Como escalar seu processo de compras com BPM

Muitas empresas negligenciam a importância de otimizar seus processos de aquisição e compras para aumentar a eficiência e aproveitar ao máximo as soluções de terceirização. Recorrentemente, durante esse processo, faltam recursos e um plano de ação quando começam a expandir suas operações.

Neste cenário, com a necessidade de atender às demandas crescentes dos fornecedores, o aumento de riscos na gestão e o gerenciamento de pessoas, essas empresas frequentemente ficam sobrecarregadas - e sem saber quais são os próximos passos rumo ao crescimento.

Assim, se você já ocupou um cargo na área de compras, provavelmente deve ter procurado diversas maneiras para simplificar esses processos. Embora desafios possam surgir, com uma estratégia bem elaborada, sua empresa pode ir além ao otimizar todas as operações (e processos) neste segmento.

Otimização dos processos de compras

Aprimorar os processos de compras é fundamental para empresas que desejam escalar os negócios. Isso significa melhorar as operações e encontrar maneiras de minimizar obstáculos, criando assim, processos que realmente funcionam.

No caso dos processos de compras, não é diferente. Isso porque a aquisição ineficiente pode impactar as empresas, causando atrasos nas entregas e prejudicando até mesmo o relacionamento com os fornecedores. Assim, CEOs e CFOs que priorizam a excelência entendem a importância de otimizar os processos de compras. Mas por onde começar?

Começando com o mapeamento de processos

A clareza operacional é fundamental para a eficiência dos processos, começando pela lógica bem definida no fluxo de trabalho, geralmente feito manualmente ou com o auxílio de uma ferramenta como o BPM (Business Process Management).

Dessa forma, inicie mapeando seus processos de aquisição e identificando gargalos, redundâncias e áreas comuns de atraso. Essa auditoria estabelece a base para melhorias.

Investindo na automação

Métodos manuais de aquisição comprometem a eficiência, enquanto a automação reduz erros e acelera tarefas. Implementar um software VPM que simplifica os processos e atividades ajuda a melhorar as ordens de compra e a comunicação com fornecedores.

Utilizando dados para tomar decisões bem informadas

Procedimentos de aquisição simplificados fornecem insights valiosos para orientar decisões, com análises avançadas capazes de projetar demanda, ajustar níveis de estoque e identificar oportunidades de economia de custos durante a expansão.

Melhorando o relacionamentos com fornecedores

A ampliação do processo de compras vai além de sua natureza transacional; ela prospera ao fomentar relacionamentos estratégicos. Parcerias colaborativas não apenas melhoram as estruturas de preços, mas também elevam os padrões de qualidade e aceleram os prazos de entrega.

Além disso, essas parcerias incentivam a inovação, permitindo o desenvolvimento conjunto de soluções e a adaptação rápida às mudanças do mercado, o que resulta em uma cadeia de suprimentos mais resiliente e eficiente.

Opções de terceirização de compras durante a escalabilidade

Embora as equipes internas de compras sejam essenciais, elas têm suas limitações. É aqui que entram as soluções de terceirização de compras, que oferecem vantagens como:

• Conhecimento especializado: parceiros podem oferecer uma expertise aprofundada que ajuda a acompanhar as tendências da indústria e fornecer soluções inovadoras.

• Eficiência de custo: a terceirização também pode gerar economia ao garantir acordos vantajosos através de conexões estabelecidas com fornecedores.

• Foco nas habilidades e competências: delegar tarefas de aquisição permite que as equipes internas se concentrem em iniciativas estratégicas.

• Escalabilidade: a terceirização possibilita, ainda, que as empresas expandam rapidamente suas atividades de compras, o que é crucial em ambientes de mercado dinâmicos.

• Gestão de riscos: parcerias com agentes externos podem ajudar na gestão de riscos de fornecimento e na adaptação rápida às mudanças do mercado.

Além dessas vantagens, a terceirização também facilita a implementação de tecnologias avançadas e práticas de sustentabilidade, contribuindo para uma cadeia de suprimentos mais resiliente e eficiente.

Abordagem estratégica para melhorar a eficácia das aquisições

Para aumentar a eficiência do setor de compras é essencial desenvolver uma estratégia robusta que combine um profundo conhecimento dos processos de aquisição com a habilidade de ajustar diversos fatores do negócio. Aqui estão alguns passos:

1. Revisar os processos de aquisição atuais: avalie detalhadamente os procedimentos de compras existentes para identificar gargalos e oportunidades de melhoria.

2. Estabelecer metas claras: defina objetivos específicos e mensure-os para aumentar a eficiência das compras, como reduzir custos, melhorar prazos de entrega ou aumentar a qualidade dos produtos adquiridos.

3. Adotar tecnologia e automação: utilize ferramentas de automação e software de gerenciamento de compras para otimizar processos, reduzir erros e economizar tempo.

4. Tomar decisões baseadas em dados: use insights de dados para informar decisões estratégicas, como ajustar níveis de estoque, projetar demanda e identificar oportunidades de economia.

5. Cultivar relacionamentos com fornecedores: desenvolva parcerias colaborativas com fornecedores para melhorar a estrutura de preços, padrões de qualidade e prazos de entrega.

6. Promover uma cultura demelhoria contínua: incentive a equipe de compras a buscar constantemente novas formas de melhorar processos e aumentar a eficiência.

7. Avaliar a terceirização das funções de compras: também é importante considerar as vantagens da terceirização, como acesso a conhecimento especializado, economia de custos, escalabilidade e gestão de riscos.

Padronizando e escalando processos com BPM

O BPM garante que os procedimentos de aquisição sejam padronizados e bem documentados. Essa padronização estabelece uma base para escalabilidade, oferecendo uma estrutura que pode ser replicada e ajustada à medida que a empresa cresce.

Processos uniformes ajudam as empresas de aquisição a crescer, mantendo os padrões de qualidade e conformidade.

 Automação e otimização de fluxos de trabalho

As plataformas de BPM vêm com recursos de automação que simplificam os fluxos de trabalho de compras. Ao automatizar tarefas como o processamento de pedidos de compra e a gestão de faturas, o BPM reduz a carga de trabalho e melhora a eficiência operacional.

Esta automação capacita as empresas de compras a lidar com volumes aumentados de transações sem precisar de recursos adicionais, apoiando assim a escalabilidade.

Flexibilidade e adaptabilidade

A escalabilidade exige a capacidade de se adaptar rapidamente às necessidades empresariais em evolução. As soluções de BPM oferecem a flexibilidade para ajustar processos e fluxos de trabalho em resposta às necessidades em mudança.

Seja ampliando atividades para atender à crescente demanda ou ajustando estratégias de aquisição à luz das mudanças do mercado, o BPM capacita as empresas de compras a se manterem ágeis e responsivas.

Visibilidade dos dados e monitoramento de desempenho

A escalabilidade depende de insights baseados em dados e do monitoramento de desempenho. Ferramentas de BPM oferecem visibilidade nos processos de aquisição, fornecendo análises em tempo real sobre métricas, como tempos de ciclo e desempenho de fornecedores.

Ao monitorar métricas de desempenho, as empresas de compras podem identificar áreas que precisam de melhorias e ajustar as operações para aumentar a escala de forma eficaz, garantindo que o crescimento seja sustentável e otimizado.

Mais colaboração entre as equipes

À medida que as empresas de compras crescem, é crucial que trabalhem em estreita colaboração com fornecedores e parceiros internos. O BPM promove a colaboração ao oferecer um hub para trabalhar e trocar informações.

Ao alinhar os fluxos de trabalho, as organizações podem aumentar a coordenação dentro da rede de compras, o que ajuda na escalabilidade por meio da otimização de processos e canais de comunicação aprimorados.

Em resumo, a simplificação dos processos de compras é fundamental para as empresas que desejam criar um ambiente competitivo e eficiente, impulsionando o crescimento e a excelência operacional. Ao adotar tecnologias inovadoras e soluções criativas, as organizações podem se adaptar com sucesso a cenários em constante evolução e se posicionar como líderes em seus setores.

Além disso, a otimização das compras permite uma gestão mais eficaz dos recursos, redução de custos e melhora na qualidade dos produtos e serviços adquiridos, contribuindo para um melhor desempenho e uma vantagem competitiva sustentável.