Se você já reclamou de falta de organização, de não saber como fazer algo na empresa, de não achar registro de algum passo a passo, de não entender em que pé uma tarefa está o que ou com quem, você tem sintomas de falta de processo e esse artigo é para você.
Processos dentro do mundo das empresas são praticamente guias de como organizar e executar desde tarefas básicas até aquelas de nível gerencial, e é muito importante reconhecer cada um desses processos para poder cuidar deles.
Vamos contar te explicando o que é um processo aqui.
O que é um processo?
Um processo organizacional é um conjunto de etapas em sequência que precisam ser cumpridas para alcanças um objetivo e gerar valor para o negócio. Falando assim, parece algo super fora do dia a dia, mas é exatamente o contrário: tudo que tem um passo a passo dentro da organização é um processo. Olha só:
- Vendas
- Atendimento ao cliente
- Montagem de relatórios
- Geração de leads
- Pedidos de reembolso
E esses são apenas alguns exemplos. Basicamente, tudo que envolve uma série de etapas ou atividades, que têm uma ordem certa, ou seja, tudo que tem (ou deveria ter) um passo a passo possível de padronizar pode ser chamado de processo.
Existem alguns tipos de processos diferentes:
Processos primários: são os processos mais básicos, compostos pelas atividades fundamentais para o negócio da empresa - aquelas que levam valor para quem é cliente. Estão no dia a dia e, sem eles, a empresa para. Ex.: processos de produção, de atendimento ou de marketing.
Processos de suporte: Estes dão suporte aos processos primários e outros processos dentro da empresa. Possibilitam a geração de valor para clientes. São processos estritamente internos, como processos de reembolso ou de gestão do estoque.
Processos de gestão: Aqui, falamos do gerenciamento da empresa, e esses processos são responsáveis por dar visibilidade do que se passa para a liderança, facilitando a tomada de decisões. Ex.: processos de avaliação de desempenho, de elaboração de estratégia.
Por que ter processos importa?
Vamos inverter a lógica aqui: imagine não ter processos? Cada venda da empresa é feita de um jeito, os reembolsos são pedidos e pagos cada hora de uma forma diferente e as avaliações de desempenho dependem de quem está fazendo e podem nem acontecer.
Isso causaria uma confusão daquelas, não é mesmo? Caos! Por isso, ter processos importa.
Um processo é responsável por padronizar a forma como as tarefas da empresa são feitas, de forma que todo mundo tem conhecimento tanto para executar quanto para acompanhar.
Com processos, a equipe consegue:
- padronizar a forma de atuação
- entender o passo a passo
- manter o nível de qualidade
- aumentar a produtividade
E para aproveitar todos esse benefícios, é preciso que os processos sejam disseminados dentro da empresa. É aí que entra o mapeamento de processos.
Como fazer o mapeamento de processos?
Se um processo é um conjunto de etapas em ordem que funciona como guia ou passo a passo para as atividades do negócio, o mapeamento do processo tem que ser visto como uma espécie de livro de instruções - é nele que o processo é documentado.
A especialista Denise Ferro escreveu para o blog do Qntrl para explicar, no detalhe,por que processos e seus mapeamentos importam.
Quando entendemos o processo e definimos as etapas dele, o mapeamento é o registro disso. Existem ferramentas incríveis,BPMs como o Qntrl, que ajudam você a ter esse registro de forma digital e ainda acessível para a equipe inteira.
O que precisa estar no seu mapeamento de processos?
- A sequência lógica e em ordem das tarefas que compõe o processo
- As pessoas ou departamentos que devem ser envolvidos em cada etapa
- O que deve acontecer em cada etapa e quando
- Os resultados esperados
O que você ganha com o mapeamento dos processos?
- A equipe e a liderança têm visibilidade do que está acontecendo
- O processo fica mais claro tanto para ser seguido quanto para ser melhorado
- É possível identificar gargalos com mais facilidade
- O treinamento se torna mais tranquilo, porque todos sabem o que e como fazer
- O conhecimento é compartilhado sobre as tarefas
- A produtividade aumenta e a qualidade das entregas também
Como o mapeamento dá uma visão abrangente do processo e ainda inclui as pessoas responsáveis, os resultados e o acompanhamento, além de facilitar a navegação das etapas, ele dá suporte à melhoria delas - o que é um ganho inegável.
Quer entender mais sobre como mapear seus processos e ter esses benefícios? Temos duas dicas extras: peça umademonstração personalizada do Qntrl e assista também ao nosso webinar sobre processos noYouTube do Qntrl ou noLinkedIn.
