Engana-se quem pensa que o setor de Recursos Humanos de uma empresa é exclusivamente focado em recrutamento e seleção.
Os profissionais dessa área também são responsáveis pelaintegração de novos colaboradores, definição de cargos e salários, avaliação de desempenho e gerenciamento da performance de pessoas e times, realização de treinamentos, criação e manutenção de política de benefícios e várias outras funções.
E como dar conta de tudo isso de maneira otimizada? É claro que o trabalho pode - e precisa - ser feito de forma humanizada, mas isso não significa que a tecnologia precisa ficar de fora do processo.
Com o mercado de trabalho cada vez mais competitivo, não é difícil encontrar processos seletivos com dezenas e até centenas de candidatos disputando uma única vaga. É aí que a automatização e os softwares de gestão de fluxos de trabalho podem ser uma ajuda e tanto para o time deRecursos Humanos!
Falando especificamente de recrutamento e seleção, ao automatizar algumas das etapas repetitivas do processo seletivo, é possível focar em etapas mais estratégicas, além de ter mais tempo para atuar em áreas que precisam de um toque humano na seleção para alcançar os resultados desejados.
Mas antes, é preciso entender quais as etapas do processo de recrutamento para, então, entender em quais momentos a automação pode alavancar o processo e garantir eficiência e otimização do trabalho das equipes. Confira a seguir!
Quais as etapas de um processo seletivo?
É claro que cada segmento profissional tem suas particularidades, ainda assim, os processos seletivos possuem etapas básicas, comuns a qualquer área de trabalho. Vamos detalhar cada uma delas:
1. Definição da vaga e do perfil profissional
O primeiro passo é estabelecer quais são as atribuições do cargo, qual o perfil desejado para preencher a vaga em aberto e qual o orçamento disponível para essa contratação. Nessa etapa, é interessante estar em sintonia com as pessoas do setor da vaga em aberto, sobretudo os cargos de gestão, para traçar, com exatidão, o perfil que a empresa precisa.
2. Divulgação e triagem inicial
Depois de criar a vaga, é hora de divulgá-la, seja por meio do site oficial da empresa, de redes sociais, agências de emprego, consultorias ou outros locais em que haja profissionais que possam se interessar pelo posto e corresponder aos requisitos.
Em seguida, é preciso selecionar entre quem se candidatar as pessoas que mais se aproximam do perfil esperado para preencher o cargo.
3. Primeiro contato e entrevistas
Depois de identificar pessoas com potencial para ocupar a vaga em aberto, é hora de entrar em contato para mais uma etapa de filtragem, seja por meio de testes ou de entrevistas. É nesse momento que os profissionais de RH detectam se há "match" entre a pessoa e tanto os atributos da vaga quanto a cultura organizacional da empresa.
Além de sessões com os profissionais de recrutamento e seleção, é comum que os profissionais com as melhores avaliações sigam para entrevistas com gestores do setor em que vão atuar.
4. Oferta e negociação salarial
Quando a empresa identifica uma pessoa que atende aos requisitos da vaga e se encaixa na cultura da empresa, o time de RH faz uma primeira oferta. Em alguns casos, a pessoa candidata pode apresentar uma contraproposta a depender do seu salário atual ou da sua pretensão.
Caso as duas partes cheguem a um acordo, feito! Chegou a hora da assinatura de contrato e, em seguida, integração de mais um profissional recém-chegado.
Como otimizar o processo de recrutamento e seleção?
Os quatro passos listados anteriormente são o básico. As fases de um processo de recrutamento e seleção podem ser ainda mais extensas a depender do tipo de indústria e do perfil de profissional selecionado.
Então, como otimizar esse processo? Como evitar que o RH se perca em etapas iniciais e possa focar, de fato, em fases realmente decisivas para conhecer e avaliar profissionais que estão se candidatando ao cargo em aberto? Confira!
- Trabalhe lado a lado com profissionais da área
Envolver pessoas do time ou até mesmo líderes do setor em que há vagas em aberto pode ajudar o time de RH a definir com mais exatidão o que o time e as lideranças esperam da pessoa que vai ocupar a vaga.
Levar alguém do time com vaga para os momentos de entrevista pode otimizar o processo e ajudar a encontrar a pessoa ideal com mais agilidade.
- Use testes simples e digitais para as etapas iniciais
Nada de provas muito complexas nas primeiras etapas de um processo! Em alguns cargos, pedir a entrega de projetos difíceis - com um prazo curto, ainda por cima - pode desclassificar bons candidatos que não tiveram tempo hábil para se dedicar à tarefa.
É importante lembrar que muitas pessoas participam de outros processos seletivos ao mesmo tempo ou já estão empregadas e, portanto, precisam dividir o tempo entre as atribuições do atual trabalho e os testes do emprego.
- Torne a tecnologia uma aliada no processo
Para dar visibilidade a outras pessoas da equipe de RH e até mesmo ao time em que há vagas em aberto, é importante digitalizar o processo de recrutamento e seleção., com seus passos.
Implementar a cultura digital na empresa pode parecer algo complexo à primeira vista, mas os resultados de uma cultura automatizada podem trazer excelentes frutos para o RH e para colaboradores em geral.
Como automatizar as etapas de um processo seletivo?
A depender do setor e do cargo em aberto, o processo seletivo pode ser uma jornada longa - desde o recebimento de currículos até a contratação do profissional. Por isso, é preciso adotar estratégias que podem otimizar esse fluxo e que podem economizar tempo e deixar o RH focado no que realmente importa.
Softwares como o Qntrl para o processo de contratação são uma ferramenta praticamente indispensável para profissionais de RH terem ainda mais controle e darem visibilidade das etapas para os setores interessados. Saiba como o uso da tecnologia pode facilitar o processo:
- Solicitação da vaga por gerentes ou líderes do setor responsável
Com o uso de software, é possível integrar as áreas de uma empresa ao setor de RH, para que os profissionais de recrutamento e seleção recebam solicitações de contratação com informações como título da vaga, departamento, razão da contratação, prazo esperado e prioridade.
Dessa forma, é possível ter controle sobre mais de um departamento, entendendo quais as vagas são mais urgentes.
- Agendamento de entrevistas
No caso de candidatos aprovados na triagem, é possível agendar entrevistas automaticamente. A visibilidade do processo ajuda a agilizar e automatizar essa fase.
Também é possível usar modelos personalizáveis de e-mail, convidando os profissionais para as seguintes fases. Após as entrevistas, as pessoas responsáveis da área podem aprovar ou rejeitar os candidatos de maneira simples, com apenas um clique.
- Oferta da vaga
Quando um profissional é finalmente escolhido, o sistema pode gerar uma carta de oferta de maneira automática. O conteúdo pode ser personalizado conforme a natureza da vaga e é enviado em forma de e-mail para a pessoa.
Vantagens do uso da tecnologia para o recrutamento e seleção
Além do ganho de tempo e de conexão com o time da vaga em aberto, essas são outras vantagens do uso de plataformas de orquestração de fluxo de trabalho:
- Personalização dos processos de contratação
Com a tecnologia trabalhando a favor do RH, fica fácil adaptar os processos de acordo com o departamento da empresa ou o perfil do cargo.
- Centralização no fluxo de trabalho
O uso de uma ferramenta digital para monitorar as contratações também permite que os times coloquem em prática o conceito deBusiness Process Management (BPM), ou simplesmente gestão de processos de negócio, para identificar possíveis oportunidades de melhoria ao longo do processo, implementá-las e, dessa forma,aumentar a produtividade e as chances de o time alcançar bons resultados.
- Visualização personalizada de dados
O uso de um software de recrutamento e seleção possibilita o acesso a relatórios e métricas com informações essenciais, que podem ajudar a entender a situação da empresa e auxiliar na tomada de decisões.
Através da tecnologia, é possível entender quais os departamentos com mais solicitações de contratação, quais as áreas em que há mais pedidos de demissão voluntária e, assim, traçar estratégias que podem melhorar o setor de Recursos Humanos.
Encontrar profissionais que atendam aos requisitos desejados por uma empresa pode até parecer difícil - e, a depender do setor, a ampla quantidade de profissionais disponíveis pode deixar o processo ainda mais lento e complexo. Mas é fácil fazer o jogo virar!
A colaboração com profissionais da área e o uso da tecnologia são aliados importantes que trazem benefícios não só para os profissionais de RH, como também para para a empresa como um todo – uma boa contratação pode motivar os times e alavancar os resultados de qualquer departamento.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
