Você ainda está preso no passado, confiando em métodos tradicionais como envio de e-mails e longas chamadas? É hora de aceitar a inovação e modernizar o sistema de gerenciamento de processos da sua empresa. Se você valoriza a eficiência e busca processos otimizados com apenas um clique, então este post pode te ajudar.
Se você já utiliza o Qntrl, é provável que esteja familiarizado com a ideia de criar projetos para cada processo. Isso implica em determinar como, o quê, quando e, se necessário, quem deve executar determinadas tarefas. Porém, o verdadeiro desafio está em garantir que seus colaboradores sigam esses processos meticulosamente delineados.
Em outras palavras, como você garante que as equipes estejam alinhadas a estes processos já estabelecidos? Neste artigo, vamos explorar estratégias eficazes para integrar sua equipe e incentivar os colaboradores a seguir os processos que você mapeou. Saiba como!
Problemas relacionados à aderência nos processos
Processos que consomem muito tempo
A acessibilidade é crucial para que o seu time não abandone os processos no meio. As equipes geralmente enfrentam dificuldades para localizar os processos necessários, levando a ineficiências.
A dica que vale ouro é: utilize plataformas dedicadas ou integre processos de maneira contínua em ferramentas tecnológicas para melhorar a acessibilidade e otimizar o tempo do seu time.
Processos desatualizados
Atualize regularmente os processos para garantir que eles estejam alinhados com as estratégias sempre em evolução do seu negócio. Isso garante relevância e eficácia.
Processos maçantes ou difíceis de entender
Se seus processos parecem não são facilmente compreendidos, é preciso mudar a estratégia. Considere uma reformulação, tornando cada um deles visualmente atraentes e fáceis de entender. Incorpore uma linguagem concisa para melhorar a legibilidade.
Falta de responsabilidades atribuídas
Toda jornada bem-sucedida precisa de uma liderança comprometida, por isso, é importante delegar responsabilidades à gestão de processos para garantir que as tarefas sejam cumpridas dentro dos prazos pré-determinados - e que as equipes possam se concentrar em ações que contribuem diretamente com o crescimento da empresa.
Erros tratados como únicos
Ao invés de culpar indivíduos por erros, trate-os como sintomas ao invés da doença. Ou seja, é preciso revisar todos os processos. E, assim, identificar problemas e gargalos, evitando a recorrência de erros e promovendo a cultura de melhoria contínua na sua empresa.
Importância da perspectiva na gestão de processos
Alinhamentos com as lideranças
É crucial que os líderes entendam e transmitam a importância da aderência ao processo. Construir uma cultura onde todos apreciam e seguem os procedimentos estabelecidos é a chave para o sucesso.
Comunicação clara
Articule as vantagens de aderir aos processos, enfatizando a melhoria da eficiência operacional a redução de erros e o aumento da satisfação do cliente. Uma comunicação clara cria um entendimento compartilhado do valor de seguir os processos estabelecidos.
Definindo o exemplo
Líderes devem liderar pelo exemplo, demonstrando o comportamento que esperam de suas equipes. A aderência aos processos começa pela liderança, que estabelece o padrão e reforça a importância de seguir as diretrizes da organização.
Cultura de processo na empresa
Mesmo para líderes que preferem uma abordagem mais distante, é essencial capacitar as equipes com diretrizes e expectativas claras. Cultive um ambiente onde os indivíduos assumam a propriedade de seus processos, juntamente com a responsabilidade pela aderência.
Mecanismos de feedback
Não tem como manter melhoria contínua sem feedback do seu time, então, Estabeleça canais para comunicação abertos para permitir que os membros da equipe forneçam feedback sobre os processos existentes. Isso promove uma cultura de melhoria contínua, permitindo a identificação de áreas que precisam de refinamento e garantindo que os processos permaneçam relevantes e eficazes.
Como estabelecer uma cultura de processo com BPM
Invista em ferramentas de BPM: as ferramentas de gerenciamento de processos de negócios (BPM) podem simplificar e automatizar todo o trabalho das equipes. Escolha ferramentas como o Qntrl, que se alinham com as necessidades da sua organização e facilitam o monitoramento e a otimização dos fluxos de trabalho.
Treinamento e integração: forneça treinamento abrangente sobre ferramentas BPM para garantir que as equipes sejam aptas a utilizar. Integre essas ferramentas nas operações diárias para aumentar a produtividade.
Aderência aos processos: como alcançar de forma eficiente?
Agora, vamos ajudar você na prática a traçar o caminho em direção a uma melhor aderência ao processo.
Torne os processos facilmente disponíveis
- Armazene processos em uma plataforma dedicada e acessível.
- Integre processos em aplicativos diários, como o Slack, para uso contínuo.
Deixe os processos fáceis de ler
- No Qntrl, ao navegar pelas tarefas diárias, você pode permitir que os colaboradores visualizem todo o processo. Isso garantirá que eles olhem para as tarefas de maneira holística e mais clara.
- Divida tarefas complexas e mantenha seus processos de forma consistente.
Reserve um tempo para explicar os processos
- Gerentes, sejam práticos ao orientar sua equipe através dos processos.
- Direcione sua equipe para processos e esteja disponível para esclarecimentos.
- Se um processo precisa de explicações constantes, lembre-se que isso pode ser um problema de processo, não de compreensão.
Nomeie um responsável pelo processo
- Designe alguém responsável por verificar a aderência ao processo.
- Em equipes menores, líderes de equipe de tarefa podem assumir essa responsabilidade.
- Além disso, garanta que mudanças culturais sejam mais do que apenas mudanças de política na empresa.
Reconheça erros humanos como falhas de processo
- Analise erros verificando se faltam etapas no processo, se o mesmo tinha métodos desatualizados ou simplesmente foi ignorado.
Mantenha constantemente os processos atualizados
- Torne a atualização de processos uma tarefa rotineira vinculada às mudanças em seus métodos de trabalho.
- Utilize plataformas online, como Qntrl, para atualizações fáceis e centralizadas.
Como fazemos isso com Qntrl?
O fluxo de processo é revisado automaticamente
- No momento em que você cria um processo completo, o Qntrl revisa o fluxo para você.
- Isso garante responsabilidade e conformidade com o processo.
Notificações automatizadas para tarefas devidas
- Você pode receber notificações para tarefas pendentes.
- A plataforma se integra com e-mail ou outros aplicativos como o Slack para atualizações contínuas.
Atribua responsabilidades às equipes
- Atribua responsabilidades claras e tarefas para para indivíduos ou toda a equipe;
- Dessa forma, todos sabem quem é responsável pela execução.
Veja todos os processos ativos facilmente
- Você pode obter uma visão geral de todos os seus processos de uma só vez, tornando fácil monitorar vários processos ao mesmo tempo.
- Você também terá em mãos informações instantâneas e detalhadas sobre o status da tarefa, responsáveis e deadlines.
Em resumo, o verdadeiro desafio da aderência aos processos reside em cultivar uma cultura que não apenas abrace, mas trabalhe ativamente por esses processos. Ao incorporar os insights fornecidos e implementar as estratégias sugeridas, você pode estabelecer a base para um negócio orientado por processos.
Essa abordagem não apenas minimiza os erros humanos, mas também maximiza a eficiência operacional, criando um caminho para o sucesso sustentável na sua organização.
