Não é novidade no mundo corporativo que a colaboração eficaz entre equipes impulsiona não só a produtividade, como também simplifica a comunicação. Por isso, as ferramentas de colaboração se tornaram essenciais para o gerenciamento de projetos e tarefas nas empresas.
Afinal, trabalhar em conjunto, mesmo em ambientes ou cidades diferentes, continua sendo um desafio para empresas de todos os portes. As equipes precisam manter contato direto, compartilhar informações e estar sempre “na mesma página” para alcançar os objetivos - independente da localização de cada um.
Neste artigo, veja como uma ferramenta de colaboração de equipes pode beneficiar sua empresa, descubra as principais vantagens e obtenha dicas valiosas para escolher a mais adequada às necessidades do seu negócio, acompanhe:
Vantagens do software de colaboração de equipes
Se a sua empresa nunca utilizou uma ferramenta de colaboração de equipes, vamos explicar primeiro o que é e como funciona na prática. Um software de colaboração é usado para gerenciar e organizar todo o fluxo de trabalho, integrando as pessoas de forma rápida e eficiente.
Funciona como um aplicativo em nuvem, que pode ser acessado a qualquer hora e local, permitindo que cada membro da equipe possa organizar e compartilhar o trabalho realizado online.
Para os times, existem inúmeras vantagens, como acesso a documentos e arquivos compartilhados, visualização de tarefas, controle de tempo e muitos outros recursos disponíveis com foco no aumento da produtividade.
Para as empresas, além de alinhar a comunicação e estruturar todo o workflow em um único lugar, há outros benefícios, entre eles:
Facilidade de uso: uma ferramenta de colaboração é projetada para ser intuitiva, permitindo o uso sem dificuldades. Isso significa que não é preciso ser expert ou ter um nível alto de habilidades para tirar o máximo de proveito desses aplicativos;
Melhor solução de problemas: com todas as pessoas trabalhando juntas, de maneira organizada e em tempo real, fica fácil para resolver os problemas mais rapidamente, aumentando a eficiência dos times;
Comunicação aprimorada: um software de colaboração de equipes otimiza a comunicação no ambiente de trabalho, seja por meio de chats, salas de bate-papo, chamadas em vídeo, entre outros.
Mais organização: essas ferramentas oferecem um espaço em nuvem para organizar e compartilhar todas as informações e conhecimento da equipe, o que ajuda a liderança a ter uma visibilidade completa de cada projeto;
Visibilidade dos processos: com uma ferramenta de colaboração de equipes, é possível ter mais eficiência na gestão e coordenação das atividades de diferentes equipes, além de monitorar de perto o andamento de tarefas, prazos de projetos e muito mais.
O que levar em conta ao escolher um software de colaboração de equipes?
Mesmo com tantas vantagens para a sua empresa, é preciso levar em conta uma série de quesitos antes de escolher uma ferramenta de colaboração de equipes. O primeiro passo é considerar o tipo de trabalho realizado, como é feita a cooperação entre as equipes e se a organização das tarefas funciona de forma produtiva.
O orçamento disponível também deve ser considerado, assim como as funcionalidades disponíveis e valor a ser pago. Outros aspectos relevantes envolvem a avaliação do suporte oferecido pela ferramenta, como a disponibilidade de atendimento em português e a necessidade de treinamento das equipes.
No entanto, independente da escolha, existem alguns recursos que valem a pena considerar:
- Painéis com visualização de dados em tempo real para facilitar o acompanhamento das tarefas e processos;
- Recursos de quadros e gráficos, como Kanban, Gantt, entre outros, para ajudar no planejamento e visualização de todas as tarefas;
- Envio e recebimento de mensagens em formatos variados, como email, chat e menções para auxiliar a comunicação entre as equipes;
- Notificações personalizadas para informar cada pessoa sobre informações relevantes e atualizações nas tarefas, reduzindo o ruído e as distrações;
- Workflow simplificado para organizar atividades, processos, aprovações, entre outros;
- Compartilhamento e atualização eficaz de documentos, para que todos do time possam colaborar com informações, ideias e sugestões;
- Opções de personalização para deixar a ferramenta ainda mais alinhada às necessidades reais das equipes;
- Segurança de dados que segue as regulamentações e leis vigentes.
Como implementar um software de colaboração entre as equipes?
Depois de escolher a ferramenta de colaboração, começa então o processo de implementação. Em primeiro lugar, é preciso comunicar as equipes sobre a nova aquisição, deixando claro que o software servirá para a melhoria dos processos como um todo.
Já a preparação das pessoas para utilizar o aplicativo é a segunda etapa para implementar a solução. Além disso, envolver a liderança neste momento também é essencial para motivar os colaboradores e engajar cada um a usar a nova ferramenta.
Ainda na etapa de implementação, vale a pena investir em treinamentos, para que todos saibam como utilizar o software da melhor forma possível. E, depois do período de capacitação e testes, peça um feedback das equipes para saber se a ferramenta realmente está funcionando de acordo com as expectativas.
Lembrando que a chave para o sucesso de uma ferramenta como esta depende de três pilares essenciais:
- Pessoas: todos precisam estar envolvidos e compreender a importância do uso de um aplicativo de colaboração para otimizar os processos e facilitar a comunicação no dia a dia da empresa;
- Processos: a padronização dos processos ajuda às equipes a perceberem impacto positivo da ferramenta de colaboração na rotina diária de trabalho;
- Produtos: a escolha do produto certo, do software ideal de acordo com as demandas do seu negócio vai aumentar produtividade do time como um todo.
Uma ferramenta como o Qntrl, por exemplo, centraliza todo o workflow e garante uma visualização completa de todos os processos e atividades realizadas pelas equipes. Um software simples e prático de usar, para empresas que buscam mais eficiência, agilidade e inovação na colaboração entre as equipes.
