Eficiência é uma palavra forte e tão usada nas empresas que até assusta. A gente entende que ela tem uma aura positiva e, ao mesmo, tempo, ficou tão batida que dá até ranço em algumas pessoas (assim como palavras do tipo "resiliência" e "sentimento de dono"). Mas chega disso, que a palavra é boa!
Estamos aqui para te mostrar de forma objetiva o que é eficiência para te ajudar a entender como ser mais eficiente sem ter que virar refém do trabalho. Já dissemos por aqui antes e repetimos: tem a ver com a forma de fazer as coisas e não com dedicar um número de horas insalubre ao negócio, combinado?
O que é eficiência em uma empresa?
Olhando para o que nos interessa dentro de uma empresa, temos duas aplicações encontradas no conceito de eficiência segundo o dicionário de Michaelis:
- 1. Capacidade de realizar bem um trabalho ou desempenhar adequadamente uma função; aptidão, capacidade, competência.
- 2. Atributo ou condição do que é produtivo; desempenho, produtividade, rendimento.
Por que começar com a definição do que é eficiência a partir do dicionário? Simples: para a gente entender junto aqui que eficiência é simplesmente realizar bem um trabalho, com rendimento apropriado e sem desperdício de tempo.
Quando você entende que ser eficiente tem a ver com usar bem seu tempo, evitar erros bobos e entregar algo adequado, fica menos intimidador, né? Não se trata de ser o primeiro da fila nem de viver em competição, mas de fazer bem sua parte.
Exemplos de eficiência
Se achou a definição ainda muito abstrata, vamos te explicar com exemplos de eficiência para ilustrar - e você vai ver como é algo simples.
Entregar as tarefas no prazo
Isso é um exemplo de eficiência. Basicamente, é você se planejar e se organizar para fazer o que precisa ser feito dentro do tempo esperado. Isso é eficiente porque mostra que você rende de forma adequada, tem capacidade para fazer o que é pedido.
Leia mais - temos dicas para ajudas na organização da rotina de trabalho aqui
Concluir as tarefas sem erros (ou com poucos erros)
Sem erros, nem sempre é possível - afinal, somos humanos. A ineficiência está em cometer sempre o mesmo erro. Uma entrega com uma qualidade dentro do esperado e com um mínimo de erros (só aqueles que não poderiam ser previstos) ainda é eficiente.
Entender seu jeito de trabalhar e usar a seu favor
Tem gente que rende melhor à tarde, tem quem seja um foguete logo cedo. Entenda como você funciona, em qual horário você faz algo melhor, e tente adaptar sua agenda de trabalho a isso. Suas entregas serão, por consequência, mais rápidas e praticamente sem erros por conta disso.
Diferenças entre eficiência, eficácia e produtividade
Agora que passamos pelo conceito e exemplos de eficiência, vamos dar um passo adiante e te contar como ela se diferencia de eficácia ou de produtividade, porque esses três conceitos são tão usados de forma próxima que dá para se confundir, né?
Como vimos, eficiência é basicamente fazer as coisas do melhor jeito possível, dentro do esperado, para poder produzir com tempo e recursos adequados (sem desperdício), usando o melhor das suas habilidades.
Já eficácia cobre outro lado: ela não olha para o tempo, para recursos usados, mas para a qualidade, para o atingimento da meta. Ou seja, o time eficaz entrega com qualidade e alcança o resultado.
Produtividade é algo que já exploramos aqui em vários posts - tem relação tanto com a quantidade quanto com a qualidade da entrega. Ter produtividade é entregar o máximo possível, com qualidade, dentro do tempo esperado, com uso adequado de recursos. Uma espécia de junção de eficiência e eficácia.
6 formas de aumentar a eficiência no trabalho
Nosso foco aqui é aumentar a eficiência no trabalho, mas você vai notar que esses passos também vão ajudar você a ter mais eficácia e produtividade. Confira:
- 1. Estabeleça/conheça os processos
Todas as tarefas repetidas do trabalho precisam ter um passo a passo claro, um jeito de fazer. Parte do tempo desperdiçado em empresas é justamente procurando quem faz ou como faz. Com processos claros e mapeados para a equipe toda ver, isso é evitado.
- 2. Dê significado às tarefas conectando-as às metas
Nenhuma empresa vive só de processos. As tarefas e os passo-a-passos precisam ter sentido - nada de "sempre fizemos assim". Por isso, conectar o que está sendo feito com as metas e objetivos da empresas ajuda a dar significado.
Para a gestão, é a clareza de que aquela tarefa é necessária. Para quem executa, é a certeza de estar fazendo algo que importa - e isso é um grande motivador.
- 3. Aumente a interação entre as equipes e a comunicação
Processos e objetivos claros são um excelente começo, agora vamos colocar todo mundo para se falar. Isso ajuda as pessoas a terem visibilidade dos processos, transparência na operação e conhecimento de causa. Evita erros e melhorar qualidade.
- 4. Diminua interrupções e encoraje reuniões curtas
Sim, as pessoas precisam interagir, mas uma semana lotada de reuniões para debater o que vai ser feito significa que ninguém está fazendo. Aí, na hora de fazer, é a correria, um deus nos acuda, e os erros vêm. Comunicação, sim - mas dentro do que é necessário.
- 5. Promova o fazer de uma tarefa por vez
É um erro comum achar que as pessoas fazem múltiplas tarefas por vez, e essa "qualidade" acaba sendo pedida até em descritivos de empregos.
Só que, na verdade, o que fazemos é pular de uma tarefa para a outra, perdendo concentração e velocidade - levando a erros e atrasos. Uma tarefa por vez é o pulo do gato mais simples para ter mais eficiência.
- 6. Reveja seus processos
É essencial conhecer seus processos e, de tempos em tempos, revisar cada um deles para entender se todos os passos previstos ainda fazem sentido ou se há alguma nova orientação a acrescentar. Isso ajuda a manter a eficiência.
A gente conversou por aqui sobre a importância de ter seus processos mapeados sempre e, se precisar de ajuda nesse ponto em especial, venha ver como Qntrl funciona.
Agora, que tal compartilhar esse post para ajudar mais gente a entender como aumentar a eficiência no trabalho?
