Como Melhorar a Gestão da Equipe com BPM

Gestão de equipes é um ponto de atenção: uma boa liderança pode levar o time todo para cima e, consequentemente, melhorar os resultados da empresa, ao passo que líderes ruins podem acabar com a performance até mesmo das melhores equipes.

Por isso, é essencial seguir olhando para formas de melhorar a gestão das equipes dentro da empresa. Como a liderança pode manter o time alinhado, com foco nos resultados, um bom fluxo de trabalho e processos claros? É aí que entra a ouso de BPM. Vamos te explicar direitinho.

O que é gestão de equipes?

Vamos começar do zero: Gerenciar uma equipe é, em termos gerais, coordenar, acompanhar e orientar as pessoas do time para que as atividades sejam bem executadas, todos tenham com foco nos mesmos objetivos e, ainda, cada um tenha a oportunidade de se desenvolver.

Para isso, é preciso que a pessoa na liderança entenda qual é a meta da empresa, conheça a equipe e suas potencialidades, para poder engajar as pessoas, motivar o time, manter a produtividade e a eficiência, garantindo o atingimento dos resultados esperados. Tudo isso de forma coordenada com outros departamentos.

Assim, para fazer uma boa gestão, a liderança precisa entender as melhores formas de otimizar o trabalho, se comunicar de forma clara com o time, garantir o bom clima e ter visibilidade do que está rolando.

Como melhorar a gestão da equipe

Entendendo que uma boa liderança abrange tanto cuidar das pessoas e do clima quanto da entrega em si, temos alguns pontos de atenção para melhorar a gestão da equipe:

1. Boa comunicação

Comunicação é a base de tudo. É essencial tornar a informação comum (comunicar) para que todos possam trabalhar juntos. Por comunicação, entenda:

Dizer o que se espera de determinada pessoa, projeto, tarefa;
Falar do que está sendo feito (hoje, na semana, nesse mês) e como;
Explicar por que as coisas estão sendo feitas e atribuir de forma claras as tarefas para que tudo aconteça;
Informar prazos, obstáculos, divergências, atrasos;
Ouvir também o que as pessoas que estão no dia a dia têm a dizer, afinal, comunicação é uma via de duas mãos;
Dentre muitas outras coisas!

Comunicar, falar, não esperar ou presumir que todo mundo já sabe porque estava implícito - isso garante alinhamento na equipe. E alinhamento é crucial para que todos trabalhem juntos, em harmonia e sem achismos. Dá segurança, o que leva à autonomia também.

2. Clareza a visibilidade

Isso aqui é fruto de boa comunicação e, também, de bons registros. Não é tão simples quanto: "uma vez comunicado, todo mundo já sabe". É preciso registrar e acompanhar, para ver se todo mundo entendeu, fixou, está aplicando bem.

Nesse sentido, é um grande diferencial acompanhar a equipe de perto (acompanhar, não microgerenciar, hein?!?) e ver se realmente tudo ficou claro.

No que diz respeito à visibilidade, há dois lados:

A liderança precisa ter visibilidade do que está ocorrendo, para poder entender se há clareza nos processos, nas tarefas e nas comunicações;
E o time precisa ter visibilidade desses acordos, dessas tarefas e prazos, e de todos os comunicados combinados.

3. Fluxo de trabalho

Organizar e registrar digitalmente o fluxo de trabalho, que reúne boa parte desses combinados de que falamos (quem faz o que, para quando, por quê...) é uma forma de manter a equipe organizada, com clareza e visibilidade dos processos e do que se passa.

Um fluxo de trabalho, especialmente para tarefas repetidas (o time demarketing receber um briefing, a equipe de RH realizar umprocesso de onboarding, oprocesso de vendas, e daí por diante), é de grande valor para a gestão do time: ajuda a padronizar entregas e garantir a clareza de quem faz o que, o que aumenta a produtividade.

4. Foco em resultados

Uma vez que a comunicação está em ordem, os processos também, e todos estão engajados no fluxo de trabalho, é hora de olhar para as entregas e entender se o resultado está vindo.

Arrumamos os 3 pontos anteriores justamente para poder ter foco nos resultados. E para o time ter foco nos resultados, ter comunicado aonde se queria chegar lá no ponto 1 foi crucial. Alinhamento sempre ajuda!

5. Interesse na equipe

Bom, o time está fazendo seu trabalho, todos têm visibilidade e clareza, boa comunicação, fluxos definidos. Mas o papel da liderança também é engajar, motivar e desenvolver as pessoas do seu time. Não tem como fazer isso sem ter real interesse por cada indivíduo na equipe.

O que isso quer dizer? Ouvir, interagir diariamente nem que seja para perguntar como foi o dia, entender as ambições e os medos, saber o que cada um quer e precisa desenvolver, e também onde brilham.

Isso inclui ainda tanto manter o clima agradável dentro da equipe, gerenciar conflitos e dar feedbacks regulares de forma ordenada - tudo isso com escuta ativa ao mesmo tempo.

BPM: o melhor apoio para a liderança

Algo que pode ajudar muito a aplicar os 5 pontos acima é o uso de umaplataforma BPM (Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócios). O Qntrl é um bom exemplo, quer ver?

Comunicação: Os combinados, prazos, tarefas e projetos podem ser registrados na plataforma de BPM para que todos possam acompanhar.
Clareza e visibilidade: Se tudo estiver registrado ali, além de ficar mais claro, todos podem acompanhar, rever, tirar dúvidas.
Fluxo de trabalho: Na plataforma de BPM, é possível montar o fluxo de trabalho, atribuir tarefas com prazos, acompanhar entregas e atrasos, verificar gargalos, tudo isso de forma digitalizada e com a equipe toda atualizando em tempo real.
Foco em resultados: Você consegue acompanhar de perto o dia a dia e o progresso dos projetos sem ter que ficar em cima das pessoas, perguntando toda hora, dando espaço para o time se desenvolver e entregar o resultado necessário. E, ainda, é possível prever desvios de rota ou atrasos para resolver antes de ser um problema.
Interesse pela equipe: Se você notar que alguém está sempre em atraso com a tarefa X, pode atuar para ajudar a resolver aquilo. Claro que, nesse quesito, a boa e velha conversa com a pessoa ajuda mais, mas o uso de BPM pode dar sinais de quando uma conversa é necessária.