Cansou de tarefas chatas repetitivas ocupando todo o seu tempo e energia? Quer ter um assistente robótico pessoal para cuidar de detalhes enquanto você se concentra no quadro geral?
Talvez a gente não possa oferecer a você um robô (ainda), mas se estiver gerenciando muitos aplicativos para executar diferentes partes do seu negócio, certamente podemos ajudar a integrar seu gerenciamento de processos e fluxos de trabalho para economizar tempo e esforço, reduzindo bem a sua carga.
Uma pesquisa realizada pela Mulesoft e pela Deloitte sugere que as empresas estão utilizando uma média de 976 aplicações, um aumento de 133 aplicações do ano passado. Acontece que é contraproducente utilizar recursos digitais para simplificar processos de trabalho apenas para acabar gastando mais tempo e esforço mantendo e gerenciando vários aplicativos.
Além disso, os dados revelam que apenas 28% desses aplicativos são integrados entre si e menos ainda com ferramentas de gerenciamento de processos. Essa falta de integração pode ser um dos principais motivos pelos quais as empresas sofrem para gerenciar seus aplicativos com eficiência.
Benefícios da integração de tecnologias com gerenciamento de processos e fluxos de trabalho
A integração do gerenciamento de fluxo de trabalho com outras ferramentas oferece várias vantagens, incluindo:
Gerenciar aplicativos em um só lugar: A integração de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho com outras ferramentas, como CRM, software de contabilidade e ferramentas de RH, ajuda a simplificar processos como geração de leads, nutrição de leads, finanças e contratação, todos acessíveis em um fluxo de trabalho.
Aproveitar recursos aprimorados: Conectar suas plataformas pode aprimorar os recursos de ambas as ferramentas. Por exemplo, se você integrar uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho ao seu ERP, pode usar os recursos avançados da ferramenta de fluxo para criar workflows complexos que automatizam processos e melhoram a produtividade.
Fazer várias coisas ao mesmo tempo: Você pode centralizar seus aplicativos e ganhar visibilidade gerenciando seus processos dentro do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, se criar uma tarefa em sua ferramenta de gerenciamento de projetos, um fluxo de trabalho será criado automaticamente em sua ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Ter todos os seus dados em um só lugar: A integração de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho com outras plataformas permite acessar todos os dados associados a seus fluxos de trabalho, incluindo tarefas, cronogramas, progresso e informações relevantes semelhantes de um painel ou plataforma. Isso simplifica o gerenciamento de dados e reduz a necessidade de alternar entre aplicativos.
Facilitar a comunicação: Inclua todos os detalhes de seus chats privados, reuniões e chamadas em seu fluxo de trabalho para incentivar a transparência e facilitar o bom funcionamento de seus processos. Com as informações disponíveis, você economiza tempo que seria gasto procurando ou solicitando informações.
As principais tecnologias para integrar ao gerenciamento de fluxo de trabalho
Ferramentas de gerenciamento de documentos: Gerencie o fluxo de documentos e dados ao longo de um processo de negócios. Ferramentas como Google Drive, Dropbox e SharePoint integradas ao software de gerenciamento de fluxo de trabalho podem colher resultados extraordinários.
Ferramentas de análise: Estas fornecem informações sobre o desempenho de um processo de negócios, permitindo otimização e melhoria contínua. Exemplos incluem Google Analytics, Microsoft Power BI e Tableau.
Ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM): A integração de ferramentas de CRM como Salesforce, HubSpot e Zoho CRM em seu aplicativo de gerenciamento de processos pode ajudar a gerenciar as interações do cliente ao longo de um processo de negócios, melhorando a satisfação e a retenção do cliente.
Ferramentas de gerenciamento de projetos: Lide com tarefas e projetos dentro de um processo de negócios com maior eficiência e colaboração. Exemplos incluem Trello, Asana e Jira.
Ferramentas de gestão de recursos humanos: Gerencie informações e fluxos de trabalho de funcionários em um processo de recursos humanos, melhorando a contratação, a integração e a conformidade. Você pode integrar ferramentas como BambooHR, Workday e ADP para obter os melhores resultados.
Planejamento de recursos empresariais (ERP): A integração de ferramentas como AP ERP, Oracle ERP Cloud e Microsoft Dynamics 365 oferece uma variedade de recursos e capacidades, incluindo análise de dados em tempo real, fluxos de trabalho automatizados e painéis personalizáveis para melhorar a eficiência, produtividade e lucratividade.
Ferramentas de contabilidade:Gerencie transações financeiras, incluindo contas a pagar e a receber, cobrança, folha de pagamento e conformidade fiscal com transparência de primeira classe no processo, integrando ferramentas como QuickBooks, Zoho Books, Xero e FreshBooks em sua ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Desafios e soluções para integrar a gestão de fluxo de trabalho com outras ferramentas
As empresas podem se beneficiar significativamente da combinação do gerenciamento de processos e fluxos de trabalho com outras tecnologias, mas podem surgir possíveis obstáculos.
Falta de compatibilidade: A incompatibilidade ocorre quando os diferentes componentes ou sistemas que estão sendo integrados possuem diferentes padrões, protocolos ou formatos de dados que dificultam a comunicação efetiva entre eles. Uma solução é escolher ferramentas compatíveis e com integrações já disponíveis.
Procedimento de integração complicado: Reunir várias tecnologias pode ser um processo difícil e demorado. As empresas podem colaborar com especialistas em TI com experiência na integração de vários sistemas para contornar esse problema.
Segurança e privacidade dos dados: O uso de muitas tecnologias juntas pode levar a falhas de segurança e privacidade. Garantir que todas as integrações e tecnologias sigam os padrões de segurança da organização é a única solução.
Resistência da equipe à mudança: Pode ser desafiador implantar novos sistemas porque algumas pessoas são resistentes a mudanças. As empresas podem ajudar o time a superar essa dificuldade, oferecendo treinamento e assistência na adaptação às novas tecnologias.
Custo: A integração de várias tecnologias pode ser cara, especialmente se houver requisitos de personalização. Procure as ferramentas que se encaixem nas suas necessidades de acesso e preço, com a funcionalidade necessária e os recursos de integração.
Falta de conhecimento técnico: Algumas empresas podem precisar de mais conhecimento técnico para integrar diferentes tecnologias. Para superar esse desafio, as empresas podem trabalhar com parceiros de tecnologia que possam fornecer o suporte técnico e a orientação necessários.
As integrações podem ser complexas para alguns de nós, mas lembre-se de que integrar tecnologias ao gerenciamento de processos traz vários benefícios, incluindo maior escalabilidade, melhor gerenciamento de dados, colaboração aprimorada, eficiência aprimorada e maior produtividade.
As empresas podem ter melhores resultados automatizando e simplificando as operações, oferecendo dados em tempo real e facilitando a excelente comunicação e cooperação da equipe.
Ao selecionar uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho para sua empresa, considere os benefícios e os desafios de integrar as ferramentas que você precisa e usa.
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