Entenda tudo sobre automatização para o RH

Cerca de 51% das empresas estão optando por automatizar seus processos para reduzir custos, de acordo com a Gartner. Isso tem se provado uma excelente estratégia também para ganhar eficiência.

Para fazer isso com sucesso na área de RH, é crucial entender os requisitos específicos da sua companhia. Entenda do que precisam para saber melhor suas necessidades e avaliar os prós e os contras de usar automatização.

Quais são seus requisitos de negócios para fluxos de trabalho?
Quais recursos são essenciais para o gerenciamento do fluxo de trabalho?
Quantas pessoas vão usar o sistema de fluxo de trabalho?
Quanta ajuda você provavelmente vai precisar durante a implementação?

Especificamente dentro do RH, vale se perguntar:

Se eu automatizar processos repetitivos, terei maior eficiência na gestão do RH, resultando em resultados mais rápidos?
E a comunicação e a colaboração dentro do RH também podem ganhar com a centralização dos processos numa só plataforma?

Exemplos de processos para automatizar dentro do RH

1. Fluxo de avaliação de desempenho da equipe:

Lembretes automatizados para líderes e times quando as avaliações de desempenho são devidas.
Formulários de avaliação de desempenho enviados de forma digital.
Sistema que coleta e analisa automaticamente os dados de avaliação.
O RH recebe relatórios de avaliação compilados automaticamente para revisão.

2. Fluxo de desligamento de funcionários:

O RH recebe o aviso de saída de um funcionário
O sistema gera automaticamente listas de verificação de saída e tarefas de desligamento.
Notificações automatizadas são enviadas para TI, segurança e outros departamentos relevantes para as ações necessárias.
O RH realiza entrevistas de desligamento eletronicamente, coletando feedback e percepções dos funcionários que estão saindo.

3. Fluxo de recrutamento:

Abertura de pedido de novas vagas
Soluções automatizadas podem alcançar candidatos de outros processos e ajudar as equipes de aquisição de talentos na filtragem de aplicativos.
Processo digital e visibilidade para o departamento solicitante.
Menor trabalho administrativo, e mais tempo para o RH se concentrar em conduzir entrevistas e selecionar as melhores pessoas para as vagas.

4. Fluxo para emissão de documentos fiscais e formulários de compliance:

Pedidos digitais de holerites ou declarações anuais para imposto de renda
Automatização das respostas com busca digital no sistema, sem necessidade de parar uma pessoa do RH para isso
Input único das regras de conformidade/compliance para a geração automática de documentos pedidos pelo fluxo digital

As ferramentas de automatização de processos são incrivelmente versáteis e adaptáveis, capazes de atender a qualquer necessidade organizacional. Elas apoiam uma ampla variedade de fluxos de trabalho - com Qntrl, isso ainda acontece em ambiente low-code, oferecendo flexibilidade para modificar os workflows conforme necessário.

Se você tem um processo específico em mente ou precisa simplificar várias tarefas, essas ferramentas podem efetivamente trazer eficiência e dar vida às suas operações.

Vantagens da automatização no RH para os times

A automação de RH oferece benefícios não apenas para as equipes de RH, mas também para as pessoas das outras equipes:

A automatização permite que o time de RH dedique mais tempo às atividades estratégicas de RH, relações com funcionários e estrutura organizacional geral.

Essa automatização pode fazer ainda mais pelo RH: os fluxos de trabalho automatizados podem bloquear calendários durante a licença do funcionário, enviar lembretes para datas importantes e notificar gerentes e funcionários sobre aniversários de trabalho e aniversários.

Automatizar essas tarefas reduz a carga manual do departamento de recursos humanos, melhora a eficiência e minimiza os erros.

Ao implementar ferramentas de autoatendimento, os outros times ganham independência para acessar seus holerites, informações de benefícios ou solicitar férias. Isso agiliza atendimento.

Escolher o software de automação de RH certo é essencial para agilizar os processos de RH. Ao automatizar tarefas como recrutamento, gerenciamento de holerites, avaliações de desempenho e criação de fluxos de trabalho, o time economiza tempo, reduz custos, melhora a eficiência.

Como implementar fluxos de trabalho automatizados

Existem algumas etapas essenciais na hora de implementar fluxos de trabalho no departamento de RH para automatizar e otimizar tarefas e processos.

Para organizar e digitalizar seus fluxos de trabalho de RH de forma eficaz, você precisa:

Reunir informações sobre a equipe e suas necessidades
Determinar as responsabilidades específicas dentro do fluxo de trabalho
Criar um esboço claro da sequência de tarefas no fluxo de trabalho
Buscar as aprovações necessárias para o fluxo de trabalho proposto
Finalizar e implementar os fluxos de trabalho otimizados na plataforma escolhida

Avalie seus processos de RH: identifique tarefas repetitivas e demoradas que podem ser automatizadas, como integração de funcionários, gerenciamento de férias, avaliações de desempenho e processamento de folha de pagamento.

Simplifique processos repetidos com funcionários: Crie um fluxo de trabalho para processos repetidos, como contratações, integração, coleta de informações, configuração de contas de e-mail, treinamento anual e afins. Isso garante a consistência, reduz a sobrecarga administrativa e minimiza os erros.

Simplifique a gestão de licenças e férias: Garanta que seu sistema de workflows ajude no gerenciamento de férias ou licenças com autoatendimento, para que colaboradores possam solicitar o que precisam por meio do software de RH. Isso aciona um fluxo de trabalho automatizado para aprovações, atualizações de saldos e notificações aos gerentes, simplificando o processo e aumentando a transparência.

Dicas extras para escolher o programa certo para o RH e a melhor plataforma de fluxos de trabalho com automatização: