Muitas empresas enfrentam uma série de desafios ao lidar com a gestão de pagamentos de benefícios. Por quê? Por vários motivos, entre eles, lidar com este processo manualmente, falhas na conformidade, falta de visibilidade e controle.
Com a tecnologia, a automatização deste processo na administração de recursos humanos otimiza não só o tempo das equipes, mas também, diminui os erros e contribui para uma melhor experiência dos colaboradores dentro das empresas. Continue lendo este artigo e veja como solucionar os problemas relacionados à gestão de pagamentos de benefícios na sua empresa.
Vantagens de uma boa gestão de benefícios na empresa
Não há como negar que uma boa gestão de benefícios faz parte da estratégia de recursos humanos de qualquer empresa. Além de ser uma forma de atrair e reter talentos, diminuindo assim o turnover, estes benefícios ajudam a motivar os colaboradores e contribuem diretamente com o bem-estar das equipes.
Entre as vantagens da gestão de benefícios da empresa, estão:
- Ajuda a manter os funcionários satisfeitos e engajados, reduzindo a rotatividade e, consequentemente, os custos associados a novas contratações e treinamento de novos colaboradores;
- Promove o bem-estar das equipes, aumentando a produtividade e satisfação com o trabalho, diminuindo o absenteísmo e até mesmo gastos extras, como cuidados de saúde a longo prazo;
- Melhora o clima organizacional;
- Oferece mais integração entre a empresa e seus colaboradores;
- Consegue destacar a organização em um mercado cada vez mais competitivo, com a melhoria da imagem e reputação da empresa.
Desafios da gestão de pagamentos de benefícios
No dia a dia das organizações, a gestão de benefícios se refere ao processo de administrar a fornecer uma série de auxílios aos colaboradores, tais como vale transporte, alimentação, plano de saúde, odontológico, entre muitos outros.
Isso inclui não só a seleção destes benefícios oferecidos aos funcionários, como também, a negociação com fornecedores, comunicação com os colaboradores e o gerenciamento dos programas de benefícios em andamento. Esta função, geralmente liderada pelo RH da empresa, tem papel importante na atração e retenção de talentos, bem como na motivação das equipes.
No entanto, são vários os desafios enfrentados quando a gestão de pagamentos de benefícios é realizada de forma manual e sem um processo bem definido. Entre eles, destaque para:
Erros humanos: A entrada manual de dados aumenta a probabilidade de erros, como digitar números incorretos ou inserir informações de beneficiários de forma equivocada. Esses erros podem levar a pagamentos incorretos, insatisfação dos funcionários e até mesmo a problemas legais;
Dificuldades de escalabilidade: à medida que as empresas crescem, o volume de pagamentos de benefícios também aumenta. Assim, a gestão manual de benefícios pode não acompanhar esse crescimento de forma eficiente, levando a atraso e sobrecarga de trabalho para o RH das organizações;
Falta de controle e transparência: os processos manuais dificultam a identificação de problemas, gargalos e a implementação de medidas para corrigir os problemas;
Problemas de compliance e regulamentações: as regulamentações sobre benefícios de colaboradores estão em constante mudança - e as empresas precisam se adaptar de forma rápida e precisa. A gestão manual pode resultar em não conformidade com as leis atuais, expondo as organizações a riscos financeiros e legais;
Comunicação ineficaz: a comunicação com os funcionários sobre seus benefícios pode ser inconsistente ou inadequada, levando a mal-entendidos e insatisfação dos funcionários;
Custos crescentes: a má gestão de pagamento de benefícios pode representar, ainda, um desafio financeiro significativo, especialmente para as organizações com baixo orçamento e com processos ineficientes para este fim.
Por que automatizar a gestão de pagamentos de benefícios?
Ferramentas para automatização de processos avançados como o Qntrl oferecem maior visibilidade de todas as etapas do fluxo de trabalho do RH, trazendo ainda mais controle no pagamento de benefícios. Assim, a gestão pode monitorar facilmente o status de cada pagamento, identificar problemas em potencial e garantir uma operação ainda mais eficiente.
A automatização elimina, ainda, a necessidade de entrada manual de dados, reduzindo erros e verificando automaticamente a precisão das informações. E, assim, um sistema automatizado consegue alertar os usuários sobre possíveis discrepâncias para assegurar a precisão dos pagamentos.
Além disso, plataformas de automatização de processos de negócios e fluxos de trabalho como o Qntrl também garantem a conformidade da operação. Isso ajuda as organizações a evitar multas e penalidades associadas à não conformidade, fornecendo ainda mais segurança para a empresa.
Como implementar a automação na gestão de pagamentos de benefícios?
Antes de implementar uma solução de automatização deste processo de pagamento de benefícios e outros também, é preciso avaliar as necessidades específicas do sistema. E, ainda, as funcionalidades disponíveis para otimizar os fluxos de trabalho, visibilidade e organização destes processos.
Isso vai ajudar a garantir que a solução escolhida atenda a organização e seja compatível com seus processos existentes. É claro que no mercado existem várias opções disponíveis, cada uma com seus próprios recursos, então, ao escolher uma ferramenta para este fim, não deixe de levar em consideração fatores como facilidade de uso, escalabilidade, custos e integração com outros aplicativos que a organização já usa.
Além disso, tenha em mente que a implementação de um sistema para automatizar a gestão de pagamentos de benefícios da sua empresa pode ser demorado. E que é preciso garantir uma transição suave, começando com os processos mais críticos ou aqueles de menor impacto imediato na empresa.
E, por fim, garanta que todos do RH estejam cientes sobre a automatização e treinados para o uso da nova plataforma. Isso pode incluir treinamentos online, materiais de referência e suporte contínuo após a implementação.
