Quando falamos de uma empresa, independentemente do tamanho ou da fase em que está, ter organização para lidar com as finanças é um dos principais fatores para a longevidade do negócio— e garantir que o funcionamento ocorra de forma saudável e estratégica.
É por isso que ter atenção às tarefas do setor financeiro pode refletir em melhorias não só na situação econômica, como também na organização dessa empresa e na sua relação com clientes e fornecedores. Mas como fazer isso?
A criação e o mapeamento de processos dentro do setor para ter mais controle do fluxo de caixa é uma tarefa valiosa, já que possibilita o aumento da visibilidade do que está sendo gasto para times e colaboradores que precisam ter acesso às informações de uma maneira clara e concisa.
Num primeiro momento, essa missão pode parecer difícil, mas, na verdade, complexo mesmo é ter lidar com as consequências da falta de processos, o que pode gerar descontrole financeiro, endividamento e dificultar a relação com clientes ou fornecedores.
Nesse artigo, vamos entender melhor como mapear processos no setor financeiro de uma empresa, quais são os outros benefícios dessa atividade e, claro, como aplicar a teoria no dia a dia para melhorar o desempenho de toda a empresa. Vamos lá?
O que são processos financeiros?
Seja uma microempresas ou uma grande corporação, todas as empresas têm, no setor financeiro, uma parte fundamental para o seu funcionamento. É essa a área responsável por controlar as entradas e saídas e manter o equilíbrio do fluxo de caixa, garantindo, por meio de monitoramento, o funcionamento da empresa a longo prazo.
A seguir, listamos alguns dos principais processos que existem dentro do setor financeiro de uma empresa. A depender do tamanho e do segmento da instituição, eles podem ser executados por um ou mais times, mas todos eles têm um papel essencial no desenvolvimento e manutenção do negócio. Confira:
Contas a pagar e contas a receber
As contas a pagar e as contas a receber são dois dos vários dos processos inseridos no setor financeiro e tratam, respectivamente, do pagamento de despesas e do recebimento de valores.
Captação e aplicação de recursos
Enquanto a captação é a busca por capital de investidores – seja para expandir o negócio, para potencializar os resultados que já são entregues ou para obter capital de giro, a aplicação dos recursos é a possibilidade de investir nesses fundos para gerar rendimentos para o negócio.
Faturamento
O faturamento também é uma parte importante para muitas companhias, já que também é preciso emitir notas fiscais para clientes ou fornecedores. A depender da indústria, esse setor também precisa administrar estoques de produtos ou de insumos para fazer novos pedidos.
Gestão de cobrança
Em casos de inadimplência de clientes, esse setor é responsável pelo contato e pelo recolhimento de valores que não foram pagos dentro do prazo estipulado.
Gestão orçamentária
É esse o setor responsável pela adaptação de despesas, trocando fornecedores ou ajustando os gastos da empresa para que essas saídas estejam de acordo com a realidade do orçamento disponível, sem colocar em risco o funcionamento da empresa a longo prazo.
Por que é importante mapear processos financeiros?
Todas as áreas mencionadas têm características e fluxos de trabalho minuciosos, que precisam de atenção aos mínimos detalhes e muita organização para que funcionem como se espera.
Na prática, estamos falando de números, planilhas e relatórios, mas o que está em jogo mesmo é a possibilidade de honrar com despesas existentes e de pensar num futuro em que há chances concretas para expandir o negócio.
Dessa forma, é preciso ter uma visão macro de tudo o que envolve o setor, e lançar mão de ferramentas de trabalho que vão potencializar os resultados esperados é algo que acaba se tornando fundamental.
Além do aumento da visibilidade e da organização do setor financeiro, há outras vantagens no mapeamento de processos dessa área:
Tomada estratégica de decisões
Ter a visão do processo como um todo é uma ajuda e tanto na hora de entender o contexto em que a empresa está inserida e definir quais serão os próximos passos. Com os dados como aliados para respaldar qualquer decisão, as chances de seguir por um caminho próspero aumentam.
Melhora na relação com clientes e fornecedores
Com mais visibilidade para as partes envolvidas, é possível construir uma relação de confiança que pode significar o fechamento de novos contratos e parcerias no futuro.
Crescimento sustentável da empresa
Essa é uma consequência direta do funcionamento eficaz do setor financeiro. Com os processos mapeados e com as chances de erro reduzidas, o caminho do negócio fica cada vez mais próspero.
Como mapear esses processos?
Agora que já entendemos o que são esses processos e qual a importância de mapeá-los, vamos conhecer o passo a passo de como é possível fazer essa estruturação para garantir que o trabalho vai ser executado de forma mais efetiva, dando menos margem para erros e obstáculos. Confira:
1. Avaliar o cenário atual
Como em qualquer outro processo de melhoria, é preciso, antes de tudo, entender qual a situação atual da empresa para ter uma noção de quais são os processos financeiros executados na empresa, quantas pessoas estão envolvidas e qual o grau de importância para alcançar os resultados esperados, por exemplo. Esse "raio-x" é essencial para alcançar melhores resultados no futuro.
2. Identificar oportunidades de melhoria
Durante a primeira etapa do mapeamento, é possível identificar etapas do processo em que há gargalos ou oportunidades de melhoria, como tarefas repetitivas que tomam mais tempo do que o necessário, por exemplo.
Por menor que pareçam esses gargalos, o impacto pode fazer uma grande diferença nos resultados alcançados pela equipe a longo prazo.
3. Utilizar um software para apoiar a gestão financeira
As ferramentas digitais, se usadas de forma correta, podem potencializar a execução dos processos.
Com um software como o Qntrl, você começca a transformação digital na área de finanças: é possível ter mais controle, visibilidade e automatizar processos, economizando o tempo das equipes e fazendo com que o time esteja focado em atividades que requerem mais atenção.
A possibilidade de criar fluxos de trabalho de acordo com as demandas da sua empresa é mais uma vantagem dessa ferramenta, fazendo com que o software se adapte exatamente às demandas existentes.
4. Testar os processos
Ao criar os novos fluxos com as melhorias implementadas, é importante testar para confirmar se a nova estratégia é realmente eficaz e atende às demandas dos times envolvidos.
5. Analisar os resultados
Depois de testar os processos, é importante checar se eles realmente funcionam. A tecnologia também é uma aliada útil nessa etapa, já que os softwares de gestão financeira podem gerar relatórios de forma automatizada, facilitando o trabalho dos times e gerando uma economia de tempo e recursos humanos e financeiros.
6. Ter base para melhoria contínua
Um processo nunca está totalmente pronto. Com as constantes mudanças dentro de empresas e no mercado de trabalho, é possível que a empresa precise se adaptar às novas realidades, o que leva à necessidade de implementar melhorias contínuas nos processos financeiros.
Viu só como é importante ter um setor financeiro funcionando de forma organizada e eficiente? E com a tecnologia trabalhando a favor, é muito mais fácil chegar aos resultados esperados pela empresa, reduzindo erros, otimizando o trabalho de cada um dos processos e, inclusive, colocando em prática planos de expansão.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
