Com a crescente importância da área de Tecnologia da Informação, o números de projetos demandados cresce. E pode ser que nem todos os projetos da área sejam concluídos com sucesso.
Em algumas situações, os desafios podem resultar em falhas que atrasam o cronograma ou até mesmo impedem a entrega do que foi planejado. E isso pode acontecer em decorrência de erros comuns que advêm do fato de que a área estava acostuma a trabalhar, digamos, de forma mais solitária.
Assim, é possível se antecipar e entender quais os possíveis obstáculos que os times de TI podem enfrentar para, dessa forma, mitigar os riscos e obter os resultados esperados.
Nesse artigo, vamos entender quais são os principais entraves que podem atrapalhar projetos de TI e o que é possível fazer para evitar isso. Vamos lá?
O que é um projeto de TI?
Segundo a 6a edição do Guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um projeto é "um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único". O caráter "temporário", no entanto, não significa que todos os projetos são de curta duração.
Seja na área de TI ou em qualquer outro segmento, os projetos podem ser para criar algo novo ou aprimorar algo que já existe.
Como estamos falando de tecnologia, os projetos podem ser o desenvolvimento de aplicativos, de e-commerces, iniciativas de cibersegurança, migração de infraestrutura para a nuvem ou automação de processos, por exemplo.
É possível considerar um projeto concluído em cenários positivos ou negativos: quando os objetivos previstos foram alcançados, quando não há mais recursos disponíveis para alocação, se não houver mais a necessidade de cumprir os objetivos ou, ainda, quando há encerramento por motivo legal ou por conveniência.
Veja mais sobre projetos de TI e seu gerenciamento no Qntrl Talks com a Project Manager Natália Carvalho Molina:
Por que alguns projetos de TI dão errado?
Como a área de TI tem recebido cada vez mais destaque, é normal que os desafios também cresçam.
Por mais que haja esforço da equipe, há casos em que os projetos de TI podem não alcançar os resultados esperados, e há vários fatores que podem contribuir para que essas iniciativas não alcancem os objetivos previstos. Vamos entender o que causa alguns deles?
1. Escopo indefinido
Um dos problemas mais comuns é a falta de um escopo claro e bem definido. Sem uma compreensão completa do que o projeto deve alcançar, é fácil perder o foco e terminar com resultados imprecisos. Para evitar esse problema, é importante identificar e envolver as pessoas relevantes para o projeto, além de definir e compreender de forma clara quais são as expectativas de entrega.
2. Falta ou dificuldades de comunicação e alinhamento
Esse é um empecilho que vale para qualquer segmento profissional, mas na área de TI, a falta de alinhamento pode levar ao desenvolvimento de tarefas de forma incorreta, o que causa perda de tempo e de recursos, além de possíveis conflitos entre as partes.
Estabelecer canais de comunicação, definir expectativas, manter a documentação do projeto atualizada são atitudes simples, mas capazes de trazer um impacto positivo para o time.
3. Falta de plano de gerenciamento de riscos
Sem uma estimativa dos possíveis riscos que podem comprometer um projeto de TI, as chances de sucesso ficam cada vez mais distantes e os imprevistos podem comprometer o cronograma e até mesmo a conclusão da iniciativa, sem falar no impacto financeiro para a empresa.
Pensar no que pode dar errado ao longo das etapas do projeto e o que fazer caso esses erros virem realidade não é sinônimo de pessimismo, mas sim de organização.
4. Falta de testes
Ao desenvolver projetos de TI, é importante considerar os testes dentro do cronograma, afinal, é através dessas provas que é possível assegurar a qualidade da solução a ser entregue. Além de aumentar as chances de bugs e erros, a falta de testes acaba comprometendo a segurança e, por consequência, a confiabilidade na solução que está sendo entregue.
5. Falta de monitoramento
Independentemente do tamanho do projeto, é importante monitorá-lo para garantir que a execução, os recursos (humanos e financeiros) e o cronograma estão adequados e que os imprevistos podem ser gerenciados de forma satisfatória.
É nesse ponto que um software de orquestração de fluxos e BPM como o Qntrl pode ajudar os times, com status das tarefas visíveis para todas as partes interessadas.
Seja por razões técnicas ou estratégicas, as falhas dos projetos de TI são comuns, mas a própria tecnologia oferece recursos que podem minimizar esses prejuízos e aproximar os times dos resultados positivos. Vamos conferir uma dessas práticas que podem alavancar a performance das empresas?
BPM: um artifício valioso para projetos de TI
Em algumas organizações, é comum ter mais de um projeto de TI sendo executado ao mesmo tempo. Já vimos que são muitas as variáveis para estar de olho para evitar falhas…
Com mais de um projeto, então, pode parecer ainda mais difícil de impedir que os problemas acabem prejudicando a entrega do produto.
Há, no entanto, ferramentas e artifícios que têm o objetivo de gerenciar os processos e fazer com que o trabalho seja executado de um jeito fluido. Um deles é o Business Process Management (gerenciamento de processos de negócio ou BPM, na sigla em inglês), uma série de práticas que buscam aperfeiçoar as atividades e, assim, aumentar a produtividade dos times.
O BPM pode ser posto em prática por empresas de vários segmentos, mas a tecnologia é essencial para colocá-lo em prática. O uso dos softwares de orquestração de fluxos que mencionamos anteriormente deixa a implementação desse gerenciamento ainda mais fácil, já que reduz as chances de falha humana e deixa a execução mais rápida e fluida.
Em se tratando da área de TI, a automação pode ser uma otimização e tanto para as equipes, já que pode reduzir o tempo dedicado a tarefas repetitivas e voltar a atenção das equipes para tarefas mais complexas.
Colocando o BPM em prática
Mapear as tarefas a serem executadas é o primeiro passo para implementar o BPM. Com a identificação e o planejamento das atividades, é possível identificar onde há mais chances de encontrar bloqueios e, ao mesmo tempo, oportunidades de melhoria.
Em seguida, é hora de padronizar os processos, criando um modelo que vai servir como guia para os projetos atuais e futuros. A seguir, é possível começar, de fato, a melhoria dos processos. A etapa final é a de otimização, para reforçar as melhorias obtidas nas etapas anteriores.
É através dessa implementação que as empresas podem alcançar benefícios como aumento na produtividade, redução de custos e mais agilidade na entrega de resultados. A segurança e o controle das atividades também são vantagens que são consequências dessa implementação.
Com a Tecnologia da Informação desempenhando um papel central nas nossas vidas, o sucesso dos projetos de TI têm sido fundamentais no mercado.
É por isso que a habilidade de evitar falhas significativas, somada à aprendizagem e à melhoria contínua, são essenciais para pavimentar o caminho do sucesso das organizações e dos profissionais da área.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
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