O ciclo de vida de compras, ou o processo de aquisição, é uma sequência de etapas que levam à compra final de bens e serviços. Especialmente dentro das empresa, essas etapas se repetem como um conjunto, do início ao fim, tornando a aquisição cíclica.
A identificação dessas etapas é essencial, pois fortalece a análise do processo geral de compra, localiza os gargalos e ajuda a conceber maneiras de lidar com esses gargalos no futuro.
Um ciclo de compras eficiente permite que os negócios otimizem esforços em termos de dinheiro e tempo, bem como maximizem seus retornos sobre o investimento e construam relacionamentos saudáveis de longo prazo com fornecedores.
Embora cada companhia tenha um processo único, as etapas deste artigo são a base de qualquer relacionamento comprador-fornecedor neste processo:
1. Identificar a necessidade de um produto/serviço
Identificar o requisito para adquirir um produto ou obter um serviço é a primeira etapa do ciclo de compra. Com pedidos vindo de diversas pessoas e vários departamentos, uma especificação geral é elaborada, e o orçamento é definido.
2. Documentar o pedido e pedir orçamentos
Usando as especificações gerais do que precisa ser comprado, uma proposta é desenvolvida e compartilhada com fornecedores em potencial.
Pode haver uma concorrência pelo venda. Os orçamentos são recebidos com as propostas, contendo informações sobre o que será fornecido e prazos.
3. Avaliar propostas e selecionar um fornecedor
A próxima etapa no processo de compras é avaliar todas as propostas e selecionar um fornecedor que possa oferecer produtos de qualidade.
Muitos fatores são levados em consideração durante a avaliação da proposta, como o conhecimento técnico e as capacidades dos fornecedores, a solidez do negócio, a qualidade do serviço que garantem e muito mais.
O ideal é comprar várias cotações de fornecedores, analisar qual se adequa melhor à sua empresa, negociar se necessário e, em seguida, escolher.
4. Negociar os termos do contrato
Depois que uma empresa fornecedora é escolhida, o próximo passo é negociar os termos do contrato para a compra. Quando os termos e preços do contrato são acordados, o contrato é assinado.
5. Finalizar o pedido de compra
Após a assinatura do contrato, uma ordem de compra é preparada e compartilhada com a empresa fornecedora. Ela tem uma descrição detalhada das mercadorias ou serviço, a quantidade ou tempo total e o custo detalhado.
Depois de o pedido ser aprovado pelo fornecedor, ele permanece como um contrato juridicamente vinculativo entre ambas as partes.
6. Receber a mercadoria ou serviço e nota fiscal
Pedido feito e aprovado, hora de receber os produtos. A empresa compradora deve conferir se tudo foi entregue conforme as especificações do pedido de compra e se a qualidade atende às expectativas.
Junto com a mercadoria ou o serviço, a nota fiscal também é entregue. Ela deve ter o preço final acordado, instruções sobre como efetuar o pagamento e o prazo de crédito oferecido pelo fornecedor para efetuar o pagamento.
No entanto, o acordo de pagamento às vezes muda dependendo da força do relacionamento entre ambas as partes.
7. Acompanhar o desempenho do contrato
Se o contrato for para mais de uma entrega ou para um serviço recorrente, as empresas devem revisar o desempenho do contrato de tempos em tempos. Isso ajuda a analisar qualquer problema entre ambas as partes e facilita a resolução.
Manter relacionamentos com fornecedores não é um processo único. As revisões regulares do contrato e a comunicação ajudam na construção de um vínculo mais forte entre as duas partes.
Além disso, com base no escopo do contrato atual e se houver espaço no futuro para fazer negócios com o mesmo fornecedor, muitas empresas geralmente dedicam tempo para o gerenciamento de relacionamento com fornecedores.
Compras são um processo contínuo e meticuloso. As etapas que constituem um processo de aquisição são dinâmicas – elas mudam de negócio para negócio, dependendo de uma variedade de fatores.
No entanto, um processo de aquisição bem organizado garante os bens e serviços necessários para manter o negócio funcionando e atender os clientes, minimizando os gastos.
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