Como obter o máximo do ciclo de vida de um BPM

O gerenciamento processos de negócios (BPM) é uma maneira estruturada de alcançar uma gestão eficiente em qualquer empresa. Isso significa que, ao seguir o ciclo de vida do BPM, as organizações podem converter ideais em processos orientados para o crescimento bem-sucedido.

Confira neste blog uma revisão abrangente das várias fases do ciclo de vida do BPM - a como as empresas podem aproveitar ao máximo cada uma das etapas.

Conheça o ciclo de vida de um BPM

1. Crie ideias de processos de negócios  

A primeira etapa do ciclo de vida de um BPM é focada na ideação e design. Ou seja, este estágio envolve determinar objetivos para o processo, definir parâmetros e estabelecer uma base sólida, assim você faria ao planejar uma construção, por exemplo.

Na prática, ter ideias bem definidas garantem que cada colaborador de um projeto saiba o que se espera que ele alcance com o tempo.

Durante a fase de design, a contribuição de todas as partes interessadas deve ser buscada. Isso pode incluir membros da equipe, supervisores e até mesmo clientes, quando necessário. Assim, entender suas necessidades e expectativas pode fornecer insights valiosos que moldam o processo como um todo.

Também é importante alinhar os objetivos do processo com as metas estratégicas da organização para que esses dois possam se apoiar mutuamente, garantindo assim o sucesso em toda a empresa.

2. Mapeie os processos em diferentes cenários  

Tornar o passo a passo palpável e visual, geralmente feito por meio de fluxogramas ou qualquer outra ferramenta de diagramação, pode ser  chamado de modelagem de processos. Você pode olhar várias alternativas modelando e ver como o processo funciona.

Então, depois que a ideia foi projetada, vem a modelagem ou mapeamento dos processos. Nesta fase, é preciso considerar vários fatores que podem afetar o processo, como possíveis gargalos, restrições de recursos, entre outras influências externas.

Assim, diferentes situações podem ser simuladas para detectar problemas potenciais e criar planos de contingência, quando necessário. A modelagem ajuda a comunicar melhor o envolvimento das partes interessadas, dessa forma, todos os envolvidos têm a chance de entender um processo facilmente.

3. Coloque em prática e faça as melhorias necessárias

Depois de estabelecer um modelo sólido, agora é hora de agir. A implementação requer a distribuição de recursos, treinamento dos colaboradores e, ainda, toda a infraestrutura necessária para transformar a teoria em prática. Lembrando que tudo deve ser cuidadosamente gerenciado, especialmente pela coordenação e lideranças.

A flexibilidade também deve ser mantida durante a implementação, pois mesmo processos mapeados e bem planejados podem enfrentar desafios imprevistos. Portanto, o sucesso dependerá da rapidez com que você responde às mudanças necessárias quando surgirem.

As partes interessadas precisam estar em contato constante durante esta fase, para que todas as pessoas estejam se movendo na mesma direção, sabendo o que é esperado de cada uma delas.

4. Monitore os resultados e melhorias

Após a implementação, vem o monitoramento do processo. O acompanhamento contínuo é necessário para garantir que o processo permaneça no curso para atingir seus objetivos.

Para isso, os dados devem ser coletados e analisados, permitindo assim determinar se o processo foi ou não bem-sucedido.

Nesta etapa do ciclo de um BPM, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são muito importantes, já que fornecem números mensuráveis que mostram o nível de desempenho de um determinado processo. Por meio desses indicadores, você pode identificar facilmente áreas que necessitam de melhorias. Além disso, ao monitorar tendências e padrões, torna-se possível obter insights para aprimoramentos futuros.

O monitoramento contínuo deve envolver acompanhamentos regulares juntamente com revisões quando necessário e, ainda, contar com as partes interessadas, porque este feedback pode fornecer algumas dicas úteis sobre o que precisa de atenção adicional. 

5. Otimize os processos de negócios

Os ciclos de vida do BPM terminam com a otimização. Isso significa que é possível melhorar cada uma das etapas através de escolhas bem informadas, com base nos dados coletados na fase de monitoramento. Ou seja a otimização de um processo consiste em refiná-lo para ter um melhor desempenho geral, custar menos e funcionar mais rápido.

Assim, o objetivo desta fase é a melhoria contínua. Por isso, é importante estar sempre avaliando e tentando melhorar os processos. Às vezes, pequenas mudanças feitas ao longo do tempo podem levar a grandes avanços. Outra questão fundamental da otimização consiste em usar tecnologia ou automação para acelerar processos.

Agora é o momento em que todas as contribuições são reconhecidas e os sucessos celebrados juntos como uma equipe. Quando as conquistas são elogiadas, os ânimos se elevam e as pessoas se sentem motivadas para um crescimento contínuo.

O ciclo de vida do BPM oferece uma ótima estrutura para traduzir conceitos em sistemas funcionais dentro das organizações. Essas etapas incluem design, modelagem, implementação, monitoramento e otimização, que, se seguidas, podem tornar os negócios mais adaptáveis e eficientes.

Abraçar essas fases requer disposição para se adaptar às mudanças e compromisso com a melhoria contínua. Não se esqueça: Os benefícios superam os esforços envolvidos, resultando em que empresas podem fomentar a inovação, aumentar a produtividade e, assim, alcançar o sucesso sustentável por meio da compreensão do ciclo de vida do BPM.

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