Com a tecnologia em voga, especialmente com o hype da inteligência artificial, todo mundo anda de olho em maneiras de facilitar o trabalho repetitivo. Além do uso da inteligência artificial para criar coisas, outro ponto muito interessante da transformação digital e que já está entre nós há mais tempo é a automatização de processos.
Atualmente, temos inúmeras ferramentas para melhorar o nosso dia a dia que usam automatização, sabia? Não?? Espera que eu te mostro.
Sabe quando você realiza uma compra pela internet e recebe em seguida o status da compra? Perfeito! Isso é uma automatização! Não foi uma pessoa que te respondeu - sua compra disparou um ação automatizada pela loja que é: "a cada compra bem sucedida, enviar um e-mail para quem comprou com os dados do pedido e a confirmação da compra".
Quando isso acontece, temos uma automatização de sucesso: para a empresa, que evitou que sua equipe tivesse que fazer um trabalho simples e repetitivo; para clientes, que receberam um serviço (nesse caso, a informação) num tempo incrível (praticamente ao mesmo tempo).
Se você não receber o e-mail, vai rolar uma desconfiança, certo? E pode ser pior: e se o e-mail chegar depois da compra? Pior ainda: se o e-mail chegar bonitinho e a compra não? Não faz sentido, né?
Por isso, eu digo que, para automatizar, antes é necessário arrumarmos a nossa casa. E como podemos fazer isso? Bom, se você me segue há algum tempo no LinkedIn ou se acompanha o conteúdo do Qntrl, já deve imaginar, né? Pois bem, você precisa, antes de tudo, se organizar e mapear seus processos.
Acontece que, retomando nosso exemplo, o e-mail chegar depois da compra ou a compra não chegar são pontos que mostram um processo errado - o processo nada mais é do que o passo a passo que acontece dentro da empresa para fazer algo como atender a um pedido de compra online, algo como:
recebe o pedido da pessoa ➡️ pede o pagamento ➡️ recebe o pagamento ➡️ registra o pedido no sistema ➡️ envia o e-mail de confirmação➡️ aciona o departamento responsável pela separação do produto e entrega ➡️ envia o produto para entrega ➡️ realiza a entrega.
Mapear esse e outros processos é o primeiro passo para verificarmos o que e como podemos automatizar as tarefas. No caso acima, a automatização de que falamos é deixar para o sistema mesmo enviar um e-mail confirmado a compra, e também dá pra automatizar outros pontos, como uma confirmação no estoque se o produto pedido está mesmo disponível.
Ou seja, tudo começa pelo mapeamento. Para fazer esse mapa de etapas, reúna todas as pessoas envolvidas e identifique cada passo do processo, identificando seus possíveis gaps e melhorias. Após realizar esta “limpa”, verifique se há atividades repetitivas que podem ser automatizadas.
O e-mail automático é um ótimo exemplo! Para que ele seja enviado adequadamente, é necessário que todas as etapas estejam definidas e executadas adequadamente.
Se esperar uma pessoa da operação abrir o pedido e ter que parar para mandar o e-mail só depois de separar o produto, a comunicação vai demorar muito mais para chegar, entende? E isso vai atrapalhar totalmente o andamento do processo, além de desperdiçar o tempo de uma pessoa da equipe.
Pensando em um E-commerce, algo que pode ser feito também é organizar todo o estoque e digitalizar, para que seja mais fácil e rápido de encontrar o produto e confirmar sua disponibilidade também automaticamente. Desta forma, o e-mail automático de confirmação de compra sai muito mais rápido, pois toda a etapa foi realizada eficazmente.
Então, só para deixar claro:
- automatizar pode ser incrível e economizar muito tempo, mas é preciso automatizar uma tarefa de um processo que está organizado;
- como automatizações costumam não falhar, elas precisam estar bem alinhadas no processo com a parte humana, ou haverá desencontros (tipo, o e-mail de confirmação chegar, mas a compra não);
- sempre reveja o processo - é como organizar a casa mesmo, não dá para fazer uma vez só e esperar que ela continue organizada "sozinha".
É muito mais fácil entendermos a necessidade de “arrumarmos nossa casa” antes de realizar uma automatização, porque assim, tudo fica muito bem encaminhado. É preciso entender nossos processos antes, senão apenas automatizaremos o caos!
