No ambiente corporativo acelerado de hoje, o uso de fluxos de trabalho e automatizações virou um recurso crítico para empresas de todos os tamanhos.
As equipes podem aumentar a produtividade, minimizar erros e simplificar as operações de negócios usando a automação do fluxo de trabalho; 83% dos líderes de TI concordam com isso de acordo com este estudo.
Escolher o melhor software de automação de fluxo de trabalho para sua empresa pode ser difícil, porque há muitas opções disponíveis. Este artigo ajuda você a selecionar a plataforma de workflows ideal para sua empresa.
Entendendo a automação do fluxo de trabalho
Quando você tem um fluxo de trabalho bem montado e colocado em ambiente digital, é possível acompanhar os processos da equipe e entender o que não precisa de inteligência humana para ser feito - tarefas repetitivas que a gente faz “no automático”. É aí que a automatização entra quando falamos de fluxos.
Automatizar processos repetitivos e manuais dentro de um sistema de negócios é chamado de automação de fluxo de trabalho.
Ao automatizar ações repetidas que tradicionalmente são feitas manualmente, é possível aumentar a produtividade, eliminar erros e agilizar processos. Vários procedimentos, incluindo entrada de dados, aprovação de documentos e delegação de trabalho, podem ser automatizados com essa tecnologia.
Existem vários recursos principais do software de automação de fluxo de trabalho a serem considerados ao avaliar diferentes opções. Esses recursos incluem:
- Projetar workflows ou fluxos de trabalho: Ajuda a criar fluxos de trabalho personalizados que correspondam às suas necessidades comerciais específicas.
- Automatização de processos de negócios: Automatizando tarefas repetitivas e reduzindo a entrada manual de dados.
- Colaboração entre equipes: Usado para compartilhar informações e se comunicar com os membros da equipe em tempo real.
- Relatórios e análises: Acompanhamento do progresso do fluxo de trabalho para identificar áreas para melhoria.
- Integração: A capacidade de integrar a plataforma de fluxos de trabalho com outras ferramentas e sistemas de software, como CRM e ERP.
No geral, a automação do fluxo de trabalho pode ajudar equipes e até toda a empresa a otimizar processos de negócios, reduzir custos e melhorar a produtividade, mas como escolher uma plataforma ideal para o seu negócio?
Questões a considerar para escolher um software de automação de fluxo de trabalho
Antes de escolher um software de automação de fluxo de trabalho para sua companhia, há várias perguntas importantes que você deve fazer para garantir a seleção da melhor opção para suas necessidades.
1. Quais processos de negócios específicos quero organizar?
É essencial identificar os processos que você precisa acompanhar e pretende automatizar para determinar se o software oferece suporte para eles.
2. Dá para personalizar a plataforma?
Cada empresa tem necessidades únicas, por isso é crucial selecionar uma plataforma de automação de fluxo de trabalho que possa ser personalizada para atender aos seus requisitos.
3. Esse software oferece integração com outras ferramentas?
A integração com outras ferramentas de software, como sistemas de CRM e ERP, pode ser importante para garantir que seus fluxos de trabalho sejam eficientes e eficazes.
4. É fácil de usar o software de fluxos de trabalho?
A facilidade de uso é essencial, especialmente para as pessoas da equipe que vão usar o software diariamente. Não dá para ter um recurso que ninguém sabe usar - a ideia de deixar o trabalho mais produtivo cai por terra.
5. Que nível de suporte é fornecido?
É crucial selecionar um software de automação de fluxo de trabalho que forneça suporte adequado para ajudar você e o time tirar o máximo proveito da plataforma e resolver qualquer problema que surgir.
Como escolher a plataforma de workflows certo para o seu negócio em 6 passos simples
Passo 1: Identifique as necessidades do seu negócio
Antes de avaliar qualquer software, é essencial identificar os pontos problemáticos específicos que você está tentando resolver.
Converse com sua equipe e partes interessadas para entender as áreas que precisam ser melhoradas e os resultados que você espera alcançar com um software de gerenciamento de fluxo de trabalho. Isso ajuda a escolher uma ferramenta que atenda aos requisitos exclusivos da empresa.
Passo 2: Determine um orçamento
Considere o orçamento disponível para um software de gerenciamento de fluxo de trabalho e identifique os recursos essenciais necessários para atender às suas necessidades.
Algumas plataformas podem vir com recursos avançados que você talvez não precise, por isso, é essencial avaliar o que realmente é preciso ter.
Passo 3: Avalie os recursos do software
Pesquise os recursos que se alinham ao que seu time precisa e priorize aqueles que são críticos para o sucesso da empresa. É essencial garantir que o software selecionado inclua recursos que atendam às suas necessidades específicas, como gerenciamento de tarefas, automação, geração de relatórios e apoio à colaboração.
Passo 4: Entenda as opções de integração
Determine se o software de gerenciamento de fluxo de trabalho que você está considerando pode se integrar a outros sistemas usados em sua organização. As integrações podem ajudar a otimizar seu fluxo de trabalho e eliminar a necessidade de entrada manual de dados, economizando tempo e reduzindo o risco de erros.
Passo 5: Peça demonstrações e aproveite períodos de teste
Para ter certeza de que a plataforma para gerenciar fluxo de trabalho atende às suas necessidades e vai ajudar nos aos objetivos da equipe, peça demonstrações e períodos de avaliação. Isso permite que você compreenda bem como funciona o software e se ele vai mesmo apoiar o trabalho.
Passo 6: Compare preços
Depois de avaliar suas opções, compare o preço de cada software de gerenciamento de fluxo de trabalho. Considere os custos de longo prazo, como assinaturas mensais ou anuais e taxas adicionais para integrações, personalização ou suporte.
Também é essencial considerar o retorno sobre o investimento (ROI) do software e como ele pode impactar os resultados da sua organização.
Por que escolher a plataforma certa para seus fluxos de trabalho?
Selecionar o melhor software de automatização de fluxo de trabalho para suaempresa é uma escolha crucial que afeta a eficácia, a produtividade e a lucratividade de sua organização.
Para escolher o melhor software, é crucial olhar para as características do software, levar em conta as opções de integração, avaliar especificamente suas demandas, definir um orçamento, solicitar demos e períodos de teste e comparar preços.
Esses métodos vão otimizar os processos de negócios, ajudar a reduzir erros e melhorar o trabalho em equipe e a comunicação. Com um bom software de automação de fluxo de trabalho, você pode avançar em seus negócios e atingir seus objetivos com mais rapidez e eficiência.
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