Contabilidade e automação: como tornar a rotina do seu escritório mais organizada e produtiva

Com o avanço das tecnologias e softwares especializados, os escritórios contábeis estão encontrando maneiras mais eficientes de gerenciar grandes volumes de dados, aumentar a produtividade e reduzir a margem de erro.

Nesse cenário, automatizar processos não só melhora a qualidade dos serviços prestados, como também proporciona maior tranquilidade para os contadores, que podem se concentrar em atividades mais estratégicas e analíticas. Continue lendo para saber mais. 

Desafios da rotina contábil

A rotina de um contador é repleta de desafios que exigem precisão, agilidade e constante atualização. A gestão de grandes volumes de informações financeiras, o cumprimento de prazos rigorosos e a adaptação a frequentes mudanças na legislação são apenas algumas das responsabilidades diárias. 

Além disso, o alto fluxo de dados a ser processado manualmente aumenta o risco de erros, retrabalho e inconsistências nos registros contábeis. Sem uma estrutura organizacional eficiente e ferramentas adequadas, essas dificuldades podem comprometer a produtividade, gerar atrasos, impactar a comunicação com clientes e, em casos mais graves, resultar em penalidades fiscais e perda de credibilidade no mercado.

Por que automatizar os processos contábeis?

A rotina contábil é repleta de tarefas repetitivas, prazos apertados e alto volume de dados, o que pode gerar erros e retrabalho. A automação dos processos financeiros e contábeis ajuda a superar esses desafios, trazendo mais eficiência e segurança. Aqui estão alguns dos principais problemas que podem ser resolvidos com automação:

Erros manuais e retrabalho: a automação reduz a necessidade de digitação manual, minimizando falhas em lançamentos contábeis, cálculos de impostos e reconciliações bancárias.

Controle de prazos fiscais e tributários: sistemas automatizados enviam alertas e executam cálculos automaticamente, garantindo que as obrigações fiscais sejam cumpridas sem atrasos.

Gestão de documentos e compliance: a digitalização e organização automática de notas fiscais, contratos e relatórios facilita auditorias e garante conformidade com normas regulatórias.

Fechamento contábil mais ágil: com a automação, a integração de dados financeiros e contábeis é feita em tempo real, permitindo fechamentos mais rápidos e precisos.

Atendimento estratégico ao cliente: ao eliminar tarefas operacionais manuais, os contadores podem se dedicar a análises e consultorias estratégicas para seus clientes.

Benefícios da automação de processos contábeis 

1 - Aumento da produtividade

Permite que tarefas repetitivas e demoradas, como a entrada de dados ou a reconciliação de contas, sejam realizadas de maneira automática, liberando tempo para que os contadores possam focar em atividades mais analíticas e estratégicas. Com a redução da carga operacional, os profissionais têm a oportunidade de agregar mais valor ao negócio, contribuindo para decisões financeiras mais precisas e bem fundamentadas.

2 - Redução de erros
Os erros manuais são uma das maiores preocupações dos contadores. Um único erro em um cálculo pode resultar em problemas significativos, como multas ou relatórios incorretos. Ao automatizar processos, como a reconciliação de dados ou a geração de relatórios fiscais, o risco de erros humanos diminui drasticamente, aumentando a confiabilidade das informações.

3 - Melhoria da qualidade
Além de reduzir os erros, a automação permite uma padronização dos processos, o que resulta em uma maior qualidade dos serviços prestados. Com procedimentos automatizados, todos os dados são processados da mesma forma, garantindo consistência e permitindo que a equipe trabalhe com informações mais organizadas e confiáveis.

4 - Satisfação do cliente
Quando os processos são mais rápidos e eficientes, o cliente é beneficiado diretamente, possibilitando uma resposta mais ágil às demandas, melhorando a comunicação com os clientes e a entrega de relatórios ou documentos importantes, o que resulta em uma maior satisfação e fidelização.

Como mapear os processos contábeis?

Independente do tamanho do escritório de contabilidade, mapear os processos contábeis é o ponto de partida para identificar gargalos, melhorar a eficiência e garantir conformidade com as normas fiscais. Aqui está um passo a passo para fazer isso de forma eficaz:

Passo 1 - Definir os objetivos do mapeamento
Antes de começar, é importante estabelecer os objetivos: reduzir erros, otimizar prazos, melhorar a comunicação ou garantir compliance? Isso ajudará a direcionar o trabalho.

Passo 2 - Levantar e documentar todos os processos
Liste todas as atividades contábeis, desde o registro de transações até o fechamento fiscal. 

Exemplos incluem:
Recebimento e lançamento de notas fiscais;
Controle de contas a pagar e a receber;
Cálculo e pagamento de impostos;
Fechamento contábil e elaboração de demonstrações financeiras.

Passo 3 - Identificar responsáveis e ferramentas utilizadas
Para cada processo, registre: Quem é responsável por cada etapa? Quais sistemas e ferramentas são usados (planilhas, ERPs, softwares contábeis)? Quais são os prazos envolvidos?

Passo 4 - Mapear fluxos e identificar gargalos
Crie um fluxograma ou uma descrição detalhada do fluxo de cada processo, destacando onde ocorrem atrasos, retrabalho e riscos de erro. Isso ajuda a visualizar oportunidades de melhoria.

Passo 5 -  Automatizar e padronizar processos
Após a análise, implemente automações para reduzir tarefas manuais, padronize documentos e crie checklists para garantir a consistência das operações.

Passo 6 - Monitorar e otimizar continuamente
O mapeamento não é um processo estático! Faça revisões periódicas, ajuste fluxos e adote novas tecnologias para aprimorar a eficiência da equipe contábil.

Escolha a ferramenta certa para automação de processos contábeis

Além de garantir segurança de dados e conformidade, dois pilares essenciais na contabilidade moderna, o Qntrl, ferramenta avançada de BPM, oferece uma solução robusta para automatizar e organizar processos repetitivos, permitindo que os contadores se concentrem em atividades mais estratégicas. 

A plataforma facilita o controle de fluxos de trabalho, como a emissão de notas fiscais, o processamento de relatórios e a gestão de documentos. Com integrações nativas e APIs, é possível conectar sistemas financeiros e bancários, garantindo uma visão centralizada de todas as operações contábeis.

Integrando, implementando a automatizando

Integrações
A integração entre diferentes softwares é fundamental para otimizar o fluxo de trabalho contábil. Por exemplo, integrar o software de gestão contábil com o sistema bancário ou de faturamento permite que as informações sejam atualizadas automaticamente, sem a necessidade de intervenção humana, reduzindo o retrabalho.

Começando com um processo de cada vez
Para garantir uma implementação bem-sucedida, é recomendável iniciar a automação de forma gradual, priorizando os processos mais simples. Isso permite que a equipe se adapte às novas ferramentas e que os resultados possam ser monitorados com mais clareza.

Treinamento da equipe
Automatizar processos exige que os funcionários estejam preparados para utilizar as novas tecnologias. O treinamento da equipe é essencial para garantir que todos compreendam as mudanças e saibam utilizar as ferramentas da melhor forma possível.
 

4 exemplos práticos de automação em contabilidade

Lançamentos contábeis
Automatizar a importação de dados bancários e a extração de informações de documentos fiscais pode reduzir significativamente o tempo gasto nessas tarefas.

Emissão de notas fiscais
A criação de modelos pré-configurados de notas fiscais permite a automação do preenchimento de dados, o que acelera o processo de emissão e reduz erros.

Gestão de documentos
A digitalização e o armazenamento de documentos na nuvem facilitam o acesso e a organização de informações, além de garantir maior segurança e conformidade com as normas fiscais.

Relatórios contábeis
A geração automatizada de relatórios financeiros permite que os contadores entreguem informações atualizadas e precisas aos clientes em um curto espaço de tempo.

E lembre-se: automatizar processos contábeis oferece inúmeros benefícios para os contadores e seus clientes, desde o aumento da produtividade até a redução de erros e a melhoria na qualidade dos serviços. 

Escritórios contábeis que adotam a automação conseguem se destacar no mercado, oferecendo serviços mais eficientes e de maior valor agregado. Agora é o momento de dar o primeiro passo para transformar a maneira como o seu escritório opera: peça uma demonstração gratuita e veja como o Qntrl ajuda o seu escritório nesse processo.