Não importa a área de atuação: se você esteve ou está no mercado de trabalho, já deve ter ouvido que as suas entregas ou o seu processo podem "melhorar aqui e ali".
À primeira vista, isso pode parecer subjetivo ou difícil de aplicar, mas a otimização de processos e melhoria contínua podem ajudar você a identificar e aperfeiçoar esses pontos.
A melhoria contínua de processos é um método que consiste na análise detalhada de cada fase dos processos de uma empresa com a finalidade de identificar onde estão as oportunidades de melhoria.
Dessa forma, é possível diminuir a quantidade de erros, gargalos e qualquer outro obstáculo que atravesse o caminho dos bons resultados.
Ao ajustar a execução das atividades, também é possível aumentar as chances de alcançar resultados positivos, além de ser mais fácil atingir as expectativas do mercado (e dos consumidores, se for o caso). E esses não são os únicos benefícios!
Confira outras vantagens de aplicar processos de melhoria contínua em equipes e empresas.
- Aumento da produtividade
- Facilidade para ambientar novos membros
- Criação de um ambiente mais colaborativo
- Uso de práticas atualizadas para executar processos
- Redução de custos e de erros
- Melhoria na comunicação interna
Mas antes de arregaçar as mangas e partir para a prática, é necessário identificar as ações que precisam ser feitas para otimizar o seu trabalho. Vamos entender mais sobre isso a seguir.
Como implementar um processo de melhoria contínua
1. Destrinchar o processo
"Não basta fazer o seu melhor. Você precisa saber o que fazer e, então, fazer o seu melhor”, disse Edward Deming, considerado o mestre da melhoria contínua.
E você pode começar essa busca pelo “quê” identificando o objetivo e os passos do processo, listando as pessoas envolvidas e checando a performance das tarefas que compõem o processo para identificar se a otimização é realmente necessária.
Dessa forma, é possível seguir um dos princípios de Deming, que consiste na execução de cada passo do processo com qualidade para, assim, minimizar a chance de erros. É por isso que documentar cada passo do processo é tão importante para times e empresas. Com a documentação em dia, você pode entender os processos que eram feitos no passado e como era a execução de cada tarefa.
Com um software de gerenciamento de processos como o Qntrl como aliado, o trabalho de documentação deixa de ser tão cansativo e pode ser facilmente visto e acessado por todos os times e pessoas envolvidas no trabalho.
2. Avaliar o processo
Ao destrinchar e separar cada tarefa sua e das pessoas envolvidas, vai ficar mais fácil avaliar quais são os pontos fortes e pontos a melhorar no seu processo.
Algumas coisas podem estar sendo executadas com perfeição e não requerem mudança, mas você pode encontrar outras atividades que precisam de mais tempo, esforço do que outras — aí está a oportunidade de melhora que você buscava.
3. Testar e implementar melhorias
Chegou a hora de finalmente ajustar o seu trabalho e executar todas as mudanças necessárias para atingir seus objetivos de forma mais eficiente.
Dependendo do tipo de atividade, você pode precisar de aprovação antes de mudar alguma etapa do processo ou até mesmo estabelecer de forma clara as expectativas para esse processo de otimização.
Testar as atualizações antes de passar para a equipe pode ser uma boa saída para prevenir surpresas ruins ou problemas a longo prazo.
Depois da implementação, monitorar as mudanças para ter certeza de que não houve imprevistos é algo importante a ser feito durante esse processo. Uma estratégia de gerenciamento de riscos também pode ser útil para prevenir problemas que não surgiram ou não foram percebidos durante a fase de testes — é melhor prevenir do que remediar.
Outro ponto importante a ser considerado: documentar as atualizações para facilitar a avaliação dos resultados e comparar o desempenho atual com a performance anterior para checar se as otimizações foram, de fato, positivas para o processo.
4. Analisar métricas
Esse é o momento em que uma ferramenta de gerenciamento de processos como o Qntrl pode ser útil para checar se as mudanças aplicadas foram suficientes ou se há espaço para ainda mais melhorias, considerando as expectativas estabelecidas nas etapas anteriores.
Os números podem ser seus melhores amigos nesse processo, mostrando todas as informações que você precisa para avaliar se as mudanças implementadas estão, de fato, dando certo. O número de tarefas finalizadas, os gargalos e o tempo para completar as tarefas podem ser métricas úteis para ajudar a revisar os processos.
Uma análise detalhada é essencial para conferir quais são as mudanças que funcionaram e economizar dois dos mais importantes recursos para uma empresa: tempo e dinheiro.
5. Dar visibilidade sobre as melhorias
Se tudo parece estar funcionando, não esqueça de deixar a equipe ciente sobre as mudanças feitas. Assim, todo o time pode estar a par das atualizações.
Essa comunicação também é importante para quando novas pessoas se juntam ao time — caso precisem aprender as coisas do zero, elas vão ter uma visão atualizada sobre como funciona a execução das atividades.
6. Otimize seus processos com automação
Ao identificar quais as partes do seu processo em que é possível melhorar a performance, é possível entender e determinar como é possível implementar essas melhorias — e a automação pode ser um apoio fundamental nessa implementação.
Por exemplo: se dentro do seu processo há tarefas executadas de forma manual e há oportunidade de melhoria nelas, como a execução em menos tempo, uma solução seria levá-las ao ambiente digital.
Outra vantagem de usar um software de automação de processos é a possibilidade de deixar todas as pessoas do time cientes sobre o status de cada tarefa, o que possibilita a identificação de gargalos e a aceleração do processo.
É claro que há diferenças entre os processos entre empresas, e há ainda mais diferenças entre segmentos como TI, Marketing, RH, Finanças ou Suporte ao Cliente.
Esses passos, no entanto, podem ser facilmente adaptados à realidade de cada time e têm o potencial de melhorar a performance das empresas.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
