8 funcionalidades imperdíveis de um BPM que você precisa conhecer

Os recursos de um BPM (Business Process Management) podem variar de acordo com as diferentes funções que o sistema oferece. No entanto, de modo geral, um BPMS (Business Process Management Suite), terá uma linha completa de recursos confiáveis que melhoram a eficiência e o desempenho da organização.

A dica está no nome: gerenciamento de processos de negócios. Ou seja, são metodologias e ferramentas que ajudam a simplificar e otimizar vários processos dentro da empresa, trazendo melhorias nas operações do negócio como um todo e não somente no quesito tecnologia.

O BPMS é um conjunto completo de ferramentas que não só automatizam processos, mas também integram, monitoram e otimizam fluxos de trabalho complexos, abrangendo desde a modelagem até a execução e análise de desempenho. Já o BPM é uma abordagem metodológica voltada para a gestão de processos de negócios, focada na otimização contínua.

No entanto, quando falamos sobre BPMS, aspectos como custo, modelos de assinatura (licenciamento versus SaaS) e a escolha entre soluções nativas da nuvem ou on-premises são fatores que influenciam diretamente na decisão de implementação.

O que é um sistema de gerenciamento de processos de negócios?  

Como falamos anteriormente, uma ferramenta BPM ajuda a idealizar e visualizar processos de negócios. Os fluxos de trabalho podem ser visualizados em diagramas personalizados conforme necessário, executados e mantidos em toda a organização.

Dado que as ações seguem um workflow lógico e podem ser monitoradas de qualquer lugar, qualquer processo de um ou de todos os departamentos podem ser implementados em um BPM. Relatórios e análises em tempo real são outro aspecto dos sistemas BPM que podem ser acessados conforme necessário.

Essas ferramentas ajudam grandes empresas a otimizar suas operações à medida que crescem e, ainda, a evitar quaisquer potenciais erros manuais ou humanos ao longo do caminho, aumentando a eficiência e a produtividade do trabalho.

Isso significa que ferramentas avançadas de BPM podem ajudar a criar e gerenciar processos de negócios complexos, simplificando funções e operações de rede colaborativa em diferentes departamentos.

Embora o valor comercial de um BPMS possa ser evidente no ganho de eficiência operacional, é importante avaliar também sua escalabilidade, facilidade de integração e a flexibilidade que ele oferece para acompanhar a evolução dos processos da empresa.

Recursos do sistema de gerenciamento de processos de negócios

1. Ferramentas de mapeamento de processos visuais

Imagine visualizar o fluxo de um processo virtualmente, não apenas para acompanhar seu progresso, mas também para atribuir ações específicas a cada etapa, facilitando a conclusão de atividades.

Essa é uma das funcionalidades básicas de uma ferramenta de mapeamento visual: ela permite que o gestor do processo dívida qualquer fluxo de trabalho de forma detalhada, atribua responsabilidades e funções conforme suas preferências - e acompanhe tudo isso em tempo real.

Um BPMS (Business Process Management Suite) inclui essa funcionalidade com abordagem visual, oferecendo ferramentas intuitivas que permitem aos usuários configurar processos de acordo com os departamentos ou fluxos específicos. Esses modelos são altamente customizáveis, o que garante flexibilidade para adaptar as funções às necessidades do negócio.

Cada etapa do processo pode ser monitorada facilmente, com a possibilidade de gerar relatórios detalhados com base em diversos parâmetros. Em tempo real, a análise de dados pode ser consolidada e usada para criar estratégias de reestruturação a curto e longo prazo de seus processos, visando aumentar a eficiência.

Além disso, o BPMS ajuda a identificar tarefas repetitivas e pouco produtivas. Ao automatizar essas atividades rotineiras, os colaboradores podem focar em tarefas mais estratégicas e de maior valor.

Uma vez que o processo está configurado e em execução, ele pode ser ajustado a qualquer momento, conforme as necessidades do negócio evoluem. Essa flexibilidade é fundamental para manter a agilidade e a competitividade em um ambiente de negócios dinâmico.

2. Controle centralizado

Existem duas principais abordagens de centralização em ferramentas de BPM: o controle de acesso baseado em funções e a centralização em toda a empresa.

O controle de acesso baseado em funções permite que gerentes de processo ou líderes de departamento atribuam tarefas específicas às suas equipes, monitorando suas atividades de forma eficaz. Isso garante que apenas as pessoas certas tenham acesso às informações adequadas, desde dados altamente confidenciais até comunicações mais gerais. Tudo isso pode ser visualizado e gerenciado de forma simplificada.

Já a centralização em toda a empresa envolve a unificação dos processos entre diferentes departamentos. Com um BPMS (Business Process Management Suite), todos os fluxos de trabalho podem ser integrados sob uma única plataforma, oferecendo uma visão abrangente e controle de acesso em tempo real.

Essa abordagem promove uma operação mais eficiente e interconectada, permitindo que as empresas gerenciem com precisão todos os aspectos de seus processos.

A centralização otimiza a eficiência, proporcionando controle total e visibilidade sobre os processos, elevando a performance empresarial e o crescimento da organização.

3. Automação no-code e low-code

Blueprints são representações visuais de um fluxo de processo, onde cartões e formulários, com ações e funções específicas atribuídas, executam as atividades planejadas.

O grande diferencial desses blueprints está na sua personalização, que permite adaptar o processo às necessidades específicas de cada equipe. É o que chamamos por aqui de arrasta e solta - a alternativa mais intuitiva possível para construir o seu processo, democratizando o acesso a configurações dos processos para toda a equipe.

Embora a criação de blueprints e cards possa parecer complexa, ferramentas low-code ou no-code tornam esse processo muito mais simples. Com as interfaces de arrastar e soltar, a maior parte do trabalho técnico é automatizada, permitindo que tanto usuários não técnicos quanto desenvolvedores criem fluxos de trabalho virtuais de forma fácil e intuitiva.

BPMS no-code simplificam a automação de processos, possibilitando que gerentes e líderes de equipe projetem fluxos de trabalho sem a necessidade de programação. Além disso, essas ferramentas oferecem flexibilidade, permitindo que as empresas se adaptem e escalem rapidamente conforme crescem.

Neste cenário, a escolha do designer de formulários correto é essencial. Se a ferramenta for muito básica, pode se tornar insuficiente à medida que suas demandas crescem, dificultando a transição para um sistema mais robusto no futuro. Por outro lado, se o designer for excessivamente complexo, os usuários podem evitar utilizá-lo, prejudicando sua implementação na empresa.

Ferramentas no-code alcançam o equilíbrio ideal: são simples o bastante para iniciantes, mas oferecem opções de personalização suficientes para usuários mais avançados. Isso facilita a otimização e automação dos processos de negócios de maneira eficiente e escalável.

4. Acesso multiplataformas

Não é mais um privilégio que o software se adapte às necessidades e mobilidade do usuário final—é uma expectativa. As plataformas de software evoluíram para priorizar a experiência do cliente, desenvolvendo aplicativos móveis robustos que complementam suas versões desktop. Empresas inteligentes estão aproveitando essa tendência para melhorar a produtividade e a satisfação dos usuários.

Algumas ferramentas de BPMS se destacam por oferecer essas funcionalidades, proporcionando a mesma gama de recursos das versões desktop, mas otimizadas para dispositivos Android e iOS. Isso é especialmente valioso para líderes que estão constantemente em movimento e precisam monitorar seus processos em tempo real, a qualquer hora e de qualquer lugar.

Essa mobilidade permite feedback instantâneo e elimina barreiras como a latência e a dependência de sistemas de mesa, garantindo que decisões críticas sejam tomadas rapidamente, mesmo em momentos sensíveis.

5. Responsabilidades do administrador

Uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios (BPM) tem como objetivo eliminar erros e garantir que as operações comerciais funcionem de forma eficiente. Mas o que fazer quando surgem resultados inesperados devido a entradas incorretas dos usuários? É aí que o acesso de um administrador-chave entra em cena, permitindo que problemas sejam resolvidos rapidamente ao longo do ciclo de processo.

A capacidade de um administrador tomar decisões ágeis com base nos resultados, modificar funções, atribuir e rejeitar tarefas, além de restringir o acesso a dados sensíveis de maneira imediata, é fundamental para que grandes empresas operem sem interrupções. Esse controle em tempo real permite que a organização reaja rapidamente a desafios e mudanças nas operações.

As funções administrativas em um BPMS geralmente são responsabilidade dos departamentos de TI, que monitoram logins e gerenciam o acesso com base em níveis de função. Um BPMS oferece uma maneira centralizada de controlar o acesso dos usuários, garantindo que cada login, com suas credenciais exclusivas, possa navegar por diversas plataformas de forma segura e eficiente.

6. Análises e relatórios em tempo real  

Um dos grandes benefícios de uma ferramenta de BPM é sua capacidade de registrar todas as ações realizadas assim que o processo é configurado e entra em operação. Em qualquer estágio, o gerente de processo pode facilmente acessar e extrair dados para verificar o status atual de qualquer atividade.

Sistemas de BPM mais avançados vão além, oferecendo relatórios e análises personalizadas com base em parâmetros predefinidos. Isso permite uma visão detalhada e sob medida do desempenho do processo.

Além disso, as ferramentas de BPM geralmente incluem recursos para exportação de arquivos e relatórios em formatos variados, facilitando a consulta e o compartilhamento de informações.

Os painéis de controle ao vivo fornecem atualizações em tempo real sobre o andamento das atividades, o status das ações, o tempo médio para conclusão de tarefas e quem é responsável por cada etapa, oferecendo uma visão abrangente e precisa para a tomada de decisões rápidas e informadas.

7. Integração com sistemas legados

A capacidade de integrar processos legados é um dos principais recursos de qualquer BPMS. Ferramentas de BPM oferecem permissões personalizadas que permitem a integração de softwares antigos ou sistemas desatualizados, essenciais durante a transformação digital.

Isso possibilita a migração de sistemas não convencionais ou desatualizados, mantendo a continuidade operacional. Além disso, muitos BPMS suportam integrações via API, facilitando a transição entre os sistemas e garantindo que eles funcionem em conjunto sem problemas.

As empresas, muitas vezes, temem que a adoção de novas tecnologias interrompa suas operações devido à perda de dados ou à instabilidade dos novos sistemas. No entanto, um BPMS robusto permite uma transição suave, com mínimo impacto operacional. Esse suporte é importante para empresas de grande porte, onde a perda de dados ou interrupções no fluxo de trabalho podem resultar em repercussões financeiras significativas.

Ao adotar uma nova ferramenta de gerenciamento de processos, é fundamental que as empresas escolham um BPMS capaz de se adaptar e integrar sistemas legados, garantindo que a modernização ocorra sem comprometer a continuidade ou eficiência dos negócios.

8. Colaboração interdepartamental

Embora já mencionamos anteriormente a colaboração interdepartamental, esse é um recurso fundamental que merece maior destaque. Gerenciar um processo isolado para um único departamento é desafiador; no entanto, coordenar uma rede de processos interligados entre diferentes departamentos é ainda mais complexo e exige uma solução eficaz.

Departamentos como gestão, jurídico, marketing, TI, vendas e compras são a espinha dorsal de qualquer empresa e frequentemente possuem processos interdependentes. A capacidade de sincronizar e otimizar esses processos entre departamentos é essencial, especialmente para grandes organizações, onde o alinhamento entre setores é crucial para o sucesso.

Essa colaboração integrada não apenas melhora a eficiência, mas também garante que a empresa opere de forma coesa, com todos os departamentos funcionando em harmonia.

Em resumo, ferramentas de BPM devem ser projetadas para atender a todos os níveis de usuários—desde iniciantes que buscam facilidades até usuários avançados que precisam de maior personalização. Elas devem simplificar a automação, tornando o design de fluxos de trabalho acessível a equipes não técnicas e aumentando a flexibilidade para adaptar-se rapidamente às mudanças.

Ao escolher uma plataforma de BPM, opte por uma solução que seja fácil de usar, exija mínima codificação e ofereça um gerenciamento intuitivo de processos. Além disso, o departamento de TI deve ser capaz de supervisionar e manter a plataforma com facilidade, garantindo que as operações fluam sem interrupções.

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