Você sabia que a implementação eficaz do BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios) pode aumentar a eficiência operacional, com a redução de horas trabalhadas pelos departamentos em até 60%?
Isso significa que otimizar os processos já deixou de ser uma opção para empresas de todas as áreas e tamanhos - e se tornou uma necessidade para quem busca transformar estratégias em resultados tangíveis. De que forma? Ao mapear, organizar e monitorar os processos, a sua organização consegue eliminar gargalos e melhorar a performance das equipes.
Neste artigo, vamos mostrar como um BPM pode ser o diferencial que o seu negócio precisa não apenas para sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo, mas, especialmente prosperar e alcançar os melhores resultados, confira!
O que é o BPM na prática?
Você que acompanha nosso blog já deve ter visto uma série de artigos descrevendo o que é um BPM e como essa abordagem estratégica visa melhorar a eficiência das operações empresariais. Aqui você encontra um guia completo para entender melhor.
Mas, na prática, o BPM tem foco na melhoria de todos os processos de negócios de uma organização. O objetivo principal é alinhar esses processos com as metas da empresa, envolvendo não só o mapeamento como também análise crítica, pensamento estratégico e utilização de tecnologia para reformular processos completos.
Isso significa não apenas olhar como as coisas são feitas mas, especialmente, por que são feitas dessa maneira. E, nesse contexto, aborda todos os aspectos do seu negócio, incluindo operações, TI, RH, marketing, vendas, jurídico e muito mais.
Vamos pegar um exemplo prático: imagine uma empresa de logística que precisa melhorar os processos de entregas. Inicialmente, a organização enfrenta problemas com atrasos e extravios de mercadorias e, após mapear e analisar seus processos, conseguiu identificar várias áreas deficientes, como a comunicação entre os departamentos.
Com um BPM, a empresa automatiza toda a comunicação entre as equipes, melhorando a rastreabilidade das mercadorias e também a gestão de estoques.
BPM ajuda a identificar gargalos nos processos
Como no exemplo acima, o BPM ajuda a identificar gargalos em processos empresariais, oferecendo uma visão clara de cada etapa, permitindo aos gestores descobrir exatamente onde os problemas ocorrem.
Para isso, o primeiro passo é mapear todos os processos atuais da empresa. Isso envolve documentar cada ação, quem a executa e quanto tempo leva. Com essa visão detalhada, fica mais fácil reconhecer quais etapas causam lentidão ou potenciais erros. E aqui entra o poder do BPM: ao visualizar as operações como um todo, você pode detectar os gargalos que afetam o fluxo de trabalho e a produtividade.
Além disso, o uso do BPM permite a implementação de melhorias baseadas em dados concretos. Por meio da análise dos processos, o BPM ajuda a identificar não apenas onde os problemas acontecem (ou podem acontecer), mas também sugere soluções eficientes. Isso inclui desde a simplificação de etapas nos fluxos de trabalho até a automação de tarefas repetitivas.
Como um BPM traz melhores resultados para a empresa?
Agora, confira como um BPM transforma as operações da sua empresa e oferece diversos benefícios para melhorar os processos, com vantagens tangíveis para o seu negócio:
1. Reduz custos
Ao otimizar processos e eliminar erros, as empresas reduzem significativamente seus custos operacionais. A automação de tarefas repetitivas minimiza erros manuais, resultando em economia de recursos a longo prazo.
2. Aumenta a qualidade dos produtos e serviços
O BPM permite que as empresas estabeleçam padrões de qualidade claros e consistentes. Isso garante que os produtos e serviços atendam ou superem as expectativas dos clientes, o que é crucial para a satisfação e fidelização dos mesmos.
3. Permite mais controle das operações
Oferece uma visão clara dos processos, desde o início até o fim. Isso permite que gestores tomem decisões informadas e baseadas em dados, melhorando a governança corporativa.
4. Melhora a gestão de riscos
A gestão de processos de negócios ajuda a garantir que as operações estejam em conformidade com as regulamentações e normas do setor. Além disso, ao identificar e mitigar riscos nos processos, as empresas podem evitar problemas legais e financeiros.
5. Aumenta a satisfação dos colaboradores
Com processos mais eficientes e menos tarefas repetitivas, os funcionários podem focar em atividades mais estratégicas e de maior valor, o que pode aumentar a satisfação e a retenção de talentos.
6. Facilita a colaboração
Ao concentrar todos os dados e informações em um único lugar, o BPM promove a colaboração e a comunicação entre diferentes departamentos, incentivando ainda mais o trabalho em equipe.
7. Melhora a experiência do cliente
Assim, ao mapear a jornada do cliente, é possível identificar pontos problemáticos e eliminar gargalos. Ou seja, um BPM consegue não só simplificar os processos como também melhorar o atendimento e suporte, proporcionando experiências mais personalizadas aos clientes.
8. Favorece a inovação
Um BPM incentiva uma cultura de melhoria contínua, onde os processos são regularmente revisados e otimizados. Isso fomenta a inovação e mantém a empresa em constante evolução.
9. Aumenta a produtividade
A gestão de processos de negócios pode ajudar as empresas a aumentar a produtividade das equipes, eliminando processos manuais e desnecessários e introduzindo fluxos de trabalho mais ágeis.
10. Ajuda na retenção de clientes
Ao alinhar os processos de negócios para oferecer um melhor atendimento ao cliente, as empresas conseguem reter ainda mais os consumidores existentes, levando a um melhor ROI no futuro. Afinal, processos complicados podem limitar a interação entre os clientes e o seu negócio mas, com um BPM é possível analisar todos estes processos para melhorar a satisfação dos clientes.
11. Padroniza os processos
Ao criar processos consistentes (e que sejam seguidos por todos), a sua empresa tem mais eficiência, qualidade nos produtos e serviços, conformidade e até mais engajamento das equipes.
12. Garante a sustentabilidade
Com processos bem definidos e automação de tarefas repetitivas com um BPM, a sua empresa pode investir em ações mais sustentáveis, alinhando os objetivos com as estratégias ESG (Environmental, social and governance, em português, ambiental, social e governança corporativa).
Próximos passos: como incluir o BPM na cultura empresarial
O primeiro passo é garantir que todos na organização entendam o que é BPM e a importância dessa abordagem para o sucesso do negócio. Isso envolve treinamentos e workshops, por exemplo. Este ponto de partida é essencial para que cada membro da equipe veja como suas atividades se encaixam nos objetivos da empresa - e como podem contribuir para a melhoria contínua dos processos.
Em segundo lugar, é preciso manter canais abertos de comunicação onde as ideias possam fluir livremente - e o BPM possa ser integrado na rotina da empresa. Incentive feedbacks, sugestões e, principalmente, a participação ativa de todos os níveis hierárquicos. Essa abordagem colaborativa não só fortalece a cultura do BPM, como também promove um ambiente de trabalho mais engajado e inovador.
Por último, mas não menos importante: não se esqueça de monitorar e avaliar regularmente o desempenho dos processos. Isso não apenas ajuda a identificar áreas para melhoria, mas também celebra os sucessos e reforça a importância do BPM dentro da empresa.
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