Executar processos de trabalho não envolve apenas extrair o máximo de eficiência e produtividade dos membros de sua equipe. Isso significa que a as lideranças que assumem a responsabilidade pelos processos de negócio também devem tornar as atividades diárias no ambiente corporativo menos caótico e mais gratificante para os times.
Dessa forma, o objetivo deste guia é ajudar você e os gestores da sua empresa a dominar as melhores práticas de mapeamento de processos e construção de fluxo de trabalho à sua equipe, trazendo as ferramentas e o conhecimento necessários para implementar workflows estruturados para otimizar as operações.
Nosso guia é baseado em como será sua experiência de gerenciamento de processos utilizando o Qntrl por 100 dias, para descobrir como a nossa plataforma avançada de automação de processos vai dar ainda mais visibilidade e organização para as equipes, confira.
O que é gerenciamento de processos?
O gerenciamento de processos envolve supervisionar e otimizar as diversas atividades e fluxos de trabalho dentro de uma organização para alcançar melhores resultados de eficiência, produtividade e qualidade. Abrange o design, implementação, monitoramento e melhoria de processos em diferentes departamentos da sua empresa, como vendas, marketing, RH, finanças e TI.
Plataformas SaaS como CRMs ou ERPs geralmente oferecem automação aos usuários como funcionalidades limitadas para este fim. Ou seja, não são as soluções mais adequadas para automatizar processos complexos ou para ajudar as equipes a se manterem no controle das tarefas diárias que abrangem vários produtos e equipes.
Como consequência, os times que dependem da automação de processos acabam mapeamento e rastreando seus processos de trabalho por meio de planilhas e continuam dependentes de arquivos que não são seguros e confiáveis, além do envio e recebimento de vários e-mails para acompanhar o progresso das tarefas que estão sendo realizadas..
Na prática, a gestão de processos abrange o objetivo mais amplo de otimizar fluxos de trabalho e atividades organizacionais, com uma abordagem mais sofisticada para atingir as metas pré-estabelecidas de um negócio.
Dias 1 a 14: estabelecendo as bases para o gerenciamento de processos
Embarcar na jornada do gerenciamento de processos requer planejamento meticuloso e avaliação estratégica. Nas primeiras duas semanas, o foco está no estabelecimento de uma base sólida que apoiará a implementação bem-sucedida de processos simplificados no futuro.
Dependendo do cenário – se a empresa já tem uma estrutura de processos estabelecida, está construindo processos do zero ou modernizando processos existentes – as etapas iniciais podem variar. Vamos explorar cada cenário em detalhes:
Cenário 1: herdando uma estrutura de processo estabelecida
Para os gestores que assumem funções onde os processos já estão em vigor, os primeiros dias podem dar a impressão de estar navegando por um território desconhecido. O objetivo principal é obter uma compreensão abrangente do cenário de processos existente, sua eficácia e áreas para melhoria.
A jornada começa com a avaliação da estrutura atual do processo, incluindo documentação, fluxos de trabalho e métricas de desempenho. Embora os instintos e as primeiras impressões desempenhem um papel importante, é preciso também adotar uma abordagem estruturada para a avaliação. A utilização de estruturas como Six Sigma ou Lean Management podm fornecer insights valiosos sobre a eficiência dos processos vigentes.
Uma vez concluída a avaliação, o foco muda para o envolvimento com os responsáveis de cada processo e, também, as partes interessadas. Isso envolve compreender suas funções e responsabilidades, coletar feedback sobre pontos problemáticos e gargalos e identificar oportunidades de otimização.
Ao compilar avaliações abrangentes dos processos atuais e interagir com as partes interessadas, os gestores obtêm uma visão holística da situação atual. Com esse conhecimento em mãos, ai sim, será possível formular estratégias para otimizar processos, impulsionar melhorias de eficiência e o desempenho geral nas próximas semanas.
Cenário 2: construindo processos do zero
Para os gestores encarregados de construir processos do zero, as semanas iniciais são caracterizadas por estabelecer as bases para o sucesso futuro. O foco muda da avaliação para a criação: à medida que os gestores definem processos, estabelecem fluxos de trabalho e definem métricas de desempenho.
A jornada começa com a identificação dos processos essenciais para o sucesso organizacional. Isso envolve compreender os objetivos de negócios, definir metas de processo e mapear as etapas necessárias para alcançá-los. Assim, ao envolver os diferentes departamentos da empresa, os gestores garantem o alinhamento com as metas e objetivos organizacionais.
Com os processos identificados, o próximo passo é projetar fluxos de trabalho que otimizem as operações e maximizem a produtividade . Isso envolve mapear cada processo do início ao fim, identificando tarefas mais importântes, regras de transição e pontos de decisão.
À medida que os processos tomam forma e os fluxos de trabalho são finalizados, os gestores desempenham um papel fundamental para garantir clareza, consistência e responsabilidade. Isso envolve documentar processos, estabelecer métricas de desempenho e fornecer treinamento e suporte aos membros da equipe.
Cenário 3: modernizando processos existentes
Para gestores experientes que procuram modernizar os processos existentes, o desafio reside em superar a resistência à mudança e aos fluxos de trabalho desatualizados. Neste cenário, as semanas iniciais são caracterizadas pelo diagnóstico de gargalos, pelo desenho de soluções e pela mobilização de apoio para iniciativas transformadoras.
A jornada começa com uma avaliação abrangente dos processos e fluxos de trabalho atuais. Ao aproveitar sua experiência e insights do setor, as ldieranças conseguem identificar pontos problemáticos e áreas de melhoria. Esta fase também envolve a obtenção de feedback dos proprietários dos processos, partes interessadas e usuários finais para obter uma compreensão mais abrangente dos desafios e oportunidades em questão.
Com os insights da fase de avaliação, os gestores conseguem formular estratégias para modernizar os processos e fluxos de trabalho existentes. Isto pode envolver a introdução de novas tecnologias, ferramentas ou metodologias para agilizar as operações, melhorar a colaboração e impulsionar melhorias de desempenho dos colaboradores.
Assim, ao defender a inovação e a mudança, os gestores inspiram as suas equipes a adotar novas formas de trabalhar e se adaptar às necessidades empresariais em constante evolução.
Ao longo do percurso de modernização, a comunicação eficaz e o envolvimento das partes interessadas são fundamentais. Os gestores devem comunicar a lógica por trás das mudanças propostas, abordar preocupações e objeções e obter o apoio da equipe.
Dias 15-100: construção e refinamento de processos
À medida que as bases iniciais são estabelecidas e as bases para a gestão de processos são estabelecidas, a próxima fase da jornada envolve a construção e o refinamento de processos para impulsionar a excelência operacional e alcançar os objetivos organizacionais.
Ao longo dos dias 15 a 100, os gerentes se concentrarão no desenvolvimento, teste, implantação e ajuste fino de processos para maximizar o desempenho da equipe e agilizar as operações de negócios.
Garanta uma adoção consistente
O primeiro passo nesta fase é garantir a adoção consistente de processos padronizados em toda a organização. Isso envolve treinar os membros da equipe na documentação do processo, fornecer acesso aos repositórios e estabelecer diretrizes claras para a execução do processo.
Ao promover uma cultura de adesão e responsabilização aos processos, os gestores garantem que todos sigam procedimentos padronizados para impulsionar a eficiência e a consistência
Visualize os processos
Com processos documentados e padronizados, o foco muda para visualizá-los por meio de mapas, fluxogramas e diagramas de processos. Os gerentes colaboram com os responsáveis pelos processos e as partes interessadas para criar representações visuais, destacando as principais etapas e pontos de decisão.
Ao aproveitar ferramentas de modelagem de processos, os gestores criam recursos visuais que facilitam a compreensão e o alinhamento entre os membros da equipe, levando a uma execução mais eficaz dos processos.
Teste e refine cada processo
Uma vez visualizados os processos, eles passam por testes rigorosos para identificar áreas de melhoria e otimização. Os gerentes selecionam um grupo de teste com membros da equipe para executar os processos e fornecer feedback sobre usabilidade, clareza e eficiência.
Por meio de testes e refinamentos iterativos, é possível ajustar os processos para aumentar sua eficácia, resolver quaisquer pontos problemáticos e garantir uma execução perfeita em toda a organização.
Implemente os processos e treine as equipes
Com processos testados e refinados, os gerentes estão prontos para implantá-los em toda a organização. Isso envolve treinamento e suporte abrangentes, para ter a certeza de que todos entendam suas funções e responsabilidades.
Com sessões e recursos de treinamento contínuos, os gerentes capacitam os membros da equipe para executar processos de forma eficaz e contribuir para o sucesso organizacional.
Monitore e avalie os resultados
Mesmo depois de os processos serem implementados, é necessário monitorar e avaliar continuamente cada etapa. Com ferramentas e análises de gerenciamento de processos, as lideranças podem rastrear as principais métricas de desempenho, identificar gargalos e medir o impacto das melhorias nos processos.
Melhoria continua dos processos
À medida que os processos se tornam enraizados na cultura da organização, os gestores mantêm o foco na melhoria contínua. Ou seja, eles incentivam uma mentalidade de inovação e otimização entre os membros da equipe, capacitando-os a sugerir e implementar melhorias nos processos.
Com uma cultura de aprendizagem e adaptação contínuas, os gestores garantem que os processos permanecem alinhados com as necessidades empresariais em evolução e contribuem para o sucesso organizacional a longo prazo.
Automação no gerenciamento de processos
A automação é um componente-chave do gerenciamento de processos moderno, oferecendo inúmeros benefícios, como mais eficiência, redução de erros e maior escalabilidade. Ao automatizar tarefas repetitivas e simplificar fluxos de trabalho, as organizações podem otimizar a alocação de recursos, minimizar a intervenção manual e acelerar o tempo de lançamento no mercado.
Veja como os gerentes podem aproveitar efetivamente a automação de processos para impulsionar a excelência operacional:
Identifique oportunidades de automação
A primeira etapa é identificar tarefas e fluxos de trabalho que mais precisam da automação. Isto envolve a análise de processos existentes, a identificação de tarefas repetitivas ou demoradas e a avaliação da sua adequação para automação.
Os gerentes podem colaborar com as partes interessadas para priorizar oportunidades de automação com base em fatores como frequência, complexidade e impacto potencial na produtividade.
Selecione as ferramentas certas
Uma vez identificadas as oportunidades de automação, os gestores precisam selecionar as ferramentas e tecnologias certas para implementar a automação de forma eficaz. Isso pode envolver o aproveitamento de plataformas de automação de fluxo de trabalho, ferramentas de automação de processos robóticos (RPA) ou soluções de software personalizadas adaptadas às necessidades específicas do negócio.
Ao avaliar as opções disponíveis e escolher ferramentas que se alinhem com os objetivos e requisitos organizacionais, os gestores podem estabelecer as bases para iniciativas de automação bem-sucedidas.
Projete fluxos de trabalho automatizados
Com as ferramentas implementadas, a próxima etapa é projetar fluxos de trabalho automatizados que simplifiquem as operações e maximizem a eficiência. Os gerentes colaboram com proprietários de processos e especialistas em automação para mapear processos automatizados, definir gatilhos e condições e configurar regras de automação de fluxo de trabalho.
Ao dividir os fluxos de trabalho em etapas distintas e automatizar tarefas repetitivas, os gerentes podem criar fluxos de trabalho eficientes que minimizam a intervenção manual e otimizam a utilização de recursos.
Faça testes e valide os processos automatizados
Antes de implantar fluxos de trabalho automatizados na produção, é essencial testar e validar minuciosamente sua funcionalidade e confiabilidade. Os gerentes selecionam um grupo de usuários de teste para executar processos automatizados em um ambiente controlado e coletar feedback sobre desempenho, precisão e usabilidade. É aí que mora o conceito de melhoria contínua.
Através de testes e validação interativos, os gestores identificam e resolvem quaisquer problemas ou gargalos, garantindo que os fluxos de trabalho automatizados atendam aos padrões de qualidade e proporcionem os benefícios esperados.
Monitore os processos
Depois que os fluxos de trabalho automatizados forem testados e validados, os gerentes estarão prontos para implantá-los em toda a organização. Isto envolve a formação e apoio das equipes conforme necessário.
Na prática, ao monitorar de perto os fluxos de trabalho automatizados e acompanhar as principais métricas de desempenho, os gerentes podem identificar oportunidades de otimização e ajustes finos, garantindo que as iniciativas de automação continuem a agregar valor ao longo do tempo.
Otimize os processos e melhore o trabalho das equipes
A automação não é um esforço único, mas uma jornada de melhoria contínua. Os gerentes devem revisar e alterar regularmente os fluxos de trabalho automatizados para identificar áreas de otimização e aprimoramento.
Isso pode envolver a solicitação de feedback dos usuários finais, a análise de dados de desempenho e a exploração de novas tecnologias e técnicas de automação.
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