Tem hora que otimizar o tempo que temos no trabalho pode ser tão desafiador quanto as tarefas que precisamos executar durante o expediente. Quem nunca se atrapalhou para equilibrar a quantidade de afazeres e o prazo para deixar tudo pronto?
Para garantir a execução das tarefas no tempo determinado pela liderança, a gestão do tempo é um elemento que faz toda a diferença. É através desse gerenciamento que é possível planejar a ordem que suas tarefas serão executadas, entregar tudo com mais tranquilidade e, inclusive, aumentar a produtividade - com isso, vem a sensação de que tudo está fluindo e, consequentemente, a realização profissional.
Falando dessa forma, as coisas até parecem fáceis… Na prática, pode ser complicado com reuniões agendadas de última hora, tarefas urgentes que aparecem no meio do expediente e pequenas distrações que surgem ao longo do dia, como aqueles cinco minutinhos nas redes sociais que acabaram se transformando em meia hora.
Mas calma! É possível administrar todos esses fatores sem perder a cabeça. Vamos explicar tudo nesse artigo!
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo é a capacidade de fazer as tarefas do dia a dia levando em conta o prazo que foi estipulado para a execução e a quantidade de horas (ou dias, ou semanas) para realizá-las. Quando falamos em gestão do tempo, planejamento é algo essencial no processo. E para começar a planejar, é importante saber por onde começar e como dar continuidade a essa organização.
Primeiro, é interessante mapear quantas tarefas você precisa executar. Depois, analise a complexidade de cada uma delas e, consequentemente, quanto tempo é necessário para executá-las.
Gerenciar o próprio tempo é, também, entender o próprio ritmo e saber identificar quantas horas do seu dia você precisa dedicar a uma determinada atividade para que ela seja feita com a qualidade que você pode entregar, no tempo que você precisa entregar. Caso você esteja começando uma nova função, por exemplo, é interessante considerar que tudo pode demorar um pouco mais já que você está aprendendo.
Outro ponto importante é o prazo para a execução dessas tarefas. Se for um período que leva em conta o grau de dificuldade da tarefa e o tempo para a sua execução - levando em conta os imprevistos -, ótimo! Mas sabemos que nem sempre isso acontece.
Como garantir a produtividade e ainda driblar os imprevistos e distrações no meio do caminho? Calma, tem jeito! Mas antes, vamos entender um pouco mais sobre o que, de fato, significa a produtividade no trabalho.
Gestão do tempo e produtividade: sempre lado a lado
Nem sempre as horas que dedicamos ao trabalho são momentos em que conseguimos entregar tudo que se espera. Em muitos casos, as pequenas interrupções na rotina - seja pelo telefone que não para de tocar ou pelo cafezinho que dura mais do que o esperado - não nos deixam avançar e chegamos ao final do dia com a sensação de que o expediente não rendeu.
Pare disso pode ser por procrastinação, ou seja, o ato de deixar para executar as tarefas de última hora, algo que atrapalha o bom aproveitamento do tempo, causa uma preocupação que poderia ser evitada e uma sobrecarga desnecessária nos momentos finais do prazo para a entrega do seu trabalho.
É por isso que nem sempre ser uma pessoa produtiva significa se dedicar ao trabalho por horas a fio. A produtividade, na verdade, está relacionada à otimização do próprio tempo e com a entrega do trabalho de uma maneira fluida. E como alcançar esse patamar? Vamos às dicas!
Dicas para gerenciar o seu tempo e aumentar a produtividade
1. Planeje seu dia e sua semana
Listar as tarefas que precisam ser executadas vai trazer clareza sobre quais são os objetivos que você quer ou precisa alcançar. Metas que não são facilmente identificadas podem ser mais difíceis de serem cumpridas: como podemos querer chegar a um destino se não sabemos onde ele está, não é?
2. Adote um fluxo de trabalho
Visualizar as tarefas que você precisa executar e o status de cada uma delas pode ser fundamental para alcançar um expediente mais produtivo e, consequentemente, mais feliz. Com o Qntrl, você pode escolher métodos como o Kanban para aumentar a visibilidade do seu trabalho para o seu time e sinalizar caso haja algum imprevisto.
3. Mapeie possíveis bloqueios
Identifique se você tem o que precisa para executar os objetivos que você listou. Precisa da aprovação de alguma outra pessoa ou equipe para completar suas tarefas? A conclusão das suas atividades depende de mais alguém fora você? É hora de listar tudo para não deixar que os imprevistos te surpreendam! O Construtor de Processos do Qntrl é uma ferramenta que pode te ajudar a desenhar as etapas do seu trabalho e a identificar possíveis obstáculos.
4. Fuja das distrações
Se você precisa executar uma tarefa importante em um curto espaço de tempo, evitar os pequenos desvios no meio do caminho vai ajudar no processo. Se possível, dedique pequenos intervalos do seu dia para checar e-mails ou responder mensagens em redes sociais - só não vale descumprir os horários que você estipulou, hein?
5. Use técnicas de priorização e foco
Temos dicas de como priorizar seu trabalho aqui. Por exemplo, o método Pomodoro, que consiste em alternar blocos maiores de tempo para se concentrar no trabalho e blocos menores para descansar, pode ser uma boa alternativa.
Outro elemento que pode ajudar na priorização é a Matriz de Eisenhower, para diferenciar o que é importante, o que é urgente, e o que não é nenhum dos dois.
6. Faça uso da tecnologia a seu favor
Automatizar tarefas pode otimizar - e muito - o seu tempo, transformando atividades repetitivas e mais demoradas em um processo ágil e simples. Usar um software de orquestração do fluxo de trabalho como o Qntrl pode ser extremamente útil para dar visibilidade do status das suas tarefas ao resto do time e apoiar o bom uso do seu tempo.
Ao estabelecer uma rotina de planejamento e organização, você consegue gerenciar seu tempo de uma forma mais eficaz e alcançar níveis de produtividade ainda maiores no trabalho. Conte com o Qntrl para ajudar você nessa missão e coloque a tecnologia a seu favor para automatizar processos e trazer mais visibilidade para os seus fluxos de trabalho.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
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