Guia detalhado para entender o gerenciamento de processos de negócios

Aqui no Qntrl, acreditamos que focar na rotina de trabalho está entre os requisitos mais importantes no complexo mundo dos negócios de hoje. Por isso, o gerenciamento de processos de negócios (BPM) oferece à sua empresa ainda mais eficiência no dia a dia do ambiente corporativo, para que você tenha vantagens competitivas frente à concorrência.

Assim, ao alinhar seus processos de negócios com as estratégias da organização, o BPM ajuda a identificar (e eliminar) gargalos operacionais, acelerar o desenvolvimento de produtos, atender aos desejos dos clientes, manter a sua empresa atualizada sobre as regulamentações e expandir os seus negócios de forma sustentável.

Ainda não tem certeza se um sistema BPM funciona para a sua empresa? Se sim, o que você pode fazer para começar esta jornada? Se você quiser saber mais sobre os benefícios do gerenciamento de processos de negócios e como ele pode ajudar a sua empresa, é só continuar lendo este guia.

E descubra como o BPM pode ajudar a fazer escolhas inteligentes e melhorar a eficiência operacional, oferecendo as ferramentas certas para otimização dos processos como um todo.

Qual é o valor do gerenciamento de processos de negócios?

O gerenciamento de processos de negócios, ou BPM, é uma ferramenta importante para empresas que desejam ter um bom desempenho no mundo empresarial acelerado de hoje. É uma ferramenta estratégica que ajuda você a responder rapidamente às mudanças do mercado.

Isso permite que as organizações possam aproveitar as oportunidades e estabeleçam uma forma estruturada para continuar melhorando seus processos e fluxos de trabalho. Assim, ao alinhar os objetivos de negócios com os processos operacionais, o BPM melhora a visibilidade em toda a empresa, tornando mais fácil a padronização, controle e tomada de decisões.

Dessa forma, para obter os melhores resultados do BPM é importante alinhar pessoas, processos e tecnologia, definir metas mensuráveis, iniciar projetos em pequenas etapas, obter apoio das lideranças e garantir que todos conheçam o seu papel na governança corporativa.

As empresas podem aumentar sua eficiência, crescer e alinhar seus objetivos ao utilizar corretamente o BPM. E isso não se resume apenas a gerenciar processos após a implementação do BPM, mas sim, iniciar as mudanças necessárias que vão fazer o negócio avançar na direção certa.

Melhores práticas em BPM

1 - Em primeiro lugar, lembre-se da regra de ouro: coloque pessoas, processos e tecnologia na mesma ordem de importância

Quando você começa a aprender como funciona o gerenciamento de processos de negócios (BPM), a primeira coisa que percebe é que o mais importante são as pessoas, os processos e a tecnologia.

Imagine que é como montar uma base sólida para uma casa. Se estes três pilares não existirem, a construção possivelmente não vai durar muito. Isso significa que pessoas, processos e tecnologia devem estar juntas em primeiro lugar. Seguindo essa regra, todo o resto dará certo.

2 - Deixe os objetivos claros e acompanhe seu sucesso

Quando se trata de BPM, estabelecer objetivos claros é como traçar uma rota em um mapa: você precisa saber para onde quer ir (e onde quer chegar). Metas bem definidas não apenas ajudam a encontrar o caminho, mas também, facilitam a visualização do progresso. Estabelecer metas ao longo do percurso permite avaliar até onde você chegou e planejar os próximos passos.

3 - Comece devagar e acelere gradualmente

Iniciar uma jornada com um BPM pode parecer tão desafiador quanto escalar uma montanha. Lembre-se, no entanto, que toda jornada começa com o primeiro passo. Divida seus processos em etapas controláveis, comece devagar e celebre as pequenas conquistas. Assim como subir degraus, cada vitória facilita o próximo passo e abre caminho para maiores realizações.

4 - Convoque sua equipe e tenha apoio das lideranças

Ao implementar um BPM é importante contar com o apoio tanto do C-suite quanto das pessoas que fazem parte da sua equipe e que, efetivamente, vão levar os projetos adiante. Ou seja, o sucesso do BPM em uma empresa depende muito do suporte dos líderes e da sua dedicação. Uma liderança que inspira a equipe e orienta todos na mesma direção é essencial para alcançar os objetivos comuns.

5 - Estrutura = sucesso: definindo as funções da governança de processos

A estrutura da organização é o que mantém os projetos de BPM unidos. Definir funções e responsabilidades claras para a governança de processos é como dar a cada membro da equipe uma tarefa a cumprir.

Na prática, todos sabem da sua parte e trabalham para o mesmo objetivo. Dessa forma, certifique-se de que seu método está bem organizado: você pode ter certeza de que tudo correrá bem e que sua jornada de BPM terminará bem.

Usar essas práticas recomendadas em seu plano de gerenciamento de processos de negócios pode ajudar a operação funcionar com mais tranquilidade, deixando tudo mais eficiente e levando ao sucesso a longo prazo. Lembre-se que um BPM não trata apenas de lidar com processos, mas também, de fazer da sua empresa um lugar onde as pessoas estão sempre em busca de melhoria contínua, inovação e novas ideias.

O que o BPM ajuda a sua empresa a alcançar?

Agora, veja os seis estágios principais que compõem o ciclo de vida do BPM e preparam o terreno para o sucesso do BPM na sua organização:

1 - Design ou planejamento

A jornada começa com a parte de design que é um plano para melhorar os processos. Ou seja, as organizações mapeiam seus processos atuais, encontram gargalos, oportunidades de melhoria e esboçam como desejam que seja o futuro. Esta etapa estabelece as bases para a otimização de processos e outras ações de BPM.

2 - Modelagem

Depois disso, é hora de utilizar a modelagem para criar uma representação visual do processo. Nesta etapa, você pode conceber um plano detalhado sobre como as tarefas serão executadas, as decisões tomadas e os recursos utilizados. A modelagem permite que as organizações visualizem claramente o funcionamento dos processos atuais, identifiquem problemas e projetem melhorias para garantir mais eficiência.

3 - Simulação

Após definir o design e a modelagem dos processos, a empresa avança para a fase de simulação, onde os processos são inicialmente testados para evitar erros e problemas futuros. A ideia é simular esses processos e verificar se cada um deles está sendo executado de acordo com o planejamento - ou se ainda possuem gargalos que precisam de ajustes.

4 - Execução

Na fase de implementação, os métodos são colocados em prática. É aqui que as mudanças planejadas ganham vida na rotina corporativa. O objetivo da fase de implementação é aprimorar a eficiência operacional, aumentar a produtividade e garantir que o processo sempre tenha resultados mais consistentes.

5 - Monitoramento

Nesta etapa, você fica atento ao desempenho e aos resultados à medida que os processos são realizados. Na fase de monitoramento, são realizadas as análises dos principais fatores de desempenho, coleta informações sobre como o processo está sendo executado e verifica se as melhorias desejadas estão realmente acontecendo.

O monitoramento ajuda as empresas a encontrar problemas, descobrir o que funcionou e o que não está dando certo, usando assim essas informações para tomar decisões que melhorem ainda mais os processos.

6 - Otimização e melhoria

Na fase de monitoramento, as organizações adquiriram insights significativos e, agora, seguem para a fase de otimização, que tem foco no crescimento contínuo. A otimização envolve aprimorar processos, eliminar desperdícios e aumentar o desempenho com base em feedback instantâneo.

Ao melhorar constantemente os processos, as empresas podem manter sua flexibilidade, adaptar-se às novas demandas e alcançar sucesso sustentável a longo prazo.

Assim, esta fase destaca a natureza cíclica do BPM, onde a melhoria contínua é integrada à cultura empresarial. As organizações asseguram que o BPM permaneça como uma abordagem flexível e adaptável para aprimorar a excelência empresarial, retornando à fase de implementação com processos otimizados e novas ideias.

Exemplos da vida real e aplicações de BPM

Exide Energia

A Exide Energy encontrou problemas com processos manuais que poderiam causar atrasos e impedir a empresa de atingir seu objetivo de agilizar as operações. Para corrigir isso, a Exide escolheu o Qntrl para otimizar as operações, já que a ferramenta BPM low-code possui interface intuitiva e processos flexíveis de acordo com as necessidades da empresa.

Esta mudança trouxe mais liberdade, visibilidade e organização às equipes - o que tornou a Exide Energy muito mais eficiente e produtiva.

Buroserv

A Buroserv não conseguia crescer devido aos processos manuais demorados e complicados que levaram à fragmentação de dados e aos tempos de resposta lentos no mercado de TIC. Para lidar com esses problemas, a empresa passou a usar a automação de processos do Qntrl, o que facilitou a configuração do serviço NBN.

Esta abordagem melhorou a eficiência operacional, centralizando o gerenciamento de dados, tornando os processos de validação mais eficientes e garantindo uma integração perfeita.

Desta forma, a Buroserv passou por uma grande mudança após implementar o Qntrl. Eles conseguiram atender mais de 500 solicitações apenas no primeiro mês, otimizar sua força de trabalho, acelerar a implantação de serviços, centralizar o acesso aos dados, melhorar o atendimento ao cliente e ganhar mais visibilidade em seus processos. Tudo isso contribuiu de forma direta para que a empresa alcançasse uma posição ainda mais competitiva no mercado.  

Model Co-Operative Urban Bank Ltd.

O Model Co-Operative Urban Bank enfrentou desafios operacionais no processamento de empréstimos de ouro, incluindo procedimentos que exigiam muitos recursos, visibilidade das atividades de pessoal, conformidade com as diretrizes regulatórias, risco de inadimplência e forte concorrência de mercado, prejudicando a eficiência e a lucratividade no altamente competitivo setor de serviços financeiros.

O Qntrl, implementado por meio do Start IT Now, simplificou o processamento de empréstimos ao fornecer visibilidade às atividades, garantindo a conformidade com os regulamentos do RBI, automatizando cálculos de EMI e geração de documentos e oferecendo relatórios precisos. Isso transformou o sistema de processamento de empréstimos de ouro, garantindo a conformidade regulatória.

Quando o banco começou a usar o Qntrl, reduziu os tempos de resposta, tornou o negócio mais eficiente e deixou os clientes mais satisfeitos. Isso o preparou para obter mais lucros e excelência operacional no setor de serviços financeiros.

No geral, o uso do Qntrl ajudou o Model Co-Operative Urban Bank a melhorar a velocidade e a precisão do tratamento de empréstimos de ouro, ao mesmo tempo que atende aos padrões governamentais. Os recursos e benefícios que o Qntrl oferece não apenas melhorou os processos internos, mas também, a experiência dos clientes.

Então, seus processos estão prontos para enfrentar situações difíceis? A sua empresa está preparada para usar suas habilidades operacionais e adotar a melhoria contínua? Isso vai ajudar a sua empresa a alcançar seus objetivos estratégicos e lidar facilmente com os desafios globais imprevisíveis que estão por vir?

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