Sabe aquele dia em que você começa a trabalhar e tem tanta, mas tanta coisa, que a primeira sai na força do ódio? Ou, às vezes, nem sai, porque você fica sem saber o que fazer no meio de tanta tarefa, no melhor estilo John Travolta naquele gif, sabe? Pois é, dureza!
Isso não é exclusividade sua. A maioria das pessoas passa pela dificuldade de priorizar tarefas no universo profissional, o que é bom: sinal de que você e eu somos normais, e que mais gente já se propôs a resolver o dilema de "tenho uma pilha de trabalho, o que eu faço agora?"
Existem formas e métodos, como as matrizes de priorização, que podem te ajudar a priorizar suas tarefas e tornar seu dia mais fácil - uma dos principais está inclusive no título desse post: vamos te contar o que é a Matriz de Eisenhower e como ela te ajuda a saber por onde começar naquela pilha de jobs.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um recurso para te ajudar a decidir por qual tarefa começar. Ela tem esse nome em homenagem ao ex-presidente, Dwight D. Eisenhower, por conta de uma frase atribuída a ele: "Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes."
A base da Matriz de Eisenhower é justamente saber diferenciar entre o que é importante, o que é de fato urgente, e o que não é nenhum dos dois. Um jeito simples de priorizar que ajuda você a considerar quais tarefas precisam ser feitas já e quais podem ser adiadas sem problema.
Quando é hora de usar a Matriz de Eisenhower (ou qualquer outro método de priorização de tarefas)?
- Quando você se sente apagando incêndios o tempo todo, sem nunca realmente parecer produzir algo;
- Vive na correria, mas nunca consegue terminar sua lista de tarefas nem ver as coisas andando;
- Sente cansaço o tempo todo, sem ver progresso no trabalho;
- Tem muitas tarefas e se sente sem rumo, realmente sem saber por onde começar.
Agora que você entendeu o que é a Matriz de Eisenhower e como ela ou outros métodos podem te ajudar, vamos ver como funciona uma matriz de priorização para você poder aplicar.
Como funciona a Matriz de Eisenhower
Como a gente te contou mais acima, a Matriz de Eisenhower ajuda a decidir entre o que é urgente, o que é importante e o que pode ser adiado, certo? Veja aqui a matriz e o que fazer em cada caso:
Tá, você ainda continua com dúvida? Tudo bem, a gente vai detalhar melhor esse papo de urgente e importante da matriz para te apoiar na priorização das tarefas.
URGENTES: Tarefas com prazos apertados e inegociáveis, com consequências para o negócio caso não sejam entregues.
IMPORTANTES: Tarefas com impacto no negócio bem como nos seus objetivos ou metas. Se não forem feitas, você e/ou a equipe terão problemas. São ainda tarefas que exigem seu conhecimento, são importantes para você. O prazo, porém, não está definido.
Portanto, URGENTE E IMPORTANTE = tarefa com impacto no negócio, que exige sua atenção, entra nas suas metas e trará consequências ruins caso não seja finalizada em breve. Daí, FAÇA AGORA!
Agora, se não precisa de você, mas tem prazo apertado, é "SÓ" URGENTE, você pode e deve aprender a delegar. Sério, DELEGA! Ou vai continuar se sentindo correndo atrás do próprio rabo.
Por outro lado, se é algo que impacta seus objetivos com a empresa, é IMPORTANTE, né? Só que pode não ter prazo. Aí, é o caso de se programar: coloca na agenda e vai fazendo até o prazo com calma. Ou seja, SE PROGRAMA.
Por fim, se a tarefa não tem prazo, ninguém está esperando, e não tem impacto no negócio ou nos seus objetivos profissionais... Para que você vai fazer isso mesmo? Desapega e ELIMINA sem dó. É provavelmente perfumaria.
E aí, já está sentindo mais leveza em relação às tarefas? Vamos adiante, que existem outros métodos de priorização que podem ajudar também.
Outras matrizes de priorização
Como você deve ter desconfiado, existem outras matrizes de priorização além da Eisenhower. Vamos te apresentar três aqui:
MATRIZ BÁSICO
Ela tem esse nome porque seus 6 critérios formam o acrônimo. Você vai notar que, neste caso, falamos mais de projetos do que de tarefas simples. Contudo, é importante também saber como priorizar projetos, já que, às vezes, ficamos com uma lista deles.
Vamos ver:
Benefícios para a empresa: vai trazer algum?
Abrangência dos resultados: o projeto impacta muitas equipes?
Satisfação dos colaboradores: qual o impacto sobre a equipe ao participar desse projeto?
Investimentos necessários: de quanta grana precisa? E quais outros recursos?
Clientes e impactos: isso vai ajudar seu público?
Operacionalização: qual o grau de dificuldade para fazer isso?
MATRIZ GUT
Criada nos anos 80 como parte do método Kepner-Tregoe, esta matriz volta para tarefas, te ajudando com seu calendário e lista de afazeres - basicamente, ela lida com o dilema diário de "por onde eu começo?" Também é um acrônimo.
Gravidade: quais os efeitos de fazer ou não isso aqui? Impacta o negócio?
Urgência: Isso pode esperar?
Tendência: Se eu deixar para depois, a situação piora?
MATRIZ RICE
Essa matriz aqui ajuda você a tomar decisões sobre sua estratégia, como decidir se tal tarefa ou projeto vai ter um impacto estratégico. Temos de novo um acrônimo, mas dessa vez, em inglês.
Reach - Alcance: quantas pessoas serão beneficiadas ou quantos clientes isso trará?
Impact - Impacto: quanto isso vai ajudar/mudar/impactar o trabalho?
Confidence - Confiança: tem como comprovar os números anteriores de alcance e impacto? Qual o grau de precisão dessas estimativas?
Effort - Esforço: quanto tempo isso vai requerer da equipe?
Outras formas de priorizar tarefas
Nem só de matriz se vive! Existem outras formas de pensar em como deixar seu dia mais produtivo e conseguir dar conta daquela lista de tarefas gigante - o que te ajuda, em consequência, a priorizar. Vamos lá!
KANBAN
O Kanban é um método de organização de tarefas, mais do que de priorização. Ainda assim, se você tiver suas tarefas organizadas, terá visibilidade para poder priorizar (não é à toa que uma das formas de visualizar suas tarefas com Qntrl seja justamente o formato Kanban).
A abordagem Kanban tem foco no fluxo de trabalho e, ao olharmos para o caminho percorrido pelas tarefas até a realização, entendemos como mudar para melhorar e, até mesmo, o que podemos priorizar.
CHUNKING & POMODORO
Esses dois métodos têm a ver com uma distribuição de tempo com foco no trabalho. E como isso te ajuda a priorizar? Você vai ter que mergulhar durante determinado tempo em uma tarefa e dar conta de terminar.
Os chunks do Chunking são blocos de tempo flexíveis, entre 10 e 60 minutos geralmente. Imagine que você está começando o dia e decide que a primeira coisa é esvaziar a bendita caixa de e-mails: um bloco de 10 minutos precisa ser suficiente, e você se cronometra para isso.
Já o método Pomodoro tem blocos de trabalho definidos durante o dia: você começa com tarefas de 25 minutos divididas por pausas de 5min entre elas, e vai avançando durante o dia em blocos de 2 horas assim - a cada bloco cumprido, você faz uma pausa de 30min, como "recompensa".
Com blocos e foco, você vai, naturalmente, encontrando formas de priorizar as tarefas e dar conta da sua lista.
Priorização de tarefas é uma constante
Sim, sempre vamos ter listas de tarefas e projetos a priorizar. Por isso, conhecer métodos ou até mesmo criar seu próprio jeito de se entender com sua lista é essencial - ficar apagando incêndio ou correndo atrás do próprio rabo cansa e não rende.
Independente da forma como vai fazer, é bom ter em vista alguns princípios básicos:
- Liste suas tarefas ou projetos para saber o que tem à frente;
- Entenda quais são mais importantes, urgentes e por onde começar - encontre uma forma que ajude você a priorizar (não existe nem mágica, nem um método que funcione para todos, você vai precisar testar);
- Acompanhe suas tarefas e projetos depois para garantir o andamento do fluxo de trabalho (já pensou em usar workflows?);
- Mantenha sua lista em ordem e em cheque, pois prioridades mudam, e a organização para priorizar começa em saber o que você tem nessa lista.
Tem alguma dica ou método para compartilhar sobre como priorizar tarefas e projetos? Comente aqui com a gente!
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