Para assegurar o cumprimento de etapas e as boas práticas para um bom gerenciamento de projetos, há um elemento fundamental que pode ser definitivo para que os gerentes a alcancem os objetivos esperados: o escritório de gerenciamento de projetos (EGP), ou Project Management Office (PMO, na sigla em inglês).
Mas o que significa isso na prática? E quais as diferenças para um gerente de projetos? É o que vamos descobrir nesse artigo!
O que é PMO?
De acordo com a 6a edição do GuiaProject Management Body of Knowledge (PMBOK, na sigla em inglês), o Project Management Office é “uma estrutura de gerenciamento que padroniza os processos de governança relacionados com o projeto e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas."
Com a diversidade de projetos que podem ser executados ao mesmo tempo em uma empresa, é comum que alguns gerentes de projetos não consigam alcançar o sucesso em determinados aspectos, como tempo ou recursos.
É nesse ponto que o PMO faz toda a diferença, garantindo que as iniciativas sejam executadas dentro do prazo estipulado e com os recursos disponíveis.
Na prática, o PMO garante que as diretrizes degerenciamento de projetos sejam executadas de maneira uniforme. As responsabilidades são variadas, e podem depender do grau de controle e da influência nos projetos da empresa.
Além de apoiar gerentes de projetos, essas são algumas das demais atribuições do PMO:
- Gerenciar recursos compartilhados entre todos os projetos gerenciados;
- Identificar e colocar em prática as práticas recomendadas para gerenciar projetos;
- Desenvolver, monitorar e garantir a conformidade com padrões, políticas, diretrizes e modelos de gerenciamento de projetos através de auditorias;
- Coordenar a comunicação entre projetos.
Qual a diferença entre PMO e gerente de projetos?
Gerente de projetos ou PM (project manager, na sigla em inglês) é a pessoa responsável por coordenar uma equipe, liderando uma iniciativa e ajustando a execução dos processos conforme as capacidades técnicas, os interesses das pessoas envolvidas e os recursos estipulados.
Já o PMO é uma estrutura que pode abranger mais de um projeto e seus respectivos gerentes, e que busca unificar as boas práticas de gerenciamento e as diretrizes estabelecidas dentro da organização para que os projetos sejam executados em conformidade com o que foi previamente estabelecido.
Como o PMO pode ajudar no gerenciamento de projetos?
Apesar de um PMO ter atribuições bem definidas, a maneira de apoiar e garantir o sucesso dos projetos em andamento pode variar conforme o segmento da empresa e o escopo das iniciativas. Confira alguns dos tipos de atuação do PMO, de acordo com a 6a edição do PMBOK:
- Suporte a projetos
O PMO pode funcionar de forma consultiva, oferecendo modelos, práticas recomendadas, treinamentos, acesso a informações e a aprendizados de projetos anteriores. Nesse caso, o PMO atua como um repositório de projetos, e seu nível de controle é considerado baixo.
- Controle de projetos
Além de fornecer o suporte, o PMO também pode exigir a adoção de estruturas ou métodos para gerenciamento de projetos, o uso de ferramentas, formulários e modelos específicos e a conformidade com as estruturas de governança. Nesse caso, o controle exercido pelo PMO é médio.
- Diretivo
Nessa modalidade, o PMO assume o gerenciamento direto dos projetos, o que faz com que o nível de controle seja alto. Aqui, os gerentes de projetos são designados e subordinados pelo PMO.
Quais as vantagens de implementar um PMO para a sua empresa?
Ao estabelecer uma estrutura que pode garantir a uniformidade da execução de diversos tipos de projetos, uma empresa pode alcançar benefícios que vão desde o aumento da produtividade das equipes à execução mais otimizada das atribuições de um gerente de projetos. Confira:
- Crescimento da produtividade das equipes
Ao manter a conformidade com processos, o PMO auxilia na conscientização de colaboradores para a manutenção de boas práticas. E, consequentemente, ao aprimorar os processos, é possível aumentar a produtividade do time, fazendo com que as metas sejam atingidas de forma mais rápida e eficaz.
- Aumento das chances de êxito e de rentabilidade dos projetos
Já que o PMO busca aprimorar os processos e garantir que a execução seja feita de maneira organizada e em conformidade com outros projetos da empresa, otimizando os recursos e a produtividade do time, as equipes podem alcançar o sucesso das iniciativas e, consequentemente, trazer o retorno financeiro esperado pela organização.
- Definição mais precisa das funções de gerentes de projetos
Com a implementação de uma estrutura que busca controlar os recursos e garantir que as boas práticas implementadas na empresa sejam executadas, o gerente de projetos pode focar em questões mais diretamente ligadas à execução da iniciativa, fazendo com que o escopo da sua função seja otimizado e, consequentemente, aumentando a sua produtividade enquanto profissional.
Como implementar a estrutura do PMO de forma efetiva?
As vantagens são atrativas, mas, antes de implementar o PMO na sua empresa, é preciso pensar em alguns pontos importantes:
- Como desenvolver boas práticas de execução de projetos que se alinham com o perfil da empresa?
- Quais são as responsabilidades do PMO e até onde vão suas atribuições?
- De que forma o PMO e gerentes de projetos podem atuar para que haja sinergia e a falta de comunicação não seja um problema?
As perguntas parecem não ter fim, mas as respostas para uma implementação simples e eficiente estão a seguir:
- Identificar o atual estágio de gerenciamento de projetos da empresa
Antes de implementar qualquer nova prática para aprimorar a execução dos projetos e de seu gerenciamento, é importante entender qual o grau de maturidade da empresa no que diz respeito a esse aspecto, quais os gargalos mais comuns entre as equipes e quais os pontos fortes dos times em relação às entregas que estão sendo feitas. Esse raio-x é crucial para entender o que pode ser aprimorado e quais as melhores maneiras para colocar essas melhorias em prática.
- Definir a atuação do PMO
Passada a fase de análise, é hora de entender em quais pontos é possível melhorar os processos. Estruturar o PMO e definir qual a metodologia a ser usada e quais os indicadores que vão medir a performance e determinar o sucesso das iniciativas é um ponto essencial nesse processo. Nesse ponto, a experiência dos gerentes de projetos é uma aliada e tanto, já que é possível levar em conta a vivência desses profissionais para construir uma estrutura que se adeque e otimize o que já vem sendo feito.
- Garantir que o novo plano será comunicado
Falhas na comunicação interna de uma empresa podem gerar, além de desencontros, a duplicação desnecessária de esforços. Nada pior do que querer consertar um erro cometendo outros, não é? Por isso, é importante manter a equipe ciente de que o PMO vai ser implementado e como a execução dos projetos será otimizada. Dessa forma, todos os times envolvidos direta ou indiretamente podem alinhar as expectativas e seguir rumo a um mesmo objetivo.
- Considerar possíveis ajustes após a implementação
Depois de implementado o PMO, é importante ficar de olho e identificar se as boas práticas recomendadas fazem realmente sentido para as equipes.
Nessa missão, ter um fluxo de trabalho com alta visibilidade é de grande ajuda, já que fica mais fácil identificar os pontos de melhoria - e o Qntrl pode ser um aliado e tanto nesse processo. Com a tecnologia trabalhando a favor, encontrar os gargalos fica mais fácil - e identificá-los é o primeiro passo para resolvê-los, tornando os times mais eficientes.
Não importa o segmento profissional: as metodologias implementadas e gerenciadas pelo PMO podem trazer vários benefícios para o seu time. Através da adoção e manutenção de boas práticas, é possível aumentar as chances de sucesso dos projetos.
Com um software de gerenciamento de projetos fornecendo relatórios e trazendo métricas importantes, o trabalho pode ficar ainda mais simples e descomplicado.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO:Marina Meireles
