Com os avanços tecnológicos, a gestão do conhecimento se tornou essencial para o desenvolvimento das empresas. Afinal, a produção intelectual se transformou em um recurso estratégico na era da informação, gerando ainda mais valor às organizações.
Na medida em que a empresa cresce, dados, documentos, FAQs, vídeos, processos e todo conhecimento adquirido pelas lideranças e equipes podem se perder no meio do caminho. Por isso, aumenta a necessidade de organizar, concentrar e disseminar este conhecimento adquirido ao longo dos anos.
Quando implementada com êxito em uma empresa, a gestão do conhecimento ajuda as pessoas não só a acessar as informações e dados que precisam mais rapidamente, como também, incentiva a atualização e compartilhamento destas referências.
Neste artigo, veja como a gestão do conhecimento auxilia na melhoria dos processos, traçando o caminho certo para alcançar os objetivos da empresa. Confira!
O que é gestão do conhecimento?
A gestão do conhecimento se refere à prática que ajuda a criar, organizar, distribuir, acessar e atualizar dados e informações referentes a um negócio. Engloba desde a criação do conhecimento até o desenvolvimento de uma metodologia organizacional contínua que garante o compartilhamento das informações com as pessoas que trabalham na empresa.
Todo este conhecimento adquirido, com acesso estruturado e distribuído por toda a companhia também é conhecido como capital intelectual. São informações de propriedade da empresa na forma de banco de dados, guias, políticas, entre outros, que podem ser utilizados no dia a dia das mais diversas áreas da empresa.
Por exemplo: imagine os cenários onde uma pessoa da equipe é desligada, recém-contratada ou quando alguém do time está ausente por um determinado motivo. Nestes e muitos outros casos é a gestão do conhecimento que ajuda as empresas a garantir que outro indivíduo vai conseguir as informações e dados para absorver as demandas e fazer as entregas necessárias.
Veja algumas situações onde a gestão do conhecimento pode ser aplicada no seu negócio:
Onboarding: no onboarding de novos colaboradores, as pessoas precisam se integrar após o processo de contratação, com dados e informações da empresa para iniciar os trabalhos. Com a gestão de conhecimento, elas têm acesso aos principais processos e atividades que precisam conhecer desde o primeiro dia e, dessa forma, contribuir com a empresa de maneira mais produtiva.
Comunicação interna: para otimizar a comunicação entre as diferentes equipes, é preciso ter processos, metodologias e documentos fáceis de consultar. Assim, os times ficam na mesma página para trabalhar em prol das metas da organização.
Atendimento ao cliente: com as informações em um único lugar, a equipe de atendimento consegue consultar todo o histórico do consumidor e, assim, resolver mais rapidamente as solicitações de maneira personalizada.
Atualização de produtos e serviços: a gestão de conhecimento consegue reunir todos os detalhes sobre produtos e serviços oferecidos pela empresa, garantindo que as equipes tenham em mãos dados relevantes sobre mudanças, alterações, updates e mais.
Criação de soluções inovadoras: todo capital intelectual da empresa também serve como fonte de informação e referência na criação de novos produtos, serviços e soluções inovadoras, que vão oferecer vantagens competitivas para a organização.
Benefícios da gestão do conhecimento nas empresas
Entre os principais objetivos da gestão do conhecimento estão o aumento da eficiência da organização, já que impede a perda do conhecimento e intensifica a produção intelectual da empresa. E isso pode trazer inúmeros benefícios para os negócios, entre eles:
1. Aumenta da produtividade
Com a gestão do conhecimento, não é preciso gastar horas e horas procurando informações em vários lugares diferentes. Com uma única fonte de dados precisa e confiável, as pesquisas se tornam mais eficientes e, com isso, as equipes terão mais tempo para trabalhar em prol dos objetivos estratégicos da empresa.
2. Retém todo know-how da empresa
Organizar a coleta e armazenamento da produção intelectual da empresa ajuda a mitigar o risco de perda de todo know-how adquirido, em situações de desligamento de pessoas, aposentadoria, alta rotatividade, entre outros. A gestão do conhecimento reduz a dependência da experiência individual e resguarda todo capital intelectual da empresa, especialmente em períodos de mudanças.
3. Reduz erros e informações desencontradas
Na gestão do conhecimento, as informações ficam sempre atualizadas para consultas. Assim, as pessoas não correm o risco de coletar dados desatualizados para realizar o trabalho no dia a dia.
4. Garante tomada de decisões informadas
As lideranças da empresa podem consultar dados sólidos e todo o histórico do conhecimento adquirido ao longo dos anos para tomar decisões embasadas para os negócios. Afinal, com a gestão do conhecimento, é possível ter uma visão sistêmica e insights de toda a organização.
5. Favorece a inovação
Com processos bem definidos, as práticas de gestão do conhecimento favorecem a inovação à medida que as pessoas que trabalham na empresa deixam de lado ações repetitivas, como a busca constante por dados, por exemplo, e focam seus esforços em desenvolver novas ideias e projetos.
6. Diminui os custos operacionais
Um dos principais benefícios da gestão do conhecimento é a economia de recursos, que está relacionada à redução do tempo que os colaboradores gastam procurando documentos e eliminação de potenciais erros causados pela falta de dados concretos.
5 dicas para implementar a gestão do conhecimento na sua empresa
Para aproveitar todas as vantagens da gestão do conhecimento na sua empresa, é preciso seguir alguns passos importantes. Confira 5 dicas que vão ajudar o seu negócio a organizar toda a produção intelectual, melhorar o compartilhamento de processos que são expertise da organização e intensificar o aprendizado contínuo para impulsionar a colaboração entre todos:
Dica 1 - Diagnóstico de todo conhecimento da empresa
O primeiro passo é fazer um raio-x de todo conhecimento crucial para a empresa, incluindo não só documentos e guias, como também mapeamento dos processos internos, melhores práticas, FAQs, tutoriais, relatórios, entre outros.
Com esse acervo em mãos, realize uma avaliação para identificar os ativos de conhecimento existentes, levando em conta os pontos positivos, eventuais lacunas e ainda informações desencontradas.
Dica 2 - Definição de objetivos e estratégias da gestão do conhecimento
Depois do diagnóstico preciso, estabeleça objetivos claros, levando em conta o que sua empresa precisa melhorar com a gestão do conhecimento. Por exemplo: sua organização precisa melhorar a experiência do cliente? Otimizar a atualização e compartilhamento de informações com as equipes?
Com as metas claras, é hora de focar nas estratégias para realizar na prática a gestão do conhecimento. Isso prevê, entre outras ações, a criação de uma base de conhecimento centralizada, como um repositório central onde toda a produção intelectual da empresa seja armazenada e fique disponível para consultas.
Dica 3 - Uso da tecnologia na gestão do conhecimento
A tecnologia tem um papel fundamental na gestão do conhecimento. Por isso, implementar ferramentas para organizar processos internos e promover a colaboração, como o Qntrl por exemplo, e outros sistemas de gestão de documentos e intranet que facilitam o armazenamento e compartilhamento de informações com todos. A dica é buscar softwares com interface amigável e de fácil acesso.
Dica 4 - Criação de cultura de aprendizado contínuo
Para ter sucesso, tenha em mente que a busca constante de conhecimento e habilidades, conhecido também como lifelong learning, é fundamental. Afinal, a gestão do conhecimento começa com uma cultura organizacional que incentiva a aprendizagem contínua.
Assim, treinamentos, workshops e programas de capacitação se tornam recursos essenciais para incentivar os colaboradores a aprender mais, adquirir novos conhecimentos para fortalecer também a comunicação e colaboração entre as equipes.
Dica 5 - Atualizações constantes
A gestão do conhecimento não é estática: está em constante mudança com revisões e atualizações periódicas feitas com base em feedbacks, novas práticas e até mesmo lições aprendidas com o tempo. Por isso, é importante avaliar regularmente os processos e ferramentas, fazendo os ajustes necessários para evoluir sempre.
O êxito da gestão do conhecimento nas empresas requer o engajamento de todos, com um compromisso em comum: melhorar o acesso e compartilhamento das informações para aprimorar os processos e garantir o crescimento sustentável do negócio.
