Você já teve uma ideia incrível ou um projeto ambicioso que não conseguiu tirar do papel por falta de planejamento? Se sim, você não está sozinho. Muitas pessoas enfrentam esse desafio dentro das empresas, mas a boa notícia é que um plano de ação pode ajudar a transformar projetos em ações tangíveis para alcançar seus objetivos.
Sem um plano de ação, fica difícil mapear cada etapa de um novo projeto - e o que realmente precisa ser feito para garantir que nenhuma tarefa fique para trás. Neste artigo, vamos explorar como um bom plano de ação auxilia a sua empresa a mapear processos e traduzir ideias em estratégias concretas para o desenvolvimento de um novo projeto.
O que é um plano de ação?
Um plano de ação pode ser descrito como um roteiro a ser seguido para transformar uma ideia em ações específicas. É um planejamento detalhado que descreve o que precisa ser feito, por quem, quando e como.
Ao criar um plano de ação, você está planejando um passo a passo para organizar as tarefas, garantir as informações e recursos necessários para atingir seus objetivos, mantendo assim, as equipes no caminho certo dentro das estratégias previstas.
É por isso que em um plano de ação não pode faltar:
- Uma descrição bem definida das metas a serem alcançadas;
- Detalhamento das etapas e tarefas que precisam ser realizadas concretizar estes objetivos;
- Pessoas ou equipes que serão responsáveis por cada ação ou tarefa prevista;
- Cronograma de quando cada uma destas ações serão concluídas (prazos e marcos);
- Recursos necessários para executar o projeto;
- Métricas e KPIs para avaliar o progresso dos trabalhos.
Minha empresa precisa de um plano de ação?
Muitas vezes, as lideranças das empresas não dedicam muito tempo ao desenvolvimento de um plano de ação antes de começar um novo projeto. Como consequência, ideias boas acabam fracassando por falta de estratégia ou de um simples checklist.
Por isso, um plano de ação se torna necessário nas organizações que desejam se preparar para obstáculos futuros, estruturando processos essenciais para aumentar a produtividade e manter o foco das equipes.
Na prática, existem diversos tipos de plano de ação: empresarial, de marketing, de vendas, de projetos e até mesmo para a conquista de uma meta pessoal. No entanto, independentemente do tipo e das características de um plano, esta dinâmica de criação, desenvolvimento e execução na gestão de projetos é importante para:
Transformar ideias em realidade: afinal, um objetivo sem um plano é apenas um desejo. Um plano de ação reproduz seus sonhos em tarefas concretas, tornando ideias em algo concreto e realizável;
Oferecer uma direção clara: o plano de ação ajuda a manter o foco nas tarefas essenciais para concretizar seus objetivos, evitando ações desnecessárias e distrações;
Diminuir erros: um plano também gera um fluxo de trabalho orientado por metas, reduzindo assim possibilidade de erros e até mesmo de esquecer tarefas importantes ao longo do caminho;
Garantir mais visibilidade: com um plano, você tem toda a visibilidade necessária para trabalhar em um projeto, medir o progresso e fazer os ajustes necessários para ter sucesso a longo prazo;
Aumentar a motivação das equipes: um plano de ação com objetivos claros e bem dá ainda mais motivação para as equipes se engajarem e se comprometerem durante todo o projeto.
Métodos e ferramentas para criar um plano de ação
Existem vários métodos e ferramentas disponíveis para ajudar a sua empresa a criar e implementar um plano de ação, entre eles:
1) 5W2H
O termo "5W2H" é uma ferramenta utilizada para estruturar ações e planos de forma detalhada. Cada letra ou número representa uma pergunta-chave que ajuda a definir as etapas necessárias para a execução de um projeto ou ação.
Aqui está o significado de cada elemento do 5W2H:
What (O quê): descrição da tarefa ou ação. Determina qual é o objetivo ou a atividade principal do plano.
Why (Por que): motivos e razões por trás da realização da ação. Ajuda a estabelecer os propósitos e objetivos que justificam a tarefa.
Where (Onde): localização ou local onde a ação será executada. Importante para definir o contexto e o ambiente em que a tarefa ocorrerá.
When (Quando): prazo ou o momento em que a ação deve ser realizada. Estabelece um cronograma ou data limite para a execução.
Who (Quem): o responsável por realizar a ação. Identifica as pessoas ou equipes envolvidas na tarefa.
How (Como): métodos e os processos necessários para executar a ação. Detalha a maneira de realização.
How much (Quanto): recursos financeiros, materiais ou custos associados à ação. Ajuda a quantificar os recursos necessários.
2) Ciclo PDCA
O PDCA é uma metodologia de gestão que visa melhorar processos e resolver problemas. As quatro letras representam, na prática, as quatro fases do ciclo:
Plan (Planejar): identificar e analisar o problema ou processo que deseja melhorar, com a definição de metas e objetivos, estabelecimento de indicadores de desempenho e elaboração de um plano detalhado para a implementação das mudanças.
Do (Fazer): executar o plano elaborado na fase de planejamento, implementar as mudanças ou melhorias, realizar testes e coletar dados relevantes.
Check (Verificar): avaliar os resultados, comparando os dados coletados na fase de execução com as metas e indicadores pré-definidos na fase de planejamento.
Act (Agir): tomar decisões com base na análise dos resultados. Assim, se os resultados são positivos, pode ser a hora de padronizar e consolidar as mudanças. Se os resultados não atenderem às expectativas, é necessário agir para aprimorar o processo.
3) Ferramentas tecnológicas
Com o uso da tecnologia, é possível ter mais visibilidade de todos os fluxos de trabalho e processos que integram o plano de ação. Uma ferramenta low-code como o Qntrl, por exemplo, traz recursos na medida certa para automatizar tarefas repetitivas e simplificar cada etapa do planejamento.
O Qntrl auxilia no plano de ação da sua empresa da seguinte forma:
- Deixa as rotinas de trabalho ou workflows claros para que todas as pessoas saibam o que precisam fazer para cumprir as metas e objetivos;
- Mapeia processos, conferindo mais visibilidade a todos;
- Registra cada etapa do projeto de forma simples, com atribuição de tarefas, prazos, notificações e mais;
- Favorece a colaboração e comunicação entre as equipes;
- Mantém a padronização dos processos e qualidade nas entregas;
- Identifica gargalos do projeto e pontos que precisam de melhorias;
- Garante que as exigências jurídicas e de compliance sejam sempre seguidas.
6 etapas para criar um plano de ação para a sua empresa
Aqui estão 6 etapas fundamentais que vão ajudar a criar um plano de ação para a sua empresa:
Etapa 1 - Defina seus objetivos
Seja claro e bem específico sobre o que o seu plano de ação deseja alcançar. Evite descrições vagas e que podem confundir as equipes ao longo do processo.
Etapa 2 - Liste as tarefas necessárias
Identifique as ações que precisam ser feitas para alcançar o objetivo principal. Depois, é preciso dividir em tarefas menores, com prazos realistas e gerenciáveis.
Etapa 3 - Determine as responsabilidades de cada um
A ideia aqui é envolver toda a equipe nesse processo, para que as responsabilidades sejam definidas e cada um consiga cumprir seu papel dentro do plano estratégico. Por isso, é importante especificar quem será responsável por cada tarefa, atribuindo claramente as funções para cada membro da equipe.
Etapa 4 - Defina marcos
Pense em metas intermediárias e defina marcos no plano de ação para facilitar a comunicação e o andamento das atividades. Assim, a equipe fica motivada quando cada marco é alcançado e o andamento do projeto se torna mais tangível.
Etapa 5 - Identifique os recursos necessários
Materiais, ferramentas tecnológicas, recursos humanos, orçamento e mais: é preciso reunir todos os recursos necessários e potenciais gastos para avançar com o plano de ação. Assim, será possível garantir que todos tenham em mãos o que precisam para realizar as atividades previstas no planejamento.
Etapa 6 - Não deixe de acompanhar cada detalhe de perto
Definir um cronograma é essencial, assim como métricas para que todos consigam visualizar o plano de ação de forma clara e simples. Dessa forma, é possível acompanhar o andamento das tarefas de perto e ter conhecimento do que precisa ser ajustado.
Dicas extras para um plano de ação eficaz
Em resumo, um plano de ação é vital para transformar os projetos da sua empresa em realidade. Confira, então, dicas extras para deixar seu planejamento ainda mais eficiente:
- Mantenha o plano simples e realista, ou seja, evite sobrecarregar sua equipe com tarefas impossíveis de concluir em prazos muito apertados;
- Não deixe o plano estático: revise e atualize as ações à medida que a equipe avança com as demandas;
- Celebre os marcos e pequenas vitórias ao longo do caminho;
- E lembre-se: o plano de ação é apenas o começo e que a execução é a chave para alcançar seus objetivos - e tornar suas metas uma realidade na empresa.
