Para garantir o funcionamento eficiente do setor financeiro de uma empresa, é preciso que duas áreas em particular estejam estruturadas de maneira organizada: contas a receber e contas a pagar.
No primeiro caso, estamos falando do setor responsável pelo monitoramento da entrada de receita, ou seja, fundamental para manter o funcionamento e a lucratividade da empresa.
As contas a pagar, por sua vez, dependem do faturamento que vem das contas a receber para promover o controle das despesas e obrigações financeiras.
Independentemente da indústria, é importante estruturar o processo de contas a pagar para assegurar a boa gestão de recursos, garantindo o futuro da empresa e a boa relação com fornecedores e com órgãos municipais, estaduais ou federais, a depender do tipo de empreendimento.
Nesse artigo, vamos entender um pouco mais sobre o setor de contas a pagar e como estruturar os processos de maneira simples e eficaz, aumentando a visibilidade dos pagamentos, garantindo que nenhuma despesa será esquecida e que time e fornecedores receberão os valores em dia e de forma correta.
O que são contas a pagar?
À primeira vista, pode até parecer que esse setor é exclusivamente responsável pelo pagamento de boletos. No entanto, a área de contas a pagar tem atribuições mais complexas e de extrema importância para uma empresa.
É claro que os boletos são parte das atribuições, mas as contas a pagar também são responsáveis por definir as formas de pagamento das despesas – à vista ou em parcelas, no caso de compras grandes – e por garantir de que os valores em caixa podem quitar as despesas e manter as operações da empresa sem a necessidade fazer dívidas.
É por isso que contas a pagar e contas a receber são setores que devem atuar lado a lado. A depender das despesas que uma empresa tem, vai ser possível aumentar ou diminuir o preço final do produto ou serviço para o consumidor, por exemplo.
A área de contas a pagar também tem um papel essencial para empresas que planejam sua expansão. Com o monitoramento do fluxo de caixa, o setor pode determinar se e quando esses planos podem se tornar realidade.
Mas como executar todas essas tarefas e alcançar, assim, um fluxo de caixa saudável e um futuro financeiro sustentável? Vamos descobrir!
Como estruturar um processo de contas a pagar?
Planejamento e organização são palavras-chave para muitos processos, não é mesmo? E com as contas a pagar, não seria diferente.
Já que estamos falando de recursos financeiros, é importante ter uma visão detalhada de quais são as despesas em um determinado período de tempo (semana, quinzena ou mês, por exemplo) e qual o montante a ser pago a fornecedores e recursos humanos nos intervalos determinados em contrato.
Mapeie as despesas
Antes de começar a quitar as despesas de maneira deliberada, é importante ter uma noção exata de quais são os pagamentos a serem feitos.
No caso de um restaurante, por exemplo, gastos como aluguel, folha de pagamento, insumos, embalagens de delivery, fardamento de funcionários e licenças para funcionamento estão entre algumas das contas a serem pagas de forma recorrente, seja mensal, trimestral ou anualmente.
Nesse primeiro passo, é importante listar todas as despesas para, em seguida, dividi-las de acordo com o período que mais faça sentido para quem administra o negócio.
Faça pesquisa de preços
Depois de saber quais são as despesas, é importante identificar aquelas em que é possível fazer cotações com fornecedores para identificar o local que oferece o melhor custo/benefício para a empresa.
Ainda no exemplo do restaurante, é importante pesquisar os locais que oferecem os ingredientes com a qualidade desejada e pelo preço mais justo.
Esse processo é importante sobretudo nos momentos em que o corte de gastos é necessário, já que é possível identificar fornecedores com preços mais compatíveis com a realidade financeira e com as necessidades da empresa para seguir com as operações.
Use softwares de gerenciamento de processos
A tecnologia pode ajudar a aumentar a visibilidade das despesas e o controle das datas de pagamento.
Através do uso de softwares como o Qntrl, que oferecem soluções personalizadas a depender do contexto em que a empresa está inserida ou do tipo de processo seguido, é possível garantir que as despesas serão gerenciadas de maneira precisa e eficaz.
Com o uso de softwares, também é possível automatizar alguns processos, como aprovações e cobranças de recibos. A realização de auditorias também fica muito mais simples levando as informações para o campo digital, já que é possível emitir relatórios de pagamentos de maneira automatizada.
Confira outras vantagens do uso da tecnologia para otimizar os processos de contas a pagar:
- Redução de custos e de erros no processo
- Maior controle e visibilidade de informações importantes
- Otimização do tempo da equipe
- Redução de chances de pagamento de multa por atraso nos pagamentos
Melhorando os processos financeiros com BPM
Ao adotar softwares de orquestração de fluxos para os processos de contas a pagar, a precisão e a visibilidade aumentada dos pagamentos dão ainda mais espaço para outro aliado poderoso: o Business Process Management (gerenciamento de processos de negócio ou simplesmente BPM, na sigla em inglês).
O BPM é um conjunto de práticas que buscam, através do monitoramento de processos, a melhoria contínua e o aperfeiçoamento de cada etapa das atividades. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade através do aperfeiçoamento da execução das tarefas.
A implementação do BPM começa com a identificação e planejamento das tarefas que são atribuídas ao setor. Com as atividades mapeadas, fica mais simples de detectar possíveis entraves em algumas etapas do processo.
Em seguida, é possível montar estratégias para definir como os processos e atividades podem ser otimizados – e a automação pode ser uma solução viável para vários tipos de empresa, já que economiza o tempo que seria dedicado em atividades repetitivas e deixa funcionários focados em tarefas mais estratégicas.
A organização e a visibilidade total das despesas são elementos essenciais para o setor de contas a pagar de empresas de qualquer tamanho ou segmento. Com a tecnologia como ferramenta de apoio, fica ainda mais fácil ter processos mais eficientes e que podem aumentar as chances de prosperidade do negócio.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
