Enquanto alguns gestores avaliam a produtividade calculando o tempo dedicado pelas equipes no trabalho, outros acham que o mais importante é número de tarefas realizadas. No entanto, bons níveis de produtividade envolvem muito mais que isso.
Há alguns anos, era seguro dizer que recompensar os colaboradores significava mais produtividade e lealdade. Mas, hoje em dia, as lideranças têm de se esforçar ainda mais não só para manter viva a motivação das suas equipes, mas também para reter os melhores talentos.
Para compreender melhor esse fenômeno, comecei a conversar com gestores que trabalham em diferentes verticais para conhecer as principais questões que parecem ameaçar a produtividade. Primeiro, vou começar explicando os principais problemas.
Uma coisa de que muitos gestores reclamam constantemente é a falta de procedimentos. Em outras palavras: falta de padronização e processos bem definidos!
Como a maioria das coisas na vida, toda tarefa precisa de uma fórmula. Simplificando: uma maneira estabelecida de fazer as atividades diárias torna mais fácil cumprir uma tarefa sem que isso se torne um pesadelo operacional.
Ou seja, tudo se resume a regras para cada processo – por exemplo, uma sequência definida de tarefas ou procedimentos a serem seguidos pelos colaboradores em todos os momentos da jornada diária de trabalho.
O segundo problema popular era a monotonia. Todos concordamos que tarefas repetitivas que podem ser realizadas por qualquer pessoa não são particularmente gratificantes. Certo? E isso pode ser ignorado? Não!
De alguma forma, essas tarefas monótonas e repetitivas têm de ser realizadas – e muitos gestores sentem que esta é a principal razão pela qual os funcionários acabam desinteressados no trabalho.
Os dois primeiros eu tinha uma ideia, mas o terceiro problema chamou minha atenção. Alguns disseram: “minha empresa, em termos de tecnologia, vive no passado”. Embora a falta de tecnologia seja um problema sério, os obstáculos não param por aí. A lista continua: falta de comunicação, planejamento, gerenciamento de tempo e muito mais.
Você pode perguntar: existe alguma maneira prática de resolver ou reduzir essas dificuldades? Sim! Softwares de BPM como o Qntrl auxiliam nas operações para que seus colaboradores possam mudar o foco de tarefas repetitivas para projetos que agregam mais valor aos seus resultados da empresa.
Uma pesquisa revelou que 74% dos líderes empresariais acreditam que segmentos do seu trabalho poderiam ser automatizados. Por isso, vamos ver como a automação do fluxo de trabalho pode aumentar a produtividade e a eficiência nas organizações.
Melhorando a padronização
Ao usar a automação de processos, cada etapa, cada ação, enfim, tudo fica bem documentado. Portanto, fica claro quais atividades devem ser executadas.
Além disso, tarefas complexas são simplificadas quando regras predefinidas são obrigatórias. Digamos, por exemplo, que se os seus processos financeiros operam sem diretrizes, tudo o que você pode esperar é o caos.
A alternativa é ter um blueprint que defina como as tarefas fluem, quem faz as atribuições e responsabilidades, quando as aprovações são dadas e as tarefas estão prontas para serem encerradas. Dessa forma, não há confusão e todos na equipe sabem exatamente o que, quando e como as coisas devem ser feitas.
Mais automação, mais tempo e produtividade
A automação ajuda a reduzir o trabalho manual e a automatizar tarefas rotineiras e repetitivas. Na verdade, 70% dos executivos empresariais afirmam que a automatização de processos poderia poupar até 30 horas de trabalho por mês, enquanto mais de 80% acreditam que os trabalhadores poderiam economizar 60 horas mensalmente.
Vamos para um exemplo prático: a entrada de dados em formulários. Os formulários preenchidos automaticamente são completados com dados de bancos de dados conectados. Esses dados são validados automaticamente para garantir mais mais precisão. Isto não só facilita o preenchimento de formulários, mas também, elimina atrasos causados pelo envio de documentos imprecisos e retrabalho.
Melhor uso da tecnologia
O uso eficiente da tecnologia não apenas acelera as operações, mas também reduz as despesas e aumenta a escalabilidade do fluxo de trabalho. Aqui estão alguns dos benefícios a tecnologia de automação de fluxo de trabalho traz para a sua empresa:
Reduza erros
Os computadores superam os humanos na identificação e correção de erros. Com a automação, problemas como falta de informações, entradas incorretas e cálculos complexos são solucionados de maneira mais rápida e precisa. Isso resulta em processos mais confiáveis e eficientes.
Gerencie múltiplas tarefas
Centralize tudo: seja na integração com novos funcionários, lidar com necessidades de TI, realizar pesquisas internas, solicitar material de marketing ou autorizar reembolsos de viagens.
Aumente a transparência e o controle
O aumento da comunicação entre colaboradores de diferentes departamentos reduz gargalos e aumenta a eficiência. A digitalização e o mapeamento de tarefas abrem espaço para controle completo sobre as atividades e beneficia as lideranças no gerenciamento do trabalho como um todo. Com um sistema instalado, você pode não apenas criar, atribuir, executar e gerenciar tarefas, mas também analisar continuamente o desempenho e o crescimento da organização.
Acesse e monitore com dados precisos
Integre seus sistemas corporativos e ferramentas internas com software de automação de processos para acessar e gerenciar dados sem esforço. Inclua dashboards, calendários, calculadoras, análises de métricas e KPI além de outras ferramentas que podem ser disponibilizadas para uma operação eficiente.
Garantir a produtividade é um diferencial competitivo para sustentar o crescimento no mercado de hoje – e é essencial usar a tecnologia mais recente para isso. Muitas pesquisas que analisam a produtividade e a contribuição da automação de processos provaram repetidamente que a produtividade aumenta quando um bom software de automação de fluxo de trabalho está instalado.
Isso significa que os colaboradores se tornam mais responsáveis e os gestores mais informados, garantindo que as tarefas sejam cumpridas sem estresse.
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