Para garantir a boa execução, dividir o projeto em etapas e delimitar as atividades a serem feitas no começo, no meio e no fim da iniciativa é uma solução que pode aumentar as chances de êxito da equipe. Mas como monitorar essas fases? Como entender onde começa ou termina cada uma dessas etapas? Mapear processos dentro do projeto pode ser a resposta ideal.
Através do mapeamento, é possível entender questões como a quantidade de tarefas que precisam ser executadas, quantas pessoas estarão envolvidas em cada uma delas, quais os recursos necessários e quanto tempo vai ser preciso destinar à execução. Ao visualizar esses pontos, você aumenta a eficiência do trabalho do seu time, além de identificar e gerenciar possíveis obstáculos para melhorar o desempenho da equipe.
Agora que já sabemos o que é um mapeamento e por que essa é uma prática que pode agregar ainda mais valor à realização de um projeto, vamos entender como é possível colocar esse plano em prática.
Como mapear projetos e suas etapas?
Para começar o mapeamento, é importante partir do objetivo central: qual é o projeto que precisa ser mapeado? Ao ter mais clareza sobre o que você deseja mapear, é possível partir para as etapas seguintes:
Defina quais as etapas do projeto
Praticamente todas as iniciativas têm começo, meio e fim. Com mais claridade sobre as tarefas que devem ser executadas, é possível seguir adiante tendo em mente o que é preciso fazer e quando é preciso executar as tarefas.
Crie um diagrama, fluxograma ou outro método de visualização
Durante o mapeamento de um projeto, a visualização é um dos pontos mais importantes a serem considerados.
Ao lançar mão de ferramentas visuais como um fluxograma, é possível otimizar o planejamento, identificando dependências, riscos, responsáveis pelas tarefas e prazos para execução. Com esse mapa do fluxo criado, também é possível deixar o processo de documentação mais rápido e fluido.
Encontre possíveis áreas para otimização dos processos
Esse é um bom momento para dividir a iniciativa com o resto do time, dando visibilidade sobre as etapas e ouvindo o feedback do restante do time sobre dependências, prazos ou outros possíveis obstáculos que podem surgir antes e durante a execução das atividades.
Há várias ferramentas disponíveis para mapear projetos e uma delas é o diagrama (ou gráfico) de Gantt. Ainda não conhece ou não sabe bem quais são as vantagens desse método de visualização? Vamos te apresentar!
O que é o diagrama de Gantt?
O diagrama Gantt é uma das soluções usadas para mapear o cronograma de um projeto. Ao aplicar essa solução visual, é mais fácil ter uma noção de quanto tempo dedicar para cada tarefa, o que ajuda a cumprir os prazos de entrega e os possíveis problemas que podem surgir ao longo do processo.
Ele é representado por um gráfico horizontal de barras que podem representar as tarefas que precisam ser executadas, a relação de dependência entre elas, sua duração, membro do time responsável pela execução e a previsão de término. Na vertical, é possível encontrar colunas que determinam o tempo - dividido em meses, semanas, sprints ou na medida que mais fizer sentido para a equipe.
Além de facilitar a visualização dos projetos, o diagrama também ajuda a "dissolver" tarefas maiores, transformando cada uma em atividades menores, deixando sua execução menos complicada.
Com o projeto detalhadamente apresentado, também é mais fácil manter as partes envolvidas atualizadas sobre o que a equipe está fazendo e qual a expectativa de prazo. Para gerentes de projeto, em especial, é possível criar um planejamento mais eficaz, compartilhar o status da iniciativa e negociar o aumento ou a diminuição do prazo, caso necessário.
Uma dica que vai fazer a diferença na sua gestão de projetos
Um projeto é algo que tem começo meio e fim. Mapear suas etapas em vez do projeto como um todo pode te ajudar com os processos que compõem os projetos.
Com Qntrl como BPM, é possível fazer o mapeamento de processos rotineiros para dar projetos de todos os tipos - seja para contratar um novo funcionário, desenvolver software ou solicitar uma viagem na empresa.
Com o construtor de mapas de processos, é possível dividir as etapas do projeto, não importa o tamanho, deixando a visualização mais intuitiva para toda a equipe e para outras pessoas envolvidas na iniciativa. Confira outras dicas para tornar o trabalho ainda mais eficiente:
- Automatize tarefas e torne o processo mais ágil
A depender do tipo de projeto, o cronograma pode seguir por diferentes caminhos e algumas tarefas podem ser bloqueadas porque precisam da aprovação de outras pessoas fora do time, por exemplo. Com a automatização de processos, é possível evitar que esse tipo de situação seja um obstáculo no fluxo de trabalho.
- Personalize o mapa conforme seu projeto
A personalização também é um ponto crucial no mapeamento. Com o Qntrl, você pode customizar o fluxo o seu segmento - Marketing, RH, TI, Vendas, Compras, Finanças, Suporte ao Cliente, entre outros. Não importa qual seja a área, é interessante criar uma visualização que faça sentido para a atividade e corresponda ao fluxo do projeto que está em execução.
- Simplifique tarefas executadas simultaneamente
Com o recurso de transições paralelas, é possível configurar transições de tarefas que precisam ser executadas ao mesmo tempo, garantindo que todas elas possam ser feitas de maneira simultânea. Quando as transições estiverem completas, o projeto vai seguir para a próxima etapa.
Com um projeto visualmente mapeado, os processos da equipe ganham mais visibilidade e organização. Além disso, fica mais fácil identificar soluções alternativas caso surjam obstáculos durante o processo, o que torna a sua equipe mais próxima do êxito de qualquer iniciativa.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
