Diagramas de processos de negócios: o que são e como usar?

Um diagrama de processo de negócios (DPN) é uma representação visual que ilustra as diferentes etapas ou atividades de um processo empresarial. É amplamente utilizado no design, análise e otimização de fluxos de trabalho com uma ferramenta de BPM. Ou seja, se transformou em um quesito essencial para aumentar a eficiência dos processos da organização.

Essa ilustração, por exemplo, descreve num fluxograma como o trabalho funciona em uma empresa, desde o início até o final de um projeto. Uma lista de tarefas, pontos de decisão, entradas e saídas, bem como departamentos ou funções que realizam cada etapa podem ser incluídos em um diagrama como este.

Isto significa que ao representar com detalhes esses processos, as organizações podem realizar suas operações com mais precisão, sendo capazes de identificar gargalos enquanto garantem que todas as partes tenham o mesmo entendimento.

Outro benefício da implementação de um DPN está na quebra de processos mais complexos em processos menores e mais simples. Assim, este ponto de vista microscópico permite a detecção de potenciais falhas e redundâncias dentro do fluxograma.

Por exemplo: ao identificar áreas onde as tarefas são duplicadas ou atrasadas desnecessariamente, as empresas podem otimizar as operações e reduzir custos.

Embora os diagramas de processos de negócios sejam usados como ferramentas para melhorar a eficiência, eles também ajudam a padronizar os processos de uma organização.

Dessa forma, as empresas podem garantir uniformidade sobre como as tarefas devem ser feitas, independentemente de quem as execute, com processos documentados ou representados visualmente. Isso é particularmente importante para grandes empresas, que costumam ter várias divisões ou filiais envolvidas em determinados processos. 
 

Componentes essenciais de um diagrama de processo de negócio

Existem vários componentes que compõem um diagrama de processo de negócios (DPN) que, coletivamente, representam os fluxos e a estrutura de um processo. No entanto, são 7 as partes importantes que não podem faltar:
 
Eventos de Início/Fim  
Evento de início: marca o começo de cada processo, como “recebimento de pedido do cliente” ou “nova solicitação de projeto.”
Evento final: este evento simboliza o término de todo o processo, bem como todas as atividades que foram incluídas dentro dele, como por exemplo, entrega do produto, encerramento do projeto.
 
Tarefas/Atividades  
Estas são etapas ou ações individuais que precisam ser realizadas para alcançar os objetivos do processo. Uma tarefa representa uma parte independente do trabalho, como “Aprovar fatura” ou “Processar pagamento”. As tarefas geralmente são retângulos em DPNs.
 
Pontos de decisão (gateways)  
Os pontos de decisão mostram onde há caminhos que levam para longe de uma trajetória principal seguindo certas condições ou regras de negócios. Os gateways ajudam a escolher o que acontecerá em seguida, dependendo de como as tarefas anteriores foram realizadas. Por exemplo: o pagamento foi aprovado? Sim/Não.
 
Fluxos/Conectores  
São as linhas ou setas que conectam várias tarefas, eventos e gateways para indicar a sequência e a direção do fluxo através do processo. Os fluxos mostram como cada etapa leva à próxima.
 
Papeis (Raias)  
As raias são seções horizontais ou verticais que agrupam tarefas conforme seus responsáveis, podendo ser unidades funcionais, sistemas ou departamentos. Isso facilita a atribuição de responsabilidades ao longo do processo, permitindo identificar facilmente quem é responsável em cada estágio.
 
Artefatos  
Artefatos representam quaisquer dados, documentações ou informações relacionadas aos processos de negócios; exemplos incluem faturas, relatórios ou formulários que são empregados/gerados ao executar esses processos. Artefatos são normalmente exibidos por ícones dentro ou em conexão com tarefas na figura.
 
Subprocessos  
Subprocessos são processos adicionais que podem ser divididos em seu próprio conjunto de tarefas e fluxos. Eles permitem a simplificação de processos complexos ao colocá-los dentro de um único elemento do diagrama principal, tornando-os mais gerenciáveis e compreensíveis.
 
Todos esses componentes são importantes para criar um diagrama de processo de negócios (DPN) mais eficiente, que ajuda as organizações a mapear, analisar e otimizar seus fluxos de trabalho.

Diagrama de processo de negócios com BPM   

É um processo contínuo mapear esses processos com a ajuda do software BPM. Isso significa que pode ser personalizado para cada necessidade específica de cada setor da empresa.

Recursos Humanos (RH)  

Exemplo de processo: integração de funcionários

Com BPM: fica mais fácil para a equipe de RH projetar um processo de integração e garantir que todos os novos colaboradores passem por um conjunto de etapas de forma padronizada e eficiente.

A ferramenta BPM ajuda a automatizar atividades como configuração de folha de pagamento, cronograma de treinamento, reduzindo o trabalho manual e garantindo que nenhuma etapa seja omitida.

Finanças

Exemplo de processo: processamento de faturas

Com BPM: ao adotar o gerenciamento de processos de negócios, os departamentos financeiros podem agilizar o processamento de faturas, direcionando automaticamente contas a pagar e receber para aprovação, garantindo que os pagamentos sejam feitos em dia. Os erros serão reduzidos pelo uso do software BPM, que é compatível com os sistemas financeiros, tornando o processo mais rápido.
 
Compras

Exemplo de processo: aprovação de ordem de compra (PO)

Com BPM: o departamento de compras pode usar um software como este para estabelecer um processo claro de aprovação de ordem de compras, minimizando atrasos causados por ambiguidades.

Isso envolve rastrear solicitações de compra de forma sistemática usando a ferramenta BPM, permitindo decisões automatizadas com base em processos predefinidos e visibilidade em tempo real dos gastos, para que as compras sejam feitas dentro do orçamento.

TI

Exemplo de processo: resolução de tíquete de suporte de TI

Com BPM: para obter respostas rápidas e soluções eficientes, os departamentos de TI podem estabelecer seus procedimentos de resolução de tíquetes de suporte adequadamente com o uso de ferramentas como o Business Process Management Suite, que mapeia essas atividades de forma eficaz.

Nesse caso, os tíquetes podem ser facilmente atribuídos automaticamente, bem como rastreados, facilitando a gestão de problemas sem atrasos.

Vendas

Exemplo de processo: gestão de leads

Com o BPM, sua equipe de vendas pode criar processos de gestão de leads que otimizam de forma inteligente a jornada de cada cliente pelo funil de vendas.
 
A tecnologia BPM permite acompanhar todas as interações e ações realizadas, facilitando a comunicação entre sua equipe e os clientes após a inscrição, além de melhorar o acompanhamento em todas as etapas.

Marketing

Exemplo de processo: campanha de marketing

Com o BPM, a execução coordenada de campanhas de marketing torna-se mais eficiente. Utilizando essa ferramenta, é possível alinhar o trabalho entre diferentes equipes, acompanhar resultados em tempo real e fazer ajustes estratégicos com base em análises. Isso garante maior precisão e aumenta as chances de sucesso das campanhas.
 
Atendimento ao cliente

Exemplo de processo: resolução de reclamações de clientes

Com o BPM, o atendimento ao cliente pode agilizar a resolução de reclamações, proporcionando maior satisfação em menos tempo. Recursos como o registro automatizado e a criação de tarefas de acompanhamento permitem investigar problemas de forma eficiente, acelerando o processo e melhorando a experiência do cliente.

Como o BPM simplifica os processos

As organizações podem criar modelos de processos com pouco esforço usando ferramentas BPM. Plataformas como o Qntrl, por exemplo, possuem interfaces intuitivas de arrastar e soltar, permitindo visualizar e projetar fluxos de trabalho sem a necessidade de habilidades técnicas avançadas. Além disso, os recursos de automação facilitam a execução das tarefas, garantindo uniformidade em todas as etapas.

As ferramentas de BPM também oferecem flexibilidade para personalizar fluxos de trabalho conforme as necessidades específicas de cada departamento e conforme mudanças nas condições do mercado. Essa facilidade em adaptar e otimizar processos torna o BPM essencial para organizações que buscam melhorar suas operações e alcançar resultados mais eficientes e consistentes.

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