Uma doença, uma viagem ou uma emergência - sejam quais forem os motivos, os pedidos de folga são uma parte essencial de toda organização. Infelizmente, se as solicitações de folga não forem tratadas adequadamente, elas podem levar à estagnação, ao caos e, a longo prazo, à ineficiência. As organizações não podem se dar ao luxo de administrar estas solicitações de forma aleatória. Então, qual é a solução? A contratação de novos funcionários para gerenciar deixa a única opção viável?
Felizmente, não.
O software de orquestração de fluxo de trabalho dotado de automação provou ser a melhor solução para o gerenciamento de folgas. Em geral, uma política transparente de folgas e um processo sistemático de aprovação reduz o caos dentro das organizações, mas com o software de orquestração de fluxo de trabalho, as empresas podem conseguir muito mais. Aqui estão apenas alguns benefícios de gerenciar o tempo de folga ou pedidos de folga usando software de orquestração de fluxo de trabalho.
Rastreamento centralizado
O RH pode acompanhar todos os status das solicitações em tempo real, graças ao rastreamento e relatórios centralizados. Em uma solução como o Qntrl, você pode encontrar todas as solicitações em um painel, o que simplifica o processo de identificação de atrasos na aprovação, empurrando casos prioritários, atualizando os funcionários sobre seu status de solicitação e muito mais.
Aciona a eficiência
Muitas vezes, um gerente tem que ler um longo e-mail para obter informações básicas, como por que um candidato está se candidatando a uma folga ou se ela é uma prioridade. Em grandes empresas onde os departamentos de RH estão processando múltiplos pedidos, ele pode consumir muito tempo. Na maioria dos softwares de orquestração de fluxo de trabalho, os formulários desempenham um papel importante na solução deste problema. Um formulário de autoatendimento facilita a aplicação e aprovação/rejeição - a razão, as datas, o histórico, tudo pode ser visto de relance.
Planejamento de assistência
Uma folga inesperada durante uma semana ocupada pode colocar uma equipe em crise, especialmente quando a equipe é pequena ou sua carga de trabalho já é pesada. Uma vez que a solicitação é apresentada e chega ao gerente, eles não precisam gastar tempo acompanhando o candidato para garantir que haja largura de banda adequada para aprovação. Com um sistema de fluxo de trabalho instalado, os gerentes podem rapidamente rever as tarefas que estão sendo executadas pelo solicitante e seu status para analisar se a folga é possível, e então responder de acordo.
Notificação automática
Quando um gerente aprova ou nega uma solicitação de folga, ele tem que passar pelo processo de curar um e-mail ou mensagem para informar o solicitante sobre o status, o que pode consumir muito tempo. Com a automação, as notificações de aprovação ou recusa podem ser geradas automaticamente e enviadas aos funcionários, o que economiza muito tempo e mão-de-obra.
Resposta mais rápida
Toda vez que um pedido de folga é processado, a gerência tem que percorrer o histórico de férias do funcionário para ver se ele é elegível ou não. Softwares como o Qntrl podem ajudá-lo a retirar os dados dos funcionários de qualquer aplicação de terceiros sem esforço. Funções personalizadas podem apresentar as informações a um gerente quando ele estiver analisando a aplicação, o que facilita a aprovação ou rejeição de uma solicitação.
Muitas vezes, as solicitações de folga são aprovadas por vários gerentes, o que atrasa o processo - com um fluxo de trabalho sequencial, as solicitações podem facilmente viajar para cada gerente com notificações e lembretes imediatos.
Integração sem esforço
Uma integração permite que as folgas aprovadas sejam registradas nos calendários oficiais, informa a contabilidade, integra-se com sistemas de RH para rastrear sobreposições, lida com pedidos pendentes, calcula dias restantes, determina a folha de pagamento, e muito mais. O preenchimento manual de todas estas informações não só consome tempo, como também convida a erros. Com as integrações, os dados podem ser empurrados e buscados sem esforço e com o mínimo de intervenção humana.
A chave para lidar eficientemente com os pedidos de tempo livre são a visibilidade, a eficiência e a sistematização. A automação pode ajudar a atender às necessidades tanto de seus funcionários quanto de sua empresa, reduzindo a quantidade de mão-de-obra e as possíveis dificuldades. Verifique o modelo de solicitação de férias do Qntrl para sistematizar o processo de gerenciamento de férias em sua organização.
