Automação: o que é, diferentes tipos e como aplicar nos processos empresariais

A agilidade empresarial é, sem dúvida, um diferencial, especialmente se você quer que as tarefas básicas e repetitivas, sejam feitas de forma rápida para que os colaboradores tenham tempo de trabalhar nas estratégias. A melhor maneira  de fazer isso hoje em dia é confiar na tecnologia. É aqui que a automação entra em cena.

Neste contexto, a automação otimiza os esforços de sua equipe sem a necessidade de expandir o quadro de funcionários. O primeiro passo é analisar os processos da equipe, identificando aqueles que são repetitivos, seguem regras predefinidas e não demandam decisões estratégicas. Esses processos podem ser “terceirizados” para um software.

No entanto, há mais de um tipo de automação de processos: regular e robótica (RPA) . Vamos entender melhor esses conceitos e avaliar qual deles a sua empresa realmente precisa para crescer e ir além?

O que é automação?  

Automação refere-se à transformação de processos em atividades automáticas. Frequentemente, ela é utilizada para apoiar as equipes dos mais diversos departamentos em tarefas repetitivas,  gerar alertas ou monitorar o funcionamento de um sistema.

Ao implementar a automação em uma tarefa, por exemplo, você transfere a execução desse processo específico para uma máquina ou software. Assim, a automação consegue realizar essas atividades de forma independente, aumentando a eficiência e liberando os times para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.

Qual é a diferença entre automação e automação robótica?  

A automação robótica é mais complexa do que a automação de processos regular, pois envolve algum grau de inteligência além de imitar uma tarefa repetitiva. Com o apoio da inteligência artificial, além de ter tecnologia programada agindo sozinha para executar tarefas, o tipo de automação robótica também aprende e se autorregula.

Por exemplo: o próprio Google faz isso com suas buscas. Você digita um termo na busca e o site de buscas retorna um conjunto de resultados. Conforme você clica em um deles e passa mais ou menos tempo em certas páginas, a inteligência de máquina aprende e regula o resultado para você. Esse é um processo robótico.

Comparação: automação de processos x automação de processos robóticos  

Com base nas explicações acima, agora sabemos que ambos os tipos de automação envolvem a transferência de uma tarefa humana para um software, máquina ou dispositivo e, também, em ambos os casos, a intervenção humana se torna desnecessária depois que a tarefa é automatizada.

Mesmo que você não precise intervir para que a tarefa aconteça, tanto na automação regular quanto na robótica, é importante monitorar e garantir que tudo esteja ocorrendo da maneira desejada.

Neste caso, a diferença é que na automação de processos regular e não robótica sempre repetirá a mesma tarefa programada, sem modificações. Por outro lado, a automação de processos robóticos é capaz de analisar o trabalho em tempo real e tomar decisões pré-programadas para modificar seu desempenho e entregar um melhor resultado.

Como escolher entre automação de processos e automação de processos robóticos?

Para escolher como automatizar um processo, você primeiro precisa entender quais são as reais necessidades da sua equipe. Afinal, existem ferramentas mais simples e facilmente acessíveis para automação regular de processos, como o Qntrl, por exemplo, que são ideais para processos de negócios com tarefas repetitivas do dia a dia.

A vantagem é que você define as regras, pode implementar a automação rapidamente e geralmente é mais acessível.

Na prática, a automação de processos pode ser aplicada nas mais diversas áreas da sua organização, como departamento financeiro, contas a pagar e a receber, processos de marketing, fluxos de criação de conteúdo e até mesmo processos do RH, para padronizar solicitações de férias ou contratações .

Por outro lado, se você precisa que a plataforma faça mais do que executar tarefas e quer ainda menos intervenção humana, vale a pena olhar para a automação de processos robóticos. Com RPA, você tem software e algoritmos para corrigir erros sem intervenção humana, registrar novos produtos e até mesmo gerar análises.

Isso significa que elimina grande parte da intervenção humana, mas pode exigir maior investimento e mais compreensão da tecnologia para poder operar com benefício real.

Você consegue enxergar claramente diferenças agora? Qual você acha que é o melhor modelo para o seu negócio?