Scope creep: o que é e como gerenciar o aumento de escopo no projeto

Lidar com mudanças inesperadas em um projeto pode ser uma grande dor de cabeça para gestores e lideranças, não é mesmo? E um dos problemas mais frequentes encontrados por quem gerencia um projeto é chamado de scope creep que, em tradução para o português, significa aumento do escopo.

Na prática, esta expansão no escopo pode comprometer as metas, objetivos e os recursos de um projeto, já que pode trazer diversos requisitos extras que vão muito além do escopo original.

Geralmente, acontece quando tarefas ou alterações adicionais são introduzidas em um projeto sem a avaliação, planejamento ou mesmo a aprovação adequada. Ou seja, essa expansão pode elevar a complexidade das tarefas realizadas, comprometer um cronograma preestabelecido e aumentar significativamente o custo de um projeto.

Agora que você já entendeu o conceito de scope creep, vamos mergulhar em um exemplo prático na área de recursos humanos para saber como aplicar na prática. Imagine um departamento de RH que está prestes a implementar um novo sistema de onboarding de novos colaboradores, por exemplo.

O objetivo é claro: criar um processo contínuo e consistente para envio de documentos, orientações iniciais e treinamento. O escopo inicial está bem definido e, a equipe, preparada para seguir as orientações para começar o projeto.

Convidado indesejado: aumento do escopo

No entanto, na medida em que o projeto avança para a fase de implementação, ocorre uma reviravolta repentina. A liderança da empresa decide integrar um módulo de gestão de desempenho no sistema. E essa adição não estava no radar do projeto durante os estágios iniciais de planejamento.

Efeito cascata

Assim, esta decisão desencadeia um efeito cascata no projeto como um todo. Isso porque, neste caso, a complexidade do sistema aumenta quando a integração de um módulo de gerenciamento de desempenho exige desenvolvimento e configuração adicionais.

Surge, então, a necessidade de fornecer treinamento extra sobre os novos recursos, potencialmente estendendo o cronograma de integração. Os recursos precisam ser realocados para dar suporte ao novo módulo - tanto em termos de desenvolvedores quanto de pessoal no RH.

O que causa o aumento do escopo?   

Este aumento do escopo pode acontecer em um projeto por diferentes motivos e, por isso, é importante conhecer as causas do problema para saber como enfrentá-lo.

Aqui estão algumas causas que podem fazer com que o aumento do escopo apareça no gerenciamento do seu projeto:

• Informações iniciais incompletas

Requisitos iniciais do projeto inadequados, incompletos ou pouco claros podem dar espaço para interpretação e levar à introdução de recursos adicionais à medida que o projeto avança.

• Falta de envolvimento das partes interessadas

O envolvimento ou comunicação insuficiente entre as partes interessadas pode resultar em solicitações imprevistas ou alterações que não foram consideradas durante a fase de planejamento do projeto.

• Mudanças nos objetivos do projeto

Com o tempo, os objetivos ou prioridades de um projeto podem evoluir devido a mudanças no ambiente de negócios, nas condições de mercado ou mesmo nas estratégias organizacionais, levando à alteração no escopo do projeto.

• Processos ineficazes de controle de mudanças

Processos ineficazes de controle de mudanças ou a falta de procedimentos formais para avaliar e aprovar alterações no escopo também podem contribuir para o scope creep.

• Mal-entendidos ou ambiguidades

Linguagem ambígua ou mal-entendida na documentação do projeto, como requisitos ou contratos por exemplo, podem levar a diferentes interpretações e resultar em alterações de escopo.

• Falta de assertividade

Muitas vezes, o excesso de promessas por parte dos gerentes de projeto ou dos membros da equipe, ou a falta de assertividade na definição e aplicação dos limites do projeto, pode tornar mais fácil a introdução de requisitos adicionais.

• Fatores externos

Influências externas, como mudanças regulatórias, tendências de mercado ou avanços tecnológicos, normalmente exigem ajustes no escopo do projeto.

• Falta de gestão de risco

A falha na identificação e abordagem de riscos potenciais durante a fase de planejamento do projeto pode levar a problemas inesperados - e que provocam alterações no processo como um todo.

• Pressão para cumprir prazos

Os prazos do projeto ou as pressões externas para entregar resultados rapidamente podem encorajar a equipe a concordar com as mudanças de escopo sem a avaliação adequada do seu impacto.

O aumento do escopo é bom ou ruim?  

No mundo do gerenciamento de projetos, o aumento do escopo geralmente não é visto com bons olhos porque pode gerar uma série de problemas.

Primeiro porque pode comprometer o orçamento do projeto todo. Sabe aquelas tarefas extras que surgem com o aumento do escopo? Elas não vêm de graça. Mas sim, trazem custos maiores e nenhum gerente de projetos gosta de ter o seu budget afetado.

Depois, há também a questão do tempo. O aumento do escopo atrapalha os cronogramas do projeto. Lembra dos prazos apertados que você definiu no planejamento? Pois bem de repente, até eles parecem um sonho distante.

Além disso, é preciso lembrar do estresse que tudo isso pode causar nos colaboradores. Afinal, sua equipe de projeto, que tinha um plano bem definido, de repente se vê lidando com mais tarefas, mais atividades, mais responsabilidades. É uma tensão que pode levar ao esgotamento mental - e até mesmo causar burnout.

A pior parte? A qualidade geral das entregas do seu projeto é prejudicada. Com todas essas mudanças inesperadas, a pressa se torna inevitável e isso é nada bom para o resultado final.

As partes interessadas também não são fãs do aumento do escopo. Afinal, elas se envolveram em um plano específico e que sofreu alterações com o tempo. Quando isso acontece e o projeto começa a se desviar do rumo, não só a frustração aparece como a confiança também fica abalada.

Aqui está o problema: permitir o aumento do escopo em um projeto pode criar um efeito cascata que abre precedentes. Se um determinado projeto for totalmente alterado e “sair impune”, outros também poderão seguir o exemplo. Antes que você perceba, controlar as mudanças de escopo se torna uma tarefa ainda mais difícil.

Como gerenciar o aumento de escopo do projeto?

Definição clara do escopo

Comece com um escopo de projeto bem definido e documentado durante a fase de planejamento. Certifique-se de que todas as partes interessadas tenham uma compreensão clara dos objetivos, metas e resultados do projeto.

Processo de controle de mudanças

Estabeleça um processo robusto de controle de mudanças com procedimentos claros para avaliar, aprovar e documentar qualquer alteração proposta no escopo do projeto. Isso ajuda a evitar modificações não autorizadas.

Comunicação regular

É essencial manter comunicação aberta com as partes interessadas durante todo o projeto. Atualizações regulares sobre o progresso e os possíveis impactos das mudanças no escopo ajudam a gerenciar as expectativas e minimizar surpresas.

Análise de impacto

Conduza uma análise de impacto completa para possíveis alterações de escopo. Avalie os efeitos nos prazos, recursos e orçamento antes de aprovar alterações, garantindo uma compreensão abrangente das implicações.

Informações realistas às partes interessadas

Informe as partes interessadas sobre as consequências do aumento do escopo, incluindo possíveis atrasos, aumento de custos e impactos no sucesso do projeto. Além disso, não se esqueça de promover uma compreensão partilhada da importância de cumprir o que foi inicialmente acordado e da necessidade de mudanças controladas.

Ferramentas de BPM como aliadas na gestão de escopo do projeto   

Automação do processo

As ferramentas de BPM facilitam o gerenciamento de projetos, automatizando tarefas e seguindo fluxos de trabalho predefinidos. Isso ajuda a reduzir erros humanos e garante uma execução tranquila. Com a automação implantada, há menos espaço para falhas de comunicação ou supervisão, reduzindo as chances de aumento de escopo.

Monitoramento e relatórios em tempo real

As ferramentas de BPM mantém você informado com atualizações em tempo real sobre o andamento do projeto, uso de recursos e indicadores-chave de desempenho. Dessa forma, os gerentes de projeto podem detectar qualquer contratempo no plano e pensar em soluções rápidas para permanecer no caminho certo.

Gerenciamento de solicitações de mudança

As ferramentas BPM vêm com ótimos recursos para lidar com solicitações de mudança. Estes sistemas oferecem a todos um local central para sugerir, verificar e dar luz verde para alterações no escopo do projeto. É como ter um espaço compartilhado onde todos podem ficar por dentro e manter as coisas sob controle.

Colaboração e comunicação

Com paineis compartilhados, mensagens e recursos para criação e edição de documentos, as equipes têm um espaço certo para melhorar a comunicação e colaboração. Manter o bate-papo dentro da ferramenta garante que todos permaneçam informados sobre o escopo do projeto e potenciais mudanças.

Gestão de documentos

O BPM mantém tudo em um hub central, desde as primeiras ideias de escopo até os requisitos e solicitações de mudança. Isso significa que todos no projeto recebem as últimas novidades, evitando surpresas ou confusões.

Para finalizar, evitar o aumento do escopo é a chave para o sucesso do projeto, e ferramentas como o Qntrl tornam tudo isso ainda mais fácil e produtivo.