Mudar não é fácil. A gente sabe, dói, incomoda, dá medo. Imagina então quando a mudança é dentro da empresa? Um terror! Mas não precisa ser assim. Por conta do cenário cheio de transformações em que vivemos, foram desenvolvidas técnicas para suavizar isso: conheça o change management ou gestão de mudanças.
Esse artigo vai te apresentar o que é gestão de mudanças, por que é importante e como essa técnica pode ajudar no desenvolvimento do negócio. Vamos lá?
O que é gestão de mudanças ou change management?
Change management ou gestão de mudanças é um método ou conjunto de técnicas para gerenciar momentos de transição e dar ferramentas para a equipe passar por elas de forma mais tranquila.
Isso significa que, desde o momento em que a mudança é pensada até a hora em que ela acontece, chegando ainda a acompanhar seus desdobramentos, a empresa tem um roteiro para acompanhar e gerenciar o que se passa.
Pela dimensão que mudanças podem ter dentro de empresas, o processo de gestão de mudanças precisa correr bem. Por isso, ele exige alguns passos:
- Preparação para a mudança
Este é o passo da conscientização. Antes de começar a mudança de fato, é preciso ter a cultura dela na empresa. Despertar a consciência nas pessoas de que há a necessidade de se transformar é uma grande ajuda na gestão das mudanças.
Nessa fase, a liderança tem que conversar e ajudar o time a perceber que mudar vai fazer bem. Se a equipe apoia a mudança, temos um excelente começo.
- Planejamento da mudança
Agora que a equipe já entendeu a mudança, é hora de "planilhar", ou seja, desenhar um plano realista para realizar as transformações necessárias. O planejamento de gestão de mudanças precisa abarcar:
- A visão da empresa para a mudança e os objetivos estratégicos dela
- O escopo do projeto, com suas etapas e ações planejadas, bem como o time envolvido e as pessoas responsáveis por cada item
- As métricas e indicadores que dirão se as mudanças estão tanto sendo bem aplicadas quanto funcionando conforme o esperado
- Implementação das mudanças
Com o projeto desenhado, é hora de começar - essa visibilidade que todos tiveram ajuda muito com o change management ou a gestão de mudanças. Transparência e comunicação são essenciais dentro de qualquer empresa.
Para manter a comunicação e a transparência durante a implementação das mudanças, pode ajudar teruma ferramenta de gestão de processos como o Qntrl, onde é possível monitorar as tarefas, entender o calendário e acompanhar o desenvolvimento do projeto.
- Adaptação e incorporação das mudanças
Mesmo com o apoio da equipe, o planejamento e a transparência, mudanças significam adaptação. Essa fase pode ser mais fácil para uns e mais difícil para outros.
A liderança precisa estar próxima da equipe para acompanhar, orientar e apoiar a transição. A participação do RH nesse momento é crucial também, oferecendo um espaço seguro para conversas e suporte.
- Revisão e análise de resultados
Já estava previsto no escopo do projeto quais seriam os indicadores e as métricas a acompanhar para entender os frutos colhidos pela transformação. Mais do que prever isso no plano de gestão de mudanças, é essencial de fato monitorar esses números e dados periodicamente, além de ajustar o plano de acordo com eles.
Quando usar as técnicas de change management?
A gestão da mudança é um processo complexo que, via de regra, não precisa ser usado para uma simples pintura de escritório ou troca de mobiliário. Porém, aplicar a estrutura de change management quando a mudança é maior é crucial para o sucesso da transição.
Alguns cenários em que a gestão de mudanças pode ser o fator vencedor de que você precisa:
- passar a usar novas tecnologias cotidianas
- trocas de lideranças
- implementar outra cultura na empresa
- crises de forma geral que requerem transições
- transformação nos processos internos
- restruturação de marca, produto ou propósito
- readequação de departamentos e estruturas internas
Alguns dos benefícios de usar esse método para gerenciar as mudanças são:
- melhores taxas de adesão da equipe
- gestão da comunicação
- tomadas de decisão mais assertivas
- diminuição do estresse
- ambiente de trabalho mais transparente e produtivo
BPM e a gestão de mudanças como projeto
Encarar a mudança como um projeto pode ajudar na hora de organizar os passos que citamos para o gerenciamento.
Especialmente no caso de a mudança trazer novos processos, o uso de um BPM pode te ajudar a mapear os passos e monitorar as novas implementações para poder melhorar o que não estiver funcionando bem.
Para a própria fase de mudanças, o uso de um BPM apoia a visibilidade: você tem as tarefas mapeadas, com prazos, responsáveis e status tudo num lugar só. Dê uma olhada nasfuncionalidades do Qntrl com BPM que podem ser um excelente recurso.
Como dissemos lá no começo, mudar pode ser um processo difícil, mas os resultados podem ser incríveis e, para viabilizar isso, quanto mais ajuda, recursos e planejamento, melhor.
