros pontos de melhoria.

3. (Re)desenhar processos: Com base na análise, os processos devem ser redesenhados para melhorar o desempenho. Novos processos podem ser criados.

4. Implementar mudanças: Depois que os processos forem redesenhados e a equipe estiver satisfeita com o resultado, as mudanças devem ser implementadas, o que pode envolver o uso de ferramentas de software ou outras tecnologias, como um plataforma de fluxo de trabalho.

5. Monitore o desempenho: Implementar BPM é um projeto grande, então você precisa garantir que ele evolua direitinho. Monitore as alterações para verificar se estão funcionando conforme o esperado e identifique outras áreas de melhoria.

Agora está tudo pronto! Apenas lembre-se de que a implementação do BPM oferece uma fonte de melhoria contínua. A parte de monitoramento e melhoria é sempre contínua. Isso também significa que esta ferramenta suporta resultados ainda melhores ao longo do tempo.