O uso de metodologias ágeis tem um papel essencial para garantir a eficiência e a visibilidade na execução de tarefas. Um dos métodos mais utilizados para gerenciar projetos e acompanhar demandas é o Kanban, que busca aumentar a produtividade de equipes por meio da visualização do andamento de cada tarefa.
Como colocar essa metodologia em prática e fazer com que você e seu time obtenham melhores resultados? Existe algum segmento específico em que a aplicação desse método pode alavancar o sucesso das equipes? Vamos conferir tudo nesse artigo!
O que é o Kanban?
Com foco na execução de tarefas em um fluxo de trabalho contínuo, o Kanban é uma metodologia que busca aumentar a visibilidade do progresso das tarefas de uma equipe para, então, gerenciar o andamento dessas demandas de forma simples e eficiente.
Confira quais as práticas e aspectos que caracterizam esse método:
Visualização do fluxo
Para implementar a metodologia Kanban no seu fluxo de trabalho, o quadro com cartões e colunas é o primeiro passo. Os quadros podem ser físicos ou virtuais, a depender da equipe, e do setor. Caso o time opte pela visualização digital do progresso das tarefas, softwares de gerenciamento de tarefas como o Qntrl podem ajudar nessa missão.
Os cartões são a representação das tarefas que cada time ou pessoa da equipe precisa desempenhar. Já as colunas são o estado em que cada tarefa está ao longo do processo de execução. Essas etapas podem variar conforme o segmento, mas, no geral, são usadas as seguintes:
- Backlog
Espaço em que ficam as tarefas que ainda precisam ser executadas. As demandas do backlog não são necessariamente urgentes, ou seja, essa coluna pode concentrar o que é preciso fazer ao longo de todas as etapas do projeto para garantir a execução completa da iniciativa.
- A fazer
É nessa coluna que ficam as tarefas de maior prioridade e que ainda precisam ser realizadas.
- Fazendo
Esse é o local em que ficam as tarefas em execução.
- Concluídas
Depois de terminadas, as tarefas são transferidas para essa coluna.
Criação de políticas explícitas
No método Kanban, é importante ter políticas claramente estabelecidas e informadas a todas as pessoas envolvidas no processo. Dessa forma, com o processo definido e compartilhado, é possível identificar os pontos em que há oportunidades de melhoria e aumentar as chances de sucesso - da execução e, consequentemente, dos resultados.
Limitação o trabalho em andamento
Outra prática que caracteriza a metodologia é a limitação do número de tarefas em andamento. Quando há muitas tarefas na coluna WIP (do inglês work in progress), a equipe fica mais longe de um processo de priorização de tarefas e de uma execução ágil. Fica difícil manter o foco se a atenção tem que estar voltada pra várias tarefas ao mesmo tempo, não é?
Essa limitação do trabalho em andamento é útil não só para garantir que as demandas serão feitas conforme a urgência, mas também para garantir que os membros das equipes não executem mais do que a capacidade disponível.
Gerenciamento do fluxo
Outra característica do Kanban é o gerenciamento do fluxo de trabalho ao invés das pessoas, fazendo com que o trabalho seja executado de maneira fluida, ágil, eficiente e saudável. É nesse ponto que a visualização do trabalho, junto com o uso de métricas, pode ser uma aliada importante, já que o quadro pode trazer uma informação visual do movimento do trabalho e os números refletem o ritmo em que as atividades são feitas.
Definição de ciclos de feedback
Outro aspecto geral do método Kanban é o estabelecimento de ciclos de feedback, que podem ser no formato de reuniões periódicas. Nesses encontros, é possível estabelecer o ritmo de trabalho do time e organizar o que cada membro da equipe vai desempenhar.
O propósito dos ciclos de feedback não é microgerenciar membros da equipe, mas manter o foco no processo e identificar possíveis obstáculos que impeçam a fluidez da execução das atividades.
Melhoria colaborativa
Por meio do feedback do time e da análise dos dados da performance da equipe, é possível implementar melhoras no processo de trabalho. O Kanban se propõe a fazer com que o time evolua por meio do método científico, ou seja, por meio da experimentação - que pode levar a erros ou acertos, mas, no final, vai proporcionar algum grau de evolução para as pessoas envolvidas.
Vantagens e exemplos de aplicação do Kanban
Através da implementação do Kanban para visualizar o progresso das atividades da sua equipe, é possível obter vantagens como:
- Visão holística dos processos de trabalho
- Otimização das etapas do processo de trabalho
- Mais facilidade para priorizar tarefas
- Aumento da visibilidade do status das tarefas
- Mais foco ao executar demandas
- Aumento de produtividade e redução de custos
O método Kanban pode ser implementado em qualquer segmento ou fluxo de trabalho, podendo ser adaptado conforme as necessidades de cada área. Confira exemplos de equipes ou processos que podem se beneficiar desse método ágil:
- Equipes de RH, para a contratação de novos colaboradores
- Equipes de vendas, para a inclusão e monitoramento de estoques
- Equipes de design e engenharia, para a execução de tarefas
- Equipes de finanças, para o controle e realização de folhas de pagamento
Ao colocar em prática os aspectos que caracterizam o método Kanban, é possível refinar ainda mais a execução das tarefas do seu time, garantindo qualidade não somente na entrega, mas possibilitando a melhoria contínua dos processos de trabalho da sua empresa.
JORNALISTA RESPONSÁVEL PELO ARTIGO: Marina Meireles
