À medida que os times crescem, processos de revisão e aprovação se tornam cada vez mais importantes para garantir a qualidade e a consistência. Esses processos incluem muitas pessoas, estágios e mudanças, acaba ficando complexo administrar.
No entanto, com as ferramentas e técnicas certas, esses processos de revisão podem ser simplificados para todos os envolvidos.
Noções básicas sobre como um fluxo de trabalho de aprovação funciona
Fluxos de trabalho de aprovação são processos que envolvem o envio de um documento, proposta ou solicitação de revisão e aprovação por uma ou mais partes interessadas. Essas partes interessadas podem ser clientes internos ou externos e podem incluir gerentes, parceiros ou até mesmo órgãos reguladores.
Um fluxo de trabalho de aprovação geralmente inclui um conjunto de estágios predeterminados, e cada um deve ser concluído antes que o documento ou proposta possa prosseguir para o próximo estágio. Isso garante que cada etapa do processo seja cuidadosamente revisada e aprovada antes de seguir em frente.
Aqui está um exemplo de fluxo de trabalho de aprovação de conteúdo.
Benefícios de usar um fluxo de trabalho de aprovação
O uso de um fluxo de trabalho de aprovação tem vários benefícios, incluindo controle de qualidade aprimorado, maior eficiência e melhor comunicação.
Ao definir um fluxo de trabalho de aprovação claro, o time todo sabe quais as etapas necessárias e entende como seguir sem que nada seja perdido. Isso pode melhorar a qualidade do produto ou serviço final além de reduzir o risco de erros.
Além disso, um fluxo de trabalho de aprovação bem definido pode ajudar as equipes a trabalhar com mais eficiência, pois elas podem ver claramente o que precisa ser feito e quando.
Como construir um processo de revisão eficiente
Defina orientações de forma clara
Uma das principais razões pelas quais os processos de revisão e aprovação podem se tornar complicados é a falta de regras claras. As pessoas não têm certeza do que fazer, o que leva a confusão e atrasos.
Para evitar isso, reserve um tempo para definir diretrizes claras para cada etapa do processo. Essas orientações devem ser facilmente acessíveis para todas as pessoas envolvidas no processo e incluir informações sobre o que é necessário, quanto tempo deve levar e quem é responsável por cada tarefa.
Use ferramentas digitais
Muitas organizações ainda dependem de processos de revisão e aprovação baseados em papel, que podem ser demorados e propensos a erros.
Com ferramentas digitais, como software de gerenciamento de fluxo de trabalho ou de gerenciamento de projetos, você agiliza o processo e reduz a carga da equipe. Essas ferramentas podem automatizar tarefas, acompanhar o progresso e fornecer atualizações em tempo real, tornando o processo mais eficiente.
Estabeleça prazos realistas
Outra razão pela qual os processos de revisão e aprovação podem se tornar difíceis são prazos malucos. As pessoas ficam sobrecarregadas, o que leva a erros e atrasos. Para evitar isso, estabeleça prazos realistas para cada etapa do processo.
Leve em consideração a complexidade da tarefa, a disponibilidade das pessoas e quaisquer outros fatores que possam afetar o cronograma. Ao definir prazos realistas, você pode garantir que o processo seja executado sem problemas e com eficiência.
Capacite a equipe
Os processos de revisão e aprovação podem ser uma questão se o time se perder com ele ou desconhecer o processo. Capacite as pessoas e envovla todos no processo de tomada de decisão para evitar esses problemas
Incentive a comunicação aberta, ouça comentários de quem usa e ofereça oportunidades para que contribuam com o processo. Ao envolver as pessoas, você pode criar um senso de propriedade e responsabilidade, o que leva a um processo mais eficaz.
Revise e melhore
Finalmente, é essencial revisar e melhorar seus processos de revisão e aprovação regularmente. Reserve um tempo para coletar feedback das partes interessadas, identificar áreas de melhoria e fazer as alterações necessárias.
Ao revisar e melhorar continuamente seus processos, você pode garantir que eles permaneçam relevantes e eficazes, reduzindo a carga sobre os funcionários.
Dica extra: Um bom briefing pode tornar o processo de aprovação mais suave. Leia mais sobre o que é um briefing e por que ele é importante para o planejamento do projeto aqui!
Ferramentas para digitalizar e acelerar processos de revisão/aprovação
As ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho podem ser incrivelmente úteis para apoiar o processos de revisão e aprovação. Essas ferramentas podem automatizar muitas das tarefas manuais envolvidas no processo, liberando tempo para o time e reduzindo o risco de erros.
Aqui estão algumas maneiras que ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho facilitam seu processo de revisão e aprovação:
- Sistemas centralizados para processos de revisão e aprovação permitem que todos acessem informações e colaborem em projetos em tempo real.
- Notificações e lembretes automatizados ajudam as pessoas a saberem quais são suas tarefas e prazos. Isso reduz o risco de atrasos e garante que o processo seja executado sem problemas.
- As ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho fazem o controle do documento, garantindo que as pessoas certas tenham acesso às informações apropriadas no momento certo. Isso pode manter o processo eficiente e eficaz.
- Fluxos de trabalho personalizáveis permitem adaptar o processo às necessidades específicas da sua equipe. Isso deixa o processo otimizado para eficiência e evita times sobrecarregados com tarefas desnecessárias.
- Análise e relatórios são recursos que ajudam a monitorar o progresso do processo e identificar áreas de melhoria.
Você encontra todos esses recursos e muito mais para ajudar você no seu processo de revisão na nossa plataforma de gestão de workflows.
