Em qualquer negócio, o contrato desempenha um papel essencial, fazendo parte da rotina de diversos profissionais.
Esse documento funciona como um espaço formal em que as atribuições, direitos e obrigações de quem presta e quem usufrui de serviços ou produtos são oficialmente estabelecidos e acordados. Isso é fundamental para trazer um entendimento claro sobre as expectativas entre as partes envolvidas.
No contrato, também é possível delimitar quais são as maneiras de execução ou entrega do produto ou serviço e quais são as formas de sanção caso uma das partes não cumpra com o que foi definido.
Isso faz com que os contratos tenham um papel legal essencial seja nos casos de compra ou venda, respaldando negociações e definindo quais são as atribuições de quem contrata e de quem é contratado.
É por isso que, através dos contratos, é possível garantir que clientes ou fornecedores cumpram certas determinações, o que, do ponto de vista jurídico, traz segurança e reduz os riscos para ambos os lados.
Se pensarmos em profissionais ou em empresas que lidam com diversos fornecedores e contratos ao mesmo tempo, como garantir o cumprimento do conteúdo das cláusulas e mitigar possíveis riscos?
O gerenciamento de contratos é uma ferramenta eficaz para essa missão. Nesse artigo, você vai entender o que é e como fazer essa gestão para diminuir prejuízos e garantir um ciclo saudável de contratos - desde a confecção até a sua conclusão.
O que é gerenciamento de contratos?
O gerenciamento é um processo longo – mas essencial – que acompanha todo o ciclo de um contrato: desde o acordo inicial, seja comercial ou legal, firmado entre duas ou mais partes, até a conclusão do serviço ou entrega do produto. Esse processo começa antes mesmo da assinatura e se estende muito além da conclusão do contrato.
Durante o gerenciamento, há uma série de atividades coordenadas e estratégicas para garantir que os contratos sejam efetivamente executados, cumpridos e monitorados, minimizando riscos e maximizando benefícios para todas as partes envolvidas.
Mais do que redigir e revisar documentos, o gerenciamento é formado por uma série de boas práticas que podem garantir a execução correta desses contratos, diminuindo riscos de prejuízo financeiro e garantindo transparência para todas as partes envolvidas.
Confira outras das vantagens do gerenciamento de contratos:
- Redução de erros
- Mais organização para as partes envolvidas
- Mais credibilidade durante a prestação de serviços ou fornecimento de produtos
- Facilidade para controlar prazos
Quais as etapas do gerenciamento de contratos?
O gerenciamento de contratos começa na fase de planejamento, estágio em que as partes interessadas identificam as necessidades e objetivos de cada lado e definem os termos e condições do contrato. Após a redação da primeira versão, pode ser que alguma das partes deseje negociar alguns detalhes para chegar a um acordo mútuo.
Durante a redação e negociação do contrato, é importante que todas as cláusulas e responsabilidades sejam definidas e documentadas de forma clara para evitar ambiguidades ou interpretações equivocadas no futuro.
Por isso, é interessante contar com o apoio de setores especializados, como o jurídico, para redigir esses documentos e atender a possíveis demandas durante a preparação do acordo para que as partes, enfim, possam aprovar e assinar o acordo.
Depois das assinaturas, é hora da etapa de execução do contrato. Na prática, isso implica na implementação dos termos acordados, como prazos, entregas, pagamentos e outras responsabilidades específicas de cada uma das partes.
O gerenciamento eficaz nessa fase requer comunicação constante entre as partes, acompanhamento rigoroso do progresso e proatividade para solucionar possíveis problemas ou desvios ao longo da execução do serviço ou fornecimento do produto.
Resolver problemas pode significar revisar o contrato, seja adicionando ou removendo cláusulas que foram inicialmente contempladas. É que, na prática, as coisas podem ocorrer de forma diferente do que foi planejado, já que há diversos fatores externos que podem influenciar e alterar o sentido das cláusulas.
É por isso que as revisões contratuais podem acontecer – e até são esperadas em boa parte dos casos.
Quando o serviço ou produto foi fornecido, é possível que haja o encerramento do contrato, marcando assim uma das etapas finais do ciclo. Há, também, a possibilidade de renovar o contrato, o que marca, assim, o início de um novo ciclo.
Como otimizar o processo de gerenciamento de contratos?
Uma gestão de contratos eficiente pode envolver relatórios periódicos, reuniões de revisão e métricas de desempenho para garantir que todas as partes estejam alinhadas com o andamento do contrato. É por isso que a tecnologia é um recurso mais do que válido para dar mais eficiência e fluidez a esse processo.
O uso de contratos eletrônicos é uma solução que pode trazer mais eficiência ao gerenciamento, já que torna mais fácil o processo de redação, revisão, assinaturas, adição ou retirada de cláusulas e armazenamento.
Ao criar contratos digitais, é possível sair na frente em relação às consequências que o tempo traz para documentos em papel.
Além disso, a digitalização de contratos dá espaço para a automatização, outro recurso valioso na hora de gerenciar contratos. Com o uso de softwares de gerenciamento de fluxos, é possível acompanhar contratos, transações e faturas associadas em um único lugar, o que garante acesso a dados relevantes de maneira integrada.
Com ferramentas como o Qntrl, é possível ter mais controle da negociação e revisão de cláusulas, além de realizar processos com mais transparência para todas as partes interessadas, otimizando tempo e custos financeiros para as equipes.
Em resumo, o gerenciamento de contratos é uma estratégia fundamental para que as empresas possam atuar com mais eficácia e produtividade, respaldadas por documentos que detalham demandas e obrigações das partes envolvidas.
Gerenciar esses acordos de forma eficiente pode trazer ainda mais rentabilidade e organização e, com o uso de ferramentas digitais, é possível potencializar ainda mais os bons resultados desse processo.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
